Publiceret: 11/5/2013
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ABC - Domotica Projects ABC - Domotica Projects plus efficace et flexible via le cloud

APERÇU
Pays: Belgique
Secteur: Domotique

Défi
Les 14 utilisateurs de PC d’ABC - Domotica Projects communiquent très intensivement via e-mail. Ils doivent donc pouvoir toujours en disposer, même à l’étranger. Cette disponibilité n’était pas toujours optimale. Par ailleurs, l’on passait un temps considérable au nettoyage hebdomadaire des boîtes aux lettres. Lorsqu’un ordinateur portable était perdu ou devait être remplacé, ABC - Domotica Projects devait à chaque fois réinvestir dans une nouvelle licence Office.

Solution
Heens IT, le partenaire IT attitré d’ABC - Domotica Projects, a accompagné cette dernière lors du passage à Office 365. Après un certain temps, elle a migré toutes les boîtes aux lettres vers une nouvelle formule d’abonnement d’Office 365 qui permet à ABC - Domotica Projects de travailler dorénavant avec Office via le cloud.

Avantages
  • Disponibilité garantie de l’e-mail
  • Grande capacité de la boîte aux lettres (25 Go)
  • Moins de frais de matériel et d’entretien
  • Licences logicielles découplées du matériel
  • Toujours la version la plus récente
  • Collaboration plus efficace
  • Coûts informatiques prévisibles
ABC - Domotica Projects plus efficace et flexible via le cloud
Installateur de systèmes de domotique haut de gamme dans le segment des villas résidentielles, ABC - Domotica Projects utilise Office 365 de sorte que les utilisateurs de PC disposent toujours de leur e-mail via le cloud. Etant donné que tout est conservé sur les serveurs externes de Microsoft, la perte ou la panne d’un ordinateur portable ne signifie plus que les mails sont irrémédiablement perdus.

« L’e-mail dématérialisé revient environ 20 pour cent moins cher qu’un Exchange Server interne », constate Kris Van den Kieboom, Managing Director d’ABC - Domotica Projects. « Même si nous avions investi dans un nouveau serveur moins énergivore, ce ne serait pas moins cher de tout conserver en interne. En effet, il faut également continuer à investir dans la capacité de stockage et l’assistance. »

Flexibilité accrue
S’il est vrai que les économies sont les bienvenues, ABC - Domotica Projects a toutefois surtout choisi le nuage pour sa flexibilité accrue. « En travaillant via le cloud, nos licences ne sont plus liées aux ordinateurs portables, explique Kris Van den Kieboom. « Nous sommes ainsi nettement moins dépendants de notre matériel. Auparavant, nous achetions toujours des ordinateurs portables associés à une licence Office. Normalement, la longévité du laptop est supérieure à la durée de la licence, en d’autres termes, une nouvelle version d’Office est éditée déjà avant que l’ordinateur ne soit amorti. Comme nous utilisons désormais Office dans le cloud, nous disposons donc toujours de la dernière version du logiciel sans devoir pour autant acheter de nouvelles licences. Vous n’avez donc pas de frais informatiques inattendus. »

Passage d’un abonnement Office 365 à un autre
Dans un premier temps, ABC - Domotica Projects utilisait une version d’Office 365 qui ne comprenait que la messagerie, SharePoint et Lync, et aucune autre application bureautique Office. après neuf mois, l’entreprise a quand même voulu investir dans une autre formule d’abonnement qui comprendrait ces applications. Elle a fait appel pour ce faire à Heens IT, qui est le partenaire informatique attitré depuis des années de l’entreprise.

« Office 365 se décline en un très grande nombre d’abonnements différents », constate Filip Heens de Heens IT. « Microsoft les a classés en différents groupes comme Office 365 pour Professionnels et Petites entreprises ou Office 365 Entreprise. Dans ces groupes, il est possible de passer sans le moindre problème d’un abonnement à un autre. En en revanche, il n’est pas possible de passer d’un groupe à un autre. C’était le cas d’ABC - Domotica Projects. »

Installer aussi Office localement sur cinq machines
Au moment de remplacer les ordinateurs portables d’ABC - Domotica, l’entreprise devait à nouveau investir dans de nouvelles machines avec des licences Office. Heens IT a toutefois proposé de passer à un autre abonnement d’Office 365 qui permet aussi de disposer d’Office via le cloud. ABC - Domotica Projects a ainsi pu également installer localement Office Pro (y compris Access) sur cinq ordinateurs portables ou smartphones.

« Nous sommes une entreprise avec pas plus de 21 collaborateurs dont 14 utilisateurs d’ordinateurs », souligne Kris Van den Kieboom. « Désormais, ils disposent toujours de la version la plus récente et la plus rapide d’Office. Quand des mises à jour sont disponibles, une petit fenêtre contextuelle s’affiche et les utilisateurs démarrent ensuite eux-mêmes l’installation en y cliquant - une approche à la fois simple et rapide ! »

Aucun désagrément pour les utilisateurs finals
Etant donné qu’il n’était pas possible de passer tel quel d’une formule d’abonnement à une autre, Heens IT a d’abord créé un second environnement de messagerie. « Le passage s’est opéré sans désagrément pour les utilisateurs finals », souligne Kris Van den Kieboom, particulièrement satisfait. « Nous devions commencer par créer un nouveau compte et veiller à ce que les deux environnement cohabitent de manière synchrone », poursuit Filip Heens. « Ensuite, nous avons débuté le transfert de toutes les données – e-mails, mais également les contacts et le agendas - d’un environnement à l’autre. Lors de la migration, nous devions veiller à ce qu’aucun mail ne se perde. Nous avons donc tout préparer dans les moindres détails. Les utilisateurs finals ont restitué leur ancien ordinateur portable le vendredi et en ont reçu un autre le lundi matin avec lequel ils ont pu immédiatement se mettre au travail. »

Boîtes aux lettres de 25 Go par utilisateur
L’e-mail est vital pour ABC - Domotica Projects. Il s’agit en effet du principal moyen de communication, surtout entre collègues. Comme les collaborateurs travaillent souvent à l’ étranger, ils doivent aussi pouvoir y recevoir leurs e-mails et répondre. L’e-mail dématérialisé s’avère une solution parfaite. Les dossiers partagés constituent aussi une manière pratique de collaborer.

« Les boîtes aux lettres ont désormais une capacité de 25 Go par utilisateur, contre 500 Mo auparavant. A l’époque, nous devions nettoyer leur boîte aux lettres, mais aujourd’hui, ce n’est plus nécessaire. Nous pouvons ainsi conserver un grand historique des mails et les retrouver rapidement. Nous n’aurions jamais pu proposer des boîtes aux lettres d’une telle capacité sur un serveur Exchange interne, étant donné que nous devions alors disposer d’une très grande capacité, de lignes solides et d’un backup et d’une assistance étendus », explique Kris Van den Kieboom. « Comme l’ensemble de l’environnement est désormais conservé et entretenu sur les serveurs de Microsoft, nous sommes certains d’avoir une assistance et une disponibilité optimales. »

Collaboration encore plus efficace avec Lync et SharePoint
ABC - Domotica Projects s’est avant tout concentrée sur l’environnement de messagerie dans Office 365. A l’automne 2013, l’entreprise entend également développer l’utilisation de Microsoft Lync et SharePoint. « A ce moment, Office 365 influencera vraiment nos processus métier », constate Kris Van den Kieboom. « Nous entendons travailler de manière plus rationnelle, productive et efficace à l’aide de SharePoint. L’élimination des nombreux allers-retours des document permet de réduire le risque d’erreur et de simplifier le travail en équipe dans le cadre de projets. Lync servira aussi principalement à un usage interne, entre autres, pour voir quand et via quel canal de communication un collaborateur est disponible. Nous entendons aussi très certainement utiliser la fonction chat. Il s’agit d’un moyen de communication plus rapide et plus efficace pour toute brève question. Par la suite, vous pouvez encore toujours passer à une conférence téléphonique ou vidéo. L’historique de la communication par chat est par ailleurs aussi conservé dans Outlook. »
Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
10 medarbejdere

Organisationsprofil
ABC - Domotica Projects est active depuis 1995 dans le segment supérieur du marché de la construction pour les particuliers. L’entreprise installe, entre autres, l’éclairage, les systèmes de sécurité, l’automatisation centrale et le home cinéma. ABC - Domotica Projects œuvre principalement à des projets en Belgique, aux Pays-Bas et dans le midi de la France. Elle emploie 21 collaborateurs.

Situationen
Employees needs to have access to their mail anywhere

Løsningen
Office 365

Fordele
Larger mailbox, always recent version, efficient collaboration, Guaranteed availability of e-mail

Software & Services
Microsoft Office 365

Industri(er)
Other Services

Land
Belgium

Udfordringen
Cloud Services

Languages
French

Partner(e)
Heens-It