Publiceret: 2/15/2013
Visninger: 27
Bedøm casen:

ARTIN, spol. s r.o. ARTIN si zvolil Office 365, byl na profesionálnější úrovni než Google Apps

Společnost ARTIN, která se specializuje na oblast tvorby zakázkového software a na konzultační služby v oboru vývoje aplikací začala na konci roku 2010 hledat řešení pro týmovou komunikaci a spolupráci. Stávající poštovní řešení postavené na Linuxu už totiž neodpovídalo potřebám rychle rostoucí firmy. Při hledání alternativy se firma rozhodla pro cloud, vlastní infrastrukturu už nechtěla. Z nabízených alternativ vyhrál Microsoft Office 365, nabízel profesionálnější funkce, podporu i výstupy.

Situace

Společnost využívala pro elektronickou poštu Linuxové řešení. To však nepodporovalo týmovou spolupráci, nenabízelo možnost nastavit si automatickou odpověď v případě nedostupnosti a nenabízelo kvalitní ochranu proti virům a spamu.

Pouze e-mail už nestačil

Společnost ARTIN vznikla už v roce 1998. V posledních letech však firma začala velice rychle růst, což vedlo i k nárůstu počtu zaměstnanců a externích spolupracovníků. S větším počtem zaměstnanců se však objevily i nové potřeby. Bylo třeba přejít na klasickou procesní organizaci a bylo nutné řešit i takové otázky jako je třeba rezervace zasedacích místností. Co nebyl problém v 15 lidech mezi sebou dohodnout, už v 45 lidech problém byl. Navíc stávající poštovní řešení postavené na Linuxu firmě už také přestalo vyhovovat. Přístup k poště přes protokol IMAP nebyl zrovna ideální, velký problém byl i nastavit automatickou odpověď v případě nepřítomnosti a některým uživatelům denně chodilo až na 200 spamů či virů, které musel, dlužno říci, že ne úplně úspěšně, odchytávat až antivirus na koncových stanicích. Na konci roku 2010 se proto firma rozhodla celou situaci řešit.

Firma už nechtěla mít starosti s vlastní infrastrukturou

Před firmou se otevřely v zásadě tři alternativy řešení. Dvě z nich byly postaveny na cloudu a jedna využívala profesionálního poštovního řešení v podobě vlastního Microsoft Exchange Serveru. Jenže s rychlým růstem firma upravila i svůj pohled na to, co by si měla zajišťovat sama, a co by měla nakupovat ve formě služeb. Její tým vývojářů je neustále plně vytížen vývojem aplikací pro zákazníky. Aby se někdo ze stávajících zaměstnanců školil na instalaci a správu jakéhokoliv vlastního poštovního řešení nepřipadalo v úvahu. Navíc při relativně malém počtu uživatelů vycházelo levněji řešení v cloudu. To odpovídalo i firemní filosofii soustředit se na to, co firmu ve skutečnosti živí. Cloud byl proto jedinou alternativou a zde si firma mohla vybrat ze dvou řešení – Microsoft Office 365 a Google Apps.

Řešení

Firma se rozhodla přejít na Exchange Online nabízený v Office 365, který ji nabídl všechny požadované týmové funkce, dobře fungující antivir i antispam i plnohodnotnou možnost offline i online přístupu k poštovní schránce z několika počítačů najednou.

Office 365 vyhrála díky kvalitní podpoře i profesionálním funkcím

Firma přistoupila k výběru velice důkladně a obě řešení nejprve na několika uživatelích v praxi vyzkoušela. O výsledku přitom rozhodl právě praktický test, který odhalil i úskalí, o kterých se z prezentačních materiálů uživatel nedozví. Jedním z nich byla například technická podpora. Tu deklarovala obě řešení. V praxi mezi nimi byl ale velký rozdíl. Microsoft Office 365 nabídla nonstop telefonickou podporu, která skutečně pomohla vyřešit všechny požadavky firmy. Kontakt na podporu byl snadno k dosažení a kromě e-mailu bylo tak možné použít i telefon, který vedení firmy preferuje kvůli možnosti řešit problém okamžitě. Google Apps podporu nabízelo také, ale jen dohledání kontaktu zabralo desítky minut detailního studování webu poskytovatele. Podpora navíc byla jen elektronická a některé problémy nejsou řešeny dlouhou dobu. Dalším aspektem bylo každodenní používání. Microsoft Office 365 nabídl plnohodnotnou a bezproblémovou spolupráci s Outlookem pomocí vlastního protokolu Exchange. Ten umožnil přímou synchronizaci pošty, kalendáře, kontaktů, úkolů a poznámek mezi počítačem, notebookem i mobilním telefonem. Konkurenční řešení však stavělo primárně na využívání webovém přístupu, což velké části zaměstnanců nevyhovovalo. Spolupráce s desktopovými klienty jako je například Outlook pak byla problematická. Rozdíly však byly i v samotném webovém přístupu k poště. Obě řešení umožňovala bezproblémové použití jak na platformě Windows, tak v Linuxu, který využívá zhruba pětina zaměstnanců. Jenže zatímco zprávy napsané v Office 365 zachovávaly veškeré formátování a zkrátka „vypadaly hezky,“ tak zprávy psané ve webovém klientovi konkurenční platformy formátování textu nedodržovaly a díky tomu zejména odpovědi na e-maily nevypadaly příliš profesionálně. Problém byl i se samotným tříděním e-mailů ve webovém klientovi. Konkurenční řešení totiž po vzoru aplikace pro domácnosti a jednotlivce, ze které vzešlo, u rozvětvené komunikace uvádělo pouze křestní jména uživatelů. Namísto toho, že v e-mailové komunikaci jsou zahrnuti například Martin Novák a Jan Najvárek vypisuje klientská aplikace pouze „Martin“ a „Jan,“ takže podle jmen se jen velice špatně dohledává konkrétní komunikace s konkrétními zákazníky, protože Martin a Jan jsou v ČR poměrně častá jména. Office 365 přitom ve webovém klientovi, který vypadá identicky jako Outlook, vypisuje jméno i příjmení s tím, že v podokně čtení je vidět okamžitě i doména, ze které daný uživatel je. Proto si nakonec ARTIN zvolil Office 365, byť byla mírně dražší, než konkurenční alternativa. Pokročilé funkce, bezproblémová synchronizace s více zařízeními a profesionálně vypadající výstupy byly pro firmu důležitější.

Přínosy

Přechod na Office 365 zefektivnil spolupráci a odstranil viry i spam

Samotnou migraci dat z původního linuxového serveru na Office 365 zvládla firma svépomocí. Když nastal nějaký problém či pochybnost, byla k dispozici kvalitní online nápověda a fungující technická podpora. Od července 2011 tak ARTIN začal fungovat na Office 365. Ta splnila všechny původní požadavky firmy. Největším přínosem bylo určitě snadné vzájemné plánování času mezi manažery týmů a zaměstnanci, přímý přístup do kalendáře kolegů, kdy je snadno možné zjistit, kde dotyčný člověk zrovna je a kdy se vrátí do firmy a rezervace zasedacích místností. Ta rychle rostoucí ARTIN poměrně trápila, protože se třeba stalo, že kvůli nemožnosti efektivně rezervovat zasedací místnosti probíhala hodina angličtiny pro zaměstnance třeba v příliš malé zasedací místnosti či dokonce v kanceláři. Teď už je možné zarezervovat si příslušně velkou zasedací místnost třeba na rok dopředu. Oproti původním očekáváním však Office 365 velice příjemně překvapila v oblasti boje se spamem a viry rozesílanými elektronickou poštou. Každému ze zaměstnanců totiž dříve, kdy firma využívala Linuxové poštovní řešení, chodily desítky až stovky spamů denně. S přechodem na Office 365 se však objem spamů rázem propadl na jednotky denně až na nulu. To výrazně šetří čas všem zaměstnancům, kteří tak nemusejí pročítat obrovské množství e-mailů a hledat mezi nimi ty, které jsou opravdu pracovní.

Využití Office 365 se možná ještě rozšíří

V tuto chvíli využívá ARTIN z Office 365 pouze Exchange Online. Firma se však po pozitivní zkušenosti s Exchange zabývá i možností využití dalších jeho součástí. V plánu je například nahrazení firemní znalostní báze postavené na Wiki pomocí SharePoint Online, případně SharePoint Foundation na vlastním serveru, který firma provozuje. V plánu je také využití Lync Online. Firma už nyní využívá pro vnitrofiremní komunikaci Microsoft Windows Live Messenger. Lync je pro ni však zajímavý v tom, že by ji umožnil nahradit některá osobní jednání, která probíhají se zákazníky po celé ČR, v Rakousku i na Slovensku pomocí telekonferencí. Lync Online totiž nabízí snadnou možnost komunikovat s interními i externími spolupracovníky i se zákazníky online, včetně přenosu hlasu, videa, prezentace v PowerPointu či sdílené plochy. Konzultanti by tak ušetřili čas i peníze spojené s častým cestováním a zaměstnanci by mohli častěji pracovat z domova, což je v ARTINu poměrně žádaný benefit. Microsoft Office 365 tak pomůže ARTINu posunout týmovou spolupráci na zcela novou úroveň.

Hlavní přínosy řešení
 

  • Možnost sdílet kalendář i kontakty

  • Možnost rezervovat si zasedací místnosti

  • Možnost vytvářet pozvání na schůzky

  • Plnohodnotný offline přístup z více zařízení najednou

  • Plnohodnotný online přístup z různých operačních systémů

  • Dobře fungující antivir a antispam

  • Kvalitní nonstop telefonická technická podpora

Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
50 medarbejdere

Software & Services
Microsoft Office 365

Industri(er)
IT Services

Land
Czech Republic

Udfordringen
Cloud Services

Languages
Czech