Publiceret: 5/7/2014
Visninger: 10
Bedøm casen:

Archi.des Sneller en beter samenwerken via de cloud bij Archi.des

 

Ontwerp- en studiebureau Archi.des schakelde in februari 2013 over naar een nieuwe werkomgeving in de cloud. Door een defecte harde schijf van de fysieke server in de kantoren van Archi.des, stond het bedrijf voor de keuze: een nieuwe fysieke server installeren of overschakelen naar een werkomgeving in de cloud. In samenspraak met Microsoftpartner Tones koos het bureau voor die laatste optie. Tones hielp Archi.des met de migratie naar Office 365 en leverde en installeerde de workstations, server en de bekabeling.“Ons kantoor stopt niet aan de deur”, gaat Etienne Livémont, managing director van Archi.des, van start. “Sinds de invoering van Office 365 werken we vlotter samen, gaat alles veel sneller en staan de medewerkers altijd en overal in contact met elkaar. In onze competitieve sector is het van belang dat je de laatste technologische evoluties opvolgt. Dat is een manier waarop we ons kunnen onderscheiden van de concurrentie en waardoor we een professionaliteit kunnen uitstralen naar onze klanten toe”.

 

Flexibel werken in de cloud

Nu alle medewerkers zijn overgeschakeld naar Office 365 wordt er veel efficiënter gecommuniceerd in ontwerp- en studiebureau Archi.des. Dankzij de nieuwe werkomgeving in de cloud, die een jaar geleden in gebruik werd genomen, kunnen de medewerkers probleemloos thuis werken of documenten rechtstreeks van op het werfbezoeken delen met de collega’s. Ze kunnen bijvoorbeeld foto’s en plannen van op de werven meteen doorsturen naar alle betrokken partijen, zodat die onmiddellijk tot actie kunnen overgaan. De zware lastenboeken moeten ze ook niet meer meesleuren, ze hebben de laatste versies van alle documenten steeds bij de hand. De medewerkers zijn nu ook steeds op de hoogte van elkaars agenda, doordat ze die ook makkelijk kunnen delen.

Archi.des werkte vroeger met een lokale fysieke server, wat het vlot communiceren niet in de hand werkte. Etienne Livémont, managing director van Archi.des: “Het nadeel van die werkwijze was dat de mogelijkheid om van thuis uit te werken praktisch onbestaande was. De medewerkers hadden buiten het kantoor geen efficiënte en gebruiksvriendelijke toegang tot hun werkdocumenten en mails. Met het nieuwe systeem is dat wel altijd het geval.”

Microsoft Office 365 heeft een aantal softwareprogramma’s die de interne en externe communicatie vlotter laten verlopen. “Naast de klassieke Office-toepassingen gebruiken we nu ook Outlook, het SharePoint-platform voor documentbeheer, informatie-uitwisseling en online samenwerking. Daar komt ook nog Lync bij, die ons nu beter voorziet in chat en videoconferentie”, aldus Livémont.

 

Vlotte communicatie, weinig onderhoud en kosten

De software draait nu op de servers in het datacenter van Microsoft. “We hoeven ons niet langer bezig te houden met onderhoud, beveiliging of back-ups. Een hele geruststelling”, zegt Etienne Livémont. “Als je weet dat ons vorig back-upsysteem nog op tapes gebeurde, zijn we er nu een heel eind op vooruit gegaan.”

Door de overschakeling naar MS Office 365 voor het mailverkeer en het delen van documenten heeft Archi.des een beter zicht op de kosten. “We weten perfect wat de kosten zijn, en die liggen beduidend lager dan met het vorige systeem. We hoeven niet langer te investeren in het onderhoud van de server, IT-onderhoud in het algemeen of in softwarelicenties.

Stabiel besturingssysteem met gebruiksvriendelijke functies

Tegelijkertijd met de overschakeling naar de nieuwe werkomgeving bestelde Archi.des voor alle medewerkers nieuwe PC’s met besturingssysteem Windows 8. Etienne Livémont: “De mensen van Microsoftpartner Tones hebben de nieuwe desktops volledig op maat van onze noden geoptimaliseerd voor het gebruik van onze meest gebruikte programma’s zoals Autodesk, Microsoft en Adobe-programma’s.”

“De ervaringen met Windows 8 zijn positief,” zegt Livémont. “Het is een stabiel besturingssysteem en het heeft een aantal gebruiksvriendelijke functies die voorheen niet bestonden. De zoekfunctie heeft ons al veel tijdsbesparing opgeleverd. We werken met zeer veel foto’s die we nu veel sneller kunnen terugvinden. Ook de snelheid van de PC’s zelf zorgt voor tijdswinst.”

 

Snelle migratie, meer mogelijkheden

“We hadden in het verleden al goede ervaringen gehad met Microsoftpartner Tones. Omdat we met een defecte fysieke server opgezadeld zaten, moesten we snel handelen. De keuze voor Tones als leverancier was snel gemaakt. De medewerkers van de ICT-leverancier zijn up-to-date met de laatste technologieën en beschikken over een grondige kennis van de ontwikkelingen in de ICT-sector. Ze waren ook meteen bereid om ons uit de nood te helpen. Na twee dagen was de configuratie van de cloud-omgeving, de nieuwe PC’s en besturingssysteem rond. Een snelle, persoonlijke service op maat van onze noden. Dankzij de vertrouwde interface van Windows 8 was een opleiding voor de medewerkers bovendien niet nodig”, zegt Etienne Livémont.

Archi.des test momenteel de mogelijkheid om de medewerkers met tablets uit te rusten. Dat kan de samenwerking nog verder verbeteren. De medewerkers kunnen bijvoorbeeld de notities die ze maken in Microsoft OneNote tijdens hun werfbezoeken gemakkelijk verwerken eens ze terug op kantoor aankomen. Ook het delen van documenten die dringend zijn, zoals aangepaste werfplannen, kan er op vooruit gaan. “Momenteel ben ik het gebruik van de tablets aan het uittesten”, zegt Etienne Livémont. “De resultaten zijn goed, in de nabije toekomst zal ik onze medewerkers er vast en zeker mee uitrusten.”

Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
8 medarbejdere

Organisationsprofil
Archi.des is een ontwerp- en studiebureau van architecten en ingenieurs dat duurzame bouwprojecten ontwerpt op maat van de klant. Het streeft daarbij naar een evenwicht tussen functionaliteit, flexibiliteit en rendabiliteit tijdens ontwerp, uitvoering en gebruik.

Situationen
Het is voor Archi.des belangrijk om mee te zijn met de laatste technologische evoluties en op die manier professionaliteit uit te stralen in een competitieve sector. Communicatie speelt ook een grote rol. Belangrijke informatie van werfbezoeken moet snel gedeeld kunnen worden.

Løsningen
Op advies van Microsoftpartner Tones maakte Archi.des de overstap naar Office 365. Alle medewerkers beschikken over nieuwe PC’s met besturingssysteem Windows 8. Archi.des werkt efficiënter, sneller en goedkoper samen.

Fordele
- Continue bereikbaarheid via e-mail
- Efficiënt communiceren en samenwerken
- Minder onderhoudskosten door het werken in de cloud
- Stabiele werkomgeving met besturingssysteem Windows 8
- Thuiswerken mogelijk door cloud-model
- Tijdswinst met zoekfunctie in Windows 8
- Optimale beschikbaarheid van documenten voor alle medewerkers
- Professionele uitstraling in een competitieve sector

Third Party Software
Microsoft Windows Server 2012
Microsoft Windows 8 PRO
Microsoft Office 365
Microsoft Windows Defender

Software & Services
Microsoft Office 365

Industri(er)
IT Services

Land
Belgium

Forretningsbehov
Business Productivity

Udfordringen
High Availability

Languages
Dutch

Partner(e)
Tones