Publiceret: 5/7/2014
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Archi.des Travail plus rapide et efficace via le cloud chez Archi.des

 

Le bureau de conception et d’étude Archi.des est passé en février 2013 dans un nouvel environnement dans le cloud. La panne du disque dur du serveur physique des bureaux d’Archi.des a mis l’entreprise face à un dilemme : installer un nouveau serveur physique ou passer à un environnement de travail dématérialisé, dans le cloud. En concertation avec le partenaire de Microsoft Tones, le bureau a retenu la dernière option. Tones a aidé Archi.des à migrer vers Office 365 et a fourni et installer les postes de travail, le serveur et les câblages.

« Notre bureau ne s’arrête pas à nos portes », constate d’emblée Etienne Livémont, Managing Director d’Archi.des. « Depuis l’introduction d’Office 365, nous collaborons plus facilement et tout s’accélère. Nos collaborateurs sont en contact à toute heure et en tout lieu. Dans notre secteur concurrentiel, il importe de suivre de près les dernières évolutions technologiques. C’est ainsi que nous pouvons nous différencier de la concurrence et que nous pouvons présenter une image de professionnalisme à nos clients ».


 

Travail flexible dans le cloud


Comme tous les collaborateurs sont passés à Office 365, la communication au sein du bureau de conception et d’étude Archi.des est nettement plus efficace. Grâce au nouvel environnement de travail dématérialisé, mis en service il y a un an, les collaborateurs peuvent travailler à domicile sans le moindre problème ou partager des documents directement avec des collègues lors de visites de chantier. Ils peuvent, par exemple, envoyer immédiatement des photos et des plans depuis le chantier à toutes les parties intéressées de sorte qu’une action puisse être prise sur-le-champ. Ils ne doivent plus transbahuter les encombrants cahiers des charges, puisqu’ils ont toujours les dernières versions de tous les documents à portée de main. Désormais, les collaborateurs sont aussi toujours au fait de leurs agendas respectifs, parce qu’ils peuvent aussi facilement les partager.

Archi.des utilisait auparavant un serveur physique local qui entravait toute communication rapide. Etienne Livémont, Managing Director d’Archi.des: « le désavantage de ce mode de travail résidait dans la quasi-impossibilité de travailler à domicile. De plus, les collaborateurs n’avaient pas un accès à distance efficace et convivial à leurs documents de travail et à leurs mails. En revanche, avec le nouveau système, c’est toujours le cas. »

Microsoft Office 365 possède un certain nombre de programmes logiciels qui permettent d’accélérer la communication interne et externe. « Parallèlement aux applications Office classique, nous utilisons aussi désormais Outlook, la plate-forme SharePoint pour la gestion documentaire, l’échange d’information et la collaboration en ligne. Sans oublier Lync, gage d’un chat et d’une visioconférence de meilleure qualité », poursuit Livémont.

 

Communication rapide, entretiens et coûts réduits


Les logiciels tournent désormais sur les serveurs du centre de données de Microsoft. « Nous ne devons plus nous soucier de l’entretien, de la sécurisation et des backups. Un véritable soulagement », souligne Etienne Livémont. « Rendez-vous compte : nos backups s’effectuaient encore sur bandes. Que de chemin parcouru depuis ! »

Grâce au passage à MS Office 365 pour le trafic mail et le partage des documents, Archi.des a une meilleure vue sur les coûts. « Nous savons parfaitement quels sont les coûts et ils sont nettement inférieurs à ceux de l’ancien système. Nous ne devons plus investir dans l’entretien du service, la maintenance informatique générale ou les licences logicielles.



Système d’exploitation stable avec des fonctions conviviales


Simultanément au passage à un nouvel environnement de travail, Archi.des a commandé de nouveaux ordinateurs avec le système d’exploitation Windows 8 pour tous les collaborateurs. Etienne Livémont: « Les collaborateurs du partenaire Microsoft Tones ont optimisé les nouveaux ordinateurs de bureau afin de répondre parfaitement à nos besoins dans le cadre de l’utilisation des programmes les plus utilisés comme ceux d’Autodesk, de Microsoft et d’Adobe. »

« Les expériences avec Windows 8 sont très positives », indique Livémont. « C’est un système d’exploitation stable et il propose un certain nombre de fonctions conviviales absentes par le passé. La fonction de recherche nous a déjà permis de gagner beaucoup de temps. Nous utilisons énormément de photos que nous pouvons désormais retrouver nettement plus vite. La vitesse accrue des ordinateurs assurent aussi un gain de temps. »

 

Migration rapide, plus de possibilitiés


« Nous avions déjà connu de bonnes expériences par le passé avec le partenaire Microsoft Tones. Obligés de composer avec un serveur physique défaillant, nous nous devions d’agir rapidement. Le choix de Tones comme fournisseur s’est rapidement imposé. Les collaborateurs du fournisseur TIC sont au fait des toutes dernières technologies et disposent de connaissances approfondies des évolutions du secteur des TIC. Ils nous ont aussi immédiatement prêté secours. Après deux jours, la configuration de l’environnement en cloud, les nouveaux ordinateurs et le système d’exploitation étaient en place. Toners propose aussi un service rapide et personnalisé parfaitement adapté à nos besoins. L’interface familière de Windows 8 n’a exigé aucune formation des collaborateurs », souligne Etienne Livémont.

Archi.des teste actuellement la possibilité d’équiper les collaborateurs de tablettes. Cela ne pourra encore qu’améliorer la collaboration. Les collaborateurs peuvent ainsi facilement traiter les notes prises dans Microsoft OneNote pendant leurs visites de chantier dès leur retour au bureau. Le partage de documents urgents, comme des plans de chantier adaptés, peut aussi être accéléré. « Pour le moment, je teste l’utilisation des tablettes », indique Etienne Livémont. « Les résultats sont satisfaisants et il ne fait aucun doute que j’en équiperai nos collaborateurs dans avenir proche. »
Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
8 medarbejdere

Organisationsprofil
Archi.des est un bureau d’étude et de conception d’architectes et d’ingénieurs qui conçoit des projets de construction durables à la mesure du client. Il recherche un équilibre entre fonctionnalité, flexibilité et rentabilité pendant la conception, l’exécution et l’utilisation.

Situationen
Il est important pour Archi.des d’être en phase avec les dernières évolutions technologiques et de donner une image de professionnalisme dans un secteur très concurrentiel. La communication joue également un grand rôle. Des informations importantes des visites de chantier doivent pouvoir être rapidement partagées.

Løsningen
Sur les conseils du partenaire Microsoft Tones, Archi.des a franchi le pas vers Office 365. Tous les collaborateurs disposent de nouveaux ordinateurs avec le système d’exploitation Windows 8. La collaboration au sein d’Archi.des est dès lors plus efficace, plus rapide et moins chère.

Fordele
- Accessibilité continue via e-mail
- Communication et collaboration efficaces
- Réduction des frais d’entretien grâce au travail dans le cloud
- Stabilité de l’environnement de travail avec le système d’exploitation Windows 8
- Possibilité de travail à domicile moyennant le modèle dans le nuage
- Gain de temps avec la fonction de recherche dans Windows 8
- Disponibilité optimale des documents pour tous les collaborateurs
- Image professionnelle dans un secteur concurrentiel

Third Party Software
Microsoft Windows Server 2012
Microsoft Windows 8 PRO
Microsoft Office 365
Microsoft Windows Defender

Software & Services
Microsoft Office 365

Industri(er)
IT Services

Land
Belgium

Forretningsbehov
Business Productivity

Udfordringen
High Availability

Languages
French

Partner(e)
Tones