Publiceret: 12/20/2011
Visninger: 178
Bedøm casen:

Grupa PM Rozwiązanie Microsoft Office 365 wspiera profesjonalne usługi doradczo-szkoleniowe Grupy PM.

*
* Microsoft Office 365 jest ciekawym rozwiązaniem dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw z branży doradczo-szkoleniowej, działających w modelu B2B. System jest prosty w konfiguracji, intuicyjny w obsłudze i, co ważne, pozwala na minimalizację kosztów funkcjonowania firmy bez dodatkowych inwestycji *

Paweł Schmidt
wiceprezes
Grupa PM

*

Microsoft Office 365 pozwolił Grupie PM na szybką wymianę informacji, współdzielenie dokumentów pomiędzy współpracownikami, jak i z kontrahentami, sprawną komunikację wewnątrz organizacji i zarządzanie wiedzą, ustalanie grafików dzięki podglądowi kalendarzy oraz dokładne planowanie projektów. Dzięki temu firma może efektywniej zarządzać zadaniami i czasem pracowników, co przekłada się na minimalizację kosztów oraz realne korzyści biznesowe w postaci rosnącej liczby klientów zadowolonych z profesjonalnych usług przedsiębiorstwa.

Potrzeby biznesowe

Grupa PM jest firmą doradczo-szkoleniową, która zajmuje się zarządzaniem projektami w modelu B2B oraz prowadzeniem szkoleń i usług doradczych z tego zakresu. Firma powstała w 2008 roku, od początku kierując się ambicją stworzenia specjalistycznej, rzeczowej i skutecznej organizacji, dostarczającej najwyższej jakości usług w obszarze zarządzania. Misją firmy jest także wdrażanie oraz popularyzowanie najlepszych praktyk i standardów związanych z prowadzeniem projektów, zarządzaniem jakością i budowaniem kompetencji pracowników firmy.

Dynamiczny rozwój przedsiębiorstwa, wzrastająca liczba klientów oraz potrzeba nieustannego podnoszenia jakości oferowanych usług sprawia, że firma wykorzystuje szereg rozwiązań teleinformatycznych. Pozwalają one na szybką wymianę i przetwarzanie informacji oraz sprawne zarządzanie wiedzą i dokumentacją.

„Do czasu wdrożenia nowego systemu korzystaliśmy z rozwiązań firmy Microsoft, takich jak program Outlook, dlatego propozycja firmy Alior Bank dotycząca przetestowania rozwiązania Microsoft Office 365 wydała nam się wyjątkowo atrakcyjna. Mieliśmy okazję się przekonać, jak w naszej codziennej pracy sprawdza się rozwiązanie dostarczane w modelu cloud computing i czym różni się ono od dotychczasowo wykorzystywanych. Zyskaliśmy unikalną okazję do obserwacji, w jakim stopniu kluczowe obszary działalności naszej firmy zostały usprawnione oraz jak to się przekłada na optymalizację kosztową funkcjonowania przedsiębiorstwa.” – mówi Paweł Schmidt, wiceprezes, Grupa PM.

Firma poszukiwała kompleksowego rozwiązania, które ułatwiłoby wymianę i współdzielenie informacji oraz koordynację zadań przydzielanych poszczególnym pracownikom, a jednocześnie było łatwe w konfiguracji oraz intuicyjne i proste w obsłudze. Pod uwagę brano również koszty utrzymania systemu, które należało ograniczyć do minimum.

Po przetestowaniu Microsoft Office 365 firma już wiedziała, że to rozwiązanie i technologia cloud computing w pełni odpowiadają jej potrzebom, a jednocześnie nie wymagają dużych nakładów finansowych jak np. inwestycji w drogi sprzęt serwerowy.

Rozwiązanie

Ze względu na to, że Grupa PM nigdy nie korzystała z rozwiązań oferowanych w modelu cloud computing, istniało zapotrzebowanie na fachowe doradztwo i konsultacje w tym zakresie. Kierownictwo firmy chciało poznać wszelkie aspekty dotyczące nowej technologii, a zwłaszcza te związane z kwestiami bezpieczeństwa danych osobowych. Odpowiednie wsparcie dla Grupy PM zapewniła firma Ericpol, składająca się z ekspertów ds. technologii cloud computing, którzy służyli pomocą na każdym etapie realizacji projektu – począwszy od decyzji o wdrożeniu usługi i analizy potrzeb firmy, a skończywszy na poradach prawnych związanych z kwestiami przechowywania danych w chmurze.

Firma Ericpol zaproponowała Grupie PM skorzystanie z oferty Alior Banku – Wirtualne Biuro i wdrożenie aplikacji Microsoft Office 365 – rozwiązania stworzonego w architekturze cloud computing, dostępnego z poziomu przeglądarki internetowej.

Jak to działa?

Wprowadzone rozwiązanie usprawniło kluczowe obszary funkcjonowania firmy, a co najważniejsze – realizację codziennych obowiązków przez pracowników. Firma nie spodziewała się, że wprowadzenie systemu okaże się tak proste i szybkie, a korzyści z jego użytkowania niemal natychmiastowe.

„Nie spodziewaliśmy się, że sama instalacja Office 365 będzie tak prosta do przeprowadzenia. Po otwarciu strony Microsoft Online i stworzeniu konta w usłudze, zyskaliśmy dostęp z poziomu przeglądarki do najważniejszych funkcji konfiguracyjnych i administracyjnych. Wraz z rejestracją zyskaliśmy możliwość skonfigurowania poddomeny w domenie onmicrosoft.com i używania jej jako poczty firmowej.” – komentuje Paweł Schmidt, wiceprezes, Grupa PM.

Dzięki wdrożeniu Microsoft Office 365 Grupa PM wykorzystuje przede wszystkim narzędzia Exchange Online czyli profesjonalną skrzynkę poczty email, z której może korzystać niezależnie od lokalizacji. Office 365 oferuje dostęp do pełnych możliwości Microsoft Exchange, co umożliwia zlecanie zadań, sprawdzanie dostępności terminów, osób i zasobów dzięki współdzielonym kalendarzom oraz wysyłanie i potwierdzanie zaproszeń na spotkania. Podobnie jak w aplikacji Microsoft Outlook, rozwiązanie umożliwia dostęp do poczty, kalendarza, kontaktów i zadań, a narzędzia te są dostępne praktycznie z dowolnej lokalizacji i urządzenia obsługującego przeglądarkę internetową.

„Obsługa kalendarza nie odbiega od tej, do której przyzwyczailiśmy się w desktopowej wersji programu Outlook. Mamy możliwość tworzenia i kategoryzowania zadań, wysyłania zaproszeń, a dzięki pracy z platformą Microsoft Exchange zyskaliśmy wgląd w kalendarze naszych współpracowników, co pozwala na natychmiastowe ustalanie wspólnych terminów spotkań, odpowiadających wszystkim zainteresowanym stronom.” – mówi Paweł Schmidt, wiceprezes, Grupa PM.

Ciekawym rozwiązaniem rozszerzającym możliwości Microsoft Outlook i stanowiącym dodatkowy, bardzo wydajny kanał komunikacji jest aplikacja Microsoft Lync – komunikator internetowy, który pozwala na wysyłanie błyskawicznych wiadomości (chat) i nawiązywanie połączeń audio/wideo, co umożliwia prowadzenie wideokonferencji w czasie rzeczywistym. Co więcej, narzędzie pozwala na śledzenie statusu osoby, z którą korespondujemy, bezpośrednio z poziomu programu pocztowego. Dzięki temu można w dowolnej chwili przesłać jej zapytanie bądź ustanowić połączenie głosowe lub wideorozmowę.

„Nie musimy już wykonywać kilku telefonów, aby sprawdzić dostępność współpracowników, ale możemy teraz na bieżąco śledzić ich status w czasie rzeczywistym na ekranach swoich komputerów i porozumiewać się dosłownie za pomocą kilku kliknięć.” – mówi Paweł Schmidt, wiceprezes, Grupa PM.

Niezwykle ważnym elementem systemu Office 365 jest oparta o platformę Microsoft Sharepoint witryna zespołu. Jest to miejsce, gdzie można zamieszczać informacje, tworzyć biblioteki i udostępniać dokumenty. Witryna posiada proste i funkcjonalne możliwości edycji wyglądu i konfiguracji, co pozwala dostosować ją do potrzeb organizacji, tworząc prawdziwą platformę wymiany informacji i zarządzania firmową dokumentacją.
Opublikowane na stronie dokumenty mogą być edytowane w desktopowych wersjach oprogramowania lub – w przypadku ich braku – w dostępnych w pakiecie Office 365 przeglądarkowych wersjach programów Word, Excel, PowerPoint czy OneNote.

System z powodzeniem może być wykorzystywany do zarządzania dokumentacją projektową poprzez udostępnienie wybranych materiałów klientom firmy. Wbudowane przeglądarkowe oprogramowanie rodziny Microsoft Office pozwala na przeglądanie i edycję dokumentów nawet w sytuacji, gdy klient nie korzysta z rozwiązań firmy Microsoft.

Co niezwykle ważne, usługa Office 365 jest całkowicie hostowana przez Microsoft, a więc nie wymaga dokonywania inwestycji w infrastrukturę IT, ponieważ główna część systemu znajduje się w centrum danych Microsoft. Ponadto w umowie SLA świadczenia usług Microsoft gwarantuje dostępność usługi na poziomie 99%, co w większości przypadków jest wartością wystarczającą, a nawet większą niż dostępność usług utrzymywanych we własnej infrastrukturze teleinformatycznej firm.

Korzyści

Grupa PM w swojej codziennej pracy dla klientów różnych branż kieruje się dewizą sformułowaną przez Bacona: „Prawdziwa wiedza to znajomość przyczyn”. Aby z sukcesem ją realizować, firma w pełni koncentruje się na potrzebach swoich klientów i dzięki dużemu zaangażowaniu oraz kompetencji pracowników buduje ich przewagę konkurencyjną. Realizacja tych zasad nie byłaby możliwa bez wykorzystania nowoczesnych technologii informatycznych.

  • Mobilność i współpraca online
Microsoft Office 365 okazał się rozwiązaniem dostosowanym do zdalnego charakteru pracy Grupy PM. Mobilny dostęp do programu aplikacji, takich jak poczta czy kalendarz, pozwala na szybką wymianę informacji wewnątrz zespołu, a także komunikację z klientami firmy. Dzięki temu zadania są lepiej rozplanowywane i koordynowane, co jest szczególnie istotne z punktu widzenia zarządzania organizacją.

„Rozwiązanie Office 365 umożliwiło nam pracę zespołową i sprawną komunikację pomiędzy pracownikami będącymi w różnych lokalizacjach, co jest szczególnie ważne, zważywszy na mobilny charakter naszej pracy. Dzięki temu możemy otwierać i edytować dokumenty na komputerze, tablecie czy telefonie, a nawet udostępniać widok pulpitu swojego komputera na komputerze innej osoby. Bez problemu możemy więc teraz pracować na jednym dokumencie w czasie rzeczywistym czy zdalnie prowadzić prezentacje, pomimo dzielących nas odległości. To dla nas duże ułatwienie i oszczędność czasu.” – mówi Paweł Schmidt, wiceprezes, Grupa PM.

  • Efektywne zarządzanie czasem
Duże znaczenie ma także dostęp do kalendarzy i zadań, które ułatwiają poszczególnym pracownikom sprawowanie kontroli nad pracą i czasem oraz pozwalają w pełni wywiązać się z ustalonych terminów realizacji działań.

„Wgląd w kalendarze naszych współpracowników ułatwia nam rezerwowanie czasu na spotkania i wysyłanie zaproszeń użytkownikom systemu. Nie tracimy już czasu na dyskusje o terminach odpowiadających poszczególnym pracownikom czy zadaniach przydzielanych konkretnym osobom. To pozwala nam w pełni skupić się na realizowanym projekcie, zamiast debatować nad kwestiami organizacyjnymi.” – mówi Paweł Schmidt, wiceprezes, Grupa PM.

  • Ułatwiona komunikacja
Ze względu na to, że codzienna praca w Grupie PM wiąże się z potrzebą nieustannej komunikacji, znakomitym rozwiązaniem okazała się aplikacja Microsoft Lync Online. Dzięki pełnej integracji z systemem pozwala ona komunikować się z wybraną osobą, wykorzystując połączenie głosowe lub wideorozmowę. W ten sposób pracownicy mogą kontaktować się ze sobą w dowolnym momencie i – co więcej – mają możliwość śledzenia swojego statusu na bieżąco.

  • Własna strona www
Funkcjonalnością nowego rozwiązania, która okazała się bardzo przydatna w Grupie PM, jest wchodząca w skład Office 365 platforma Microsoft Sharepoint Online, dzięki której możliwe było stworzenie strony firmowej, bez konieczności zakupu domeny.

„Posiadanie własnej witryny internetowej jest dziś kluczowym warunkiem zaistnienia i utrzymania się firmy na rynku. Dzięki funkcjonalności platformy Sharepoint nawet firmy nie posiadające własnych rozwiązań w tym zakresie mają szansę stworzenia przyjaznej i funkcjonalnej witryny zawierającej odpowiedni content - informacje na temat organizacji, jej oferty oraz danych kontaktowych.” – mówi Paweł Schmidt, wiceprezes, Grupa PM.

Niewątpliwą zaletą nowego rozwiązania jest także jego cena. Ponieważ przeglądarkowe aplikacje z rodziny Office Web Apps pozwalają na wykonywanie prostych czynności edycyjnych, dobrym pomysłem jest ograniczenie kosztów licencji oprogramowania desktop dla pracowników, którzy nie wykorzystują pełnych możliwości programów typu Word czy Excel.

„Cena rozwiązania dla małego przedsiębiorstwa – do 50 licencji – to raptem 5,25 EUR za jedną licencję miesięcznie, czyli około 25 złotych za jednego użytkownika. Dla sześcioosobowego zespołu daje to roczny, sumaryczny koszt utrzymania systemu na poziomie 1800 zł, co w porównaniu z kosztami utrzymania serwera poczty, strony internetowej z udostępnianiem i edycją dokumentów on-line, forum dyskusyjnym, komunikatorem oraz integracją z Microsoft Office nie wydaje się być ceną wygórowaną.” – podsumowuje Paweł Schmidt, wiceprezes, Grupa PM.

Przyszłość z Office 365

Kilka tygodni po wdrożeniu systemu Microsoft Office 365 Grupa PM rozpoczęła projekt badawczo-rozwojowy, którego przedmiotem jest stworzenie platformy umożliwiającej optymalizację energii w zakładach produkcyjnych. Całość komunikacji oraz planowanie w projekcie oparto o platformę Office 365, co pozwoliło na efektywne zarządzanie rozproszonym zespołem. Prace są wykonywane przez zewnętrznych dostawców posiadających własne zespoły programistyczne. Planowanie, koordynacja działań, raportowanie oraz monitorowanie postępów oparte jest o poszczególne moduły platformy Microsoft Sharepoint Online wchodzącej w skład pakietu Office 365. Całość dokumentacji projektowej, w tym strategie, plany, raporty, rejestry czy też specyfikacje przechowywane są
„w chmurze”, dzięki czemu wszyscy członkowie zespołu, niezależnie od miejsca pracy, mają dostęp do ich aktualnych wersji.

„Zestaw narzędzi biznesowych Microsoft Office 365 rozwiązał szereg problemów wynikających z zarządzania rozproszonym zespołem projektowym. Dzięki jego zastosowaniu jako narzędzia komunikacji i platformy planistycznej mam pełny wgląd w aktualny stan projektu, mogę efektywnie zlecać i monitorować prace oraz informować sponsorów o aktualnych postępach.” – mówi Grzegorz Mędrek, kierownik projektu w Grupie PM.
Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
30 medarbejdere

Organisationsprofil

Firma doradczo-szkoleniowa, zajmująca się zarządzaniem projektami w modelu B2B oraz prowadzeniem szkoleń i usług doradczych z tego zakresu.


Situationen
System do szybkiej wymiany informacji, współdzielenia dokumentów, sprawnej komunikacji i planowania projektów.

Fordele
  • Biblioteka dokumentów i aplikacji firmowych, dostępna przez przeglądarkę internetową
  • Mobilna współpraca online dzięki możliwości współdzielenia dokumentów, rozbudowanemu komunikatorowi i funkcjonalności zdalnego prowadzenia prezentacji
  • Własna strona www oparta o platformę Sharepoint, łatwa do stworzenia i aktualizacji dzięki gotowym szablonom
  • Bezpieczeństwo danych, chronione profesjonalnymi programami antywirusowymi Microsoft

Software & Services
Microsoft Office 365

Industri(er)
Professional Services

Land
Poland

Forretningsbehov
  • Business Productivity
  • Collaboration
  • Cost Containment
  • Customer Relationship Management (CRM)
  • Data Management
  • Enterprise Project Management
  • Human Resource Management
  • Mobility
  • Support and Services

Udfordringen
  • Development
  • Document and Records Management
  • Personal Productivity

Languages
Polish

Partner(e)
Alior Bank & Ericpol