Publiceret: 3/2/2012
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AURIS IT Consult GmbH Zusammen bringen, was zusammen gehört

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* Die einzelnen Features von TeamPlay sind nicht spektakulär. Aber wenn man alles zusammen rechnet, hat man eine reife, offene und umfassende Lösung für das Projektmanagement, die es so am Markt nicht gibt. *

Wolfgang Bräu
CEO
AURIS IT Consult

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Wie TeamPlay das klassische Projektmanagement vom Kopf auf die Füße stellt 

Projektrealität und Projektmanagementpraxis sind in vielen Projekten nur dann zur Deckung zu bringen, wenn man die Arbeitsweise an die Vorgaben der Tools anpasst, die uns eigentlich unterstützen sollen. Die AURIS IT Consult hat sich dieses Dilemma näher angeschaut und ist zu einem Ergebnis gekommen, das naheliegend und überraschend zugleich ist. Denn TeamPlay wurde als offene, modulare und flexibel beziehbare Lösung konzipiert, die unsere Zusammenarbeit in Projekten vom Kopf auf die Füße stellen soll.

Ohne Projekt gibt es keine Aktivitäten. So sieht es die Theorie des Projektmanagements vor, die in einer Chronologie mündet, die für die Praxis bestimmend ist: Zuerst müssen die Kundenstammdaten und das Projekt angelegt sein, bevor man irgendwelche Leistungen erfassen kann. Mit der Projektrealität hat das im Normalfall wenig zu tun, denn da ist man sehr oft allein damit befasst, seine Todo-Listen, die am Schreibtisch landen, abzuarbeiten.

DIE HERAUSFORDERUNG

Diese grundsätzliche Misere war der Ausgangspunkt für Wolfgang Bräu, CEO von AURIS IT Consult, und seinem Team, das Entwicklungsprojekt „TeamPlay“ zu starten: „Man hat das Pferd bislang immer von hinten aufgezäumt. Das wollten wir ändern. Denn es ist einfach nicht einzusehen, dass jeder im Team die Details über die Projektzuordnung und Verrechnungslegung wissen muss, damit er mit seiner Leistungserfassung beginnen kann. Mit TeamPlay kann diese aus jeder konkreten Aufgabe heraus gestartet werden.“

Die zweite Herausforderung bestand darin, ein Tool zu entwickeln, das so unterschiedliche und in der Praxis zugleich so verzahnte Dinge wie Zeit- und Leistungserfassung, Jobverwaltung, Ressourcenplanung, Terminverwaltung bis hin zur Rechnungslegung zusammenbringt – und zwar so, dass die einzelnen Bereiche von einem zentralen Punkt aus angestoßen werden können, wieMaria Tutschek, Marketingleiterin bei AURIS, ergänzt: „Das ist der entscheidende Unterschied zu den bestehenden Lösungen am Markt. Wir gehen von der konkreten Aufgabe aus und haben alles weitere – Leistungserfassung, Terminverwaltung, Jobverwaltung – rundherum und aus einem Guss gebaut. Das heißt, man kann aus der Aktivität heraus natürlich Termine anlegen, man kann aber genauso gut von der anderen Richtung kommen und in einem Projekt die Ressourcen planen, die nicht in Aufgaben gebunden sind, oder beim Kunden wichtige Informationen zur Projektdokumentation und Status aufrufen.“

DIE LÖSUNG

Da die von AURIS IT Consult entwickelte Lösung den ganzen Projektzeitraum – vom Beginn einer Tätigkeit bis zur Rechnungslegung – erfasst, ist sie für alle Unternehmen und Abteilungen interessant, die unterschiedliche Dienstleistungen und Jobs in Projekten zusammenfassen und koordinieren müssen. Hier kann „TeamPlay“, das sowohl On-Premise installiert als auch über die Cloud betrieben werden kann, seine Stärken ausspielen, wie Wolfgang Bräu betont: „Denn das Entscheidende für ein effizientes Projektmanagement ist, dass Aufgaben oder Todos nur einmal und zentral eingegeben werden und dann für die Projektplanung genauso zur Verfügung stehen, wie für die Abarbeitung des Projekts, die Nacherfassung oder die Rechnungslegung.“

Dadurch dass in diesem Entwicklungsprojekt die Cloud von Anfang mitgedacht wurde, war der Sprung in die Cloud erstens ein kleiner und zweitens naheliegend, weil man damit auch lizenztechnisch einer dynamischen Projektpraxis Rechnung trägt. „Leute kommen, Leute gehen. Das ist die Realität in Projekten“, räsoniert Maria Tutschek: „Wenn man da jedes Mal Lizenzen verändern müsste, wäre das kompliziert und nur schwer handhabbar – für den Kunden genauso wie für uns. Wir machen das anders: Bei uns kaufen die Kunden einen Tank von 10 oder 50 oder 100 User-Monaten und wenn dieser leer ist, füllen sie ihn wieder auf. In der Praxis bedeutet das, dass man einfach weniger lang fahren kann, wenn mehr Leute in einem Projekt arbeiten und länger mit den Lizenzen auskommt, wenn das Team kleiner wird.“

DER NUTZEN

Mit „TeamPlay“ beginnt die verrechenbare Arbeit, sobald eine Aufgabe vom Kunden oder vom Projektleiter kommuniziert wird. Zeiterfassung, Terminabstimmung aber auch Protokollierung können direkt aus der Todo-Liste heraus aktiviert werden. Doch damit nicht genug. Denn für die Delegation und Koordination von Aufgaben in Projekten reicht ein Tool nicht aus, egal wie umfassend es konzipiert wurde. Es braucht Verbindungen zu anderen, bestehenden Systemen, wenn man Überlappungen, Overheads und Abstimmungsprobleme ausschließen will.

Vor diesem Hintergrund kommt den TeamPlay Connectoren und hier vor allem dem Exchange-Connector eine entscheidende Bedeutung zu. Dass es mit dem Exchange Connector erst richtig spannend wird, lässt sich exemplarisch am neuen Besprechungsmodul zeigen, das seit kurzem verfügbar ist. Denn dieses kann nicht nur zur Protokollerstellung und durch seine direkte Verbindung ins Tracking-System auch zur Festlegung und Zuordnung von konkreten Maßnahmen und Aufgaben verwendet werden; selbst mehrere Terminoptionen lassen sich mit großem Komfort abgleichen und fixieren.

Dazu Wolfgang Bräu, der sich mit TeamPlay selbst das größte Geschenk gemacht zu haben scheint: „In Kombination mit dem Exchange Connector kann unser Tool seine Stärken besonders gut ausspielen. Wenn Sie Exchange als Server für die Termin- und Email-Verwaltung im Einsatz haben, dann können Sie zum Beispiel über das Besprechungsmodul von TeamPlay und die neue Funktionalität zur Terminkoordination drei Terminvorschläge ausschicken, die direkt aber mit Vorbehalt in Ihrem Outlook-Kalender gebucht werden. Sobald ein Termin zustande gekommen ist, werden die Optionen automatisch gelöscht und der tatsächlich fixierte Endtermin bleibt im Kalender. Das heißt, dass Ihr Kalender immer mit allen laufenden Terminen und optional auch mit Aufgaben, Milestones und Deadlines versorgt wird, die er von TeamPlay bezieht und abgleicht.“

Wie tief die Integration geht, zeigt, dass auch Deadlines, Milestones, Tasks und sogar Urlaubs- oder Zeitausgleichstage, die in TeamPlay genehmigt wurden, im Outlook-Kalender angezeigt werden können; oder das integrierte Issue Tracking, mit dem bei Service-Level-Agreements dafür gesorgt werden kann, dass jedes einkommende Mail von einem bestimmten Absender sofort als Ticket und somit als Task in TeamPlay angelegt wird.

Weitere Anbindungen bzw. Erweiterungen ergeben sich durch den Project Server Connector und den SharePoint Server Connector, der für ein transparentes und durchgehendes Dokumentenmanagement sorgt. Stichwort „durchgehend“: TeamPlay ist zurzeit für Windows, Mac und Windows Phone 7 verfügbar. Die Anbindungen für iPads, Androids und iPhones werden in Kürze folgen, damit so essentielle Dinge wie Zeiterfassung, Terminkoordination und Projektdokumentation auch von jedem mobilen Arbeitsplatz aus ab- und aufgerufen werden können.

Diese Fallstudie dient ausschließlich Informationszwecken. MICROSOFT GIBT IN DIESER ZUSAMMENFASSUNG KEINE AUSDRÜCKLICHEN ODER STILLSCHWEIGENDEN GARANTIEN AB.

Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
28 medarbejdere

Software & Services
  • Microsoft Silverlight
  • Microsoft Azure

Industri(er)
IT Services

Land
Austria

Languages
German