Publiceret: 3/15/2013
Visninger: 31
Bedøm casen:

AAA Auto, a. s. SAM audit pomohl AAA Auto k efektivnějšímu nakládání s licencemi i k rozvoji nových technologií

Řešení

Zjištění stavu aktuálně používaného softwaru

Celý projekt byl rozdělen do dvou fází. První fáze, provedení auditu softwaru, trvala 3 měsíce. Cílem softwarového auditu bylo ověření toho, že firma používá pouze takový software, který je schopna doložit nabývacím dokladem. Výsledek auditu prokázal, že firma vzhledem k předchozímu snižování počtu zaměstnanců má více licencí, než skutečně využívá. Softwarový audit navíc přesně zmapoval, které konkrétní licence nejsou využity vůbec. Při kontrole nabývacích dokladů bylo zjištěno, že ne všechny splňovaly potřebné náležitosti. Proto společnost AAA Auto, ve spolupráci s DNS, požádala vybrané dodavatele software o potřebnou nápravu.

Detailní analýza přinesla změnu způsobu nakládání se software

Cílem druhé fáze projektu byla optimalizace využití licencí a kompletace všech podkladů pro zajištění plné připravenosti pro případnou externí kontrolu nebo softwarový audit iniciovaný například některým z dodavatelů. Výsledkem této fáze byly změny v procesech nakládání s licencemi na software. Došlo k vydefinování jednotlivých skupin uživatelů a aplikací, které tito definovaní uživatelé ke své práci nezbytně potřebují. V praxi to znamenalo, že byl vytvořen seznam používaného software pro jednotlivé role, oddělení a provozy. V rámci procesu optimalizace byly vydány také interní směrnice stanovující způsob schvalování a administrace požadavků na instalaci nového softwaru a zakazující uživatelům instalovat nepovolený software bez vědomí a souhlasu IT oddělení.

SAM audit nastavil i nový směr rozvoje serverového software

Samostatnou kapitolou SAM auditu byl serverový software. Řada serverových produktů totiž umožňuje volit mezi různými modely licencování – např. licence na server, na procesor, ale také třeba na uživatele anebo na zařízení. To se týkalo i poštovního serveru Exchange, který AAA Auto mělo licencován na konkrétní počet zařízení. Uživatelé tak mohli ke své elektronické poště přistupovat obvykle jen z jednoho počítače. Pokud by nějaký uživatel chtěl využívat i mobilního přístupu k elektronické poště, kontaktům, kalendáři a úkolům, musela by firma pro něj pořídit další licenci. V rámci rozvoje podpory mobilních technologií, i rozhodnutí o tom, že zaměstnanci budou moci využívat své vlastní mobilní telefony, tablety a notebooky (BYOD – Bring Your Own Device), došlo také po konzultaci s DNS ke změně licencování Exchange Serveru na platbu za uživatele a nikoliv za zařízení. Díky tomu teď mohou zaměstnanci AAA Auto přistupovat ke své poště nejen z firemního počítače, ale také třeba z vlastního notebooku, mobilního telefonu, tabletu, atd. bez dodatečných nákladů na licence pro tato zařízení. Optimalizací využití licencí prošly také serverové operační systémy. Firma tak na radu DNS při rozšiřování své serverové infrastruktury raději několik týdnů počkala, aby mohla nasadit nový Windows Server 2012 Data Center, který byl pro ni nejen technologicky lepší, ale také licenčně výhodnější než původně zamýšlený nákup Windows Server 2008.

Přínosy

SAM audit připravil firmu na náhlé audity i Due Diligence

Na konci září 2012 byl audit software, včetně všech souvisejících procesních změn úspěšně dokončen. Výsledkem tohoto projektu je, že AAA Auto má provedenou kompletaci nabývacích dokladů na veškerý používaný software. Všechny doklady splňují veškeré zákonné náležitosti, všechna licenční čísla na nabývacích dokladech odpovídají licenčním číslům uvedeným u jednotlivých nainstalovaných programů a firma má jasný přehled o tom, kde se která licence software nachází. Firma je tímto připravena kdykoliv doložit legální nabytí používaného software ať už finančnímu úřadu, výrobci softwaru anebo třeba i v rámci Due Diligence. Kdykoliv v budoucnu tak IT oddělení stačí jen předat auditorům připravenou složku a nemusí už ad hoc dohledávat jakékoliv podklady. V rámci tohoto procesu také došlo k zavedení jednotného centrálního nákupu a správy softwarového majetku. Nelze také opomenout efektivnější využívání licencí díky nastavení výhodnějších licenčních programů a také prohloubení vztahů s klíčovými dodavateli software jako je například společnost Microsoft. Součástí provedených změn bylo i nastavení požadavků na formu a obsah dokladů o nabytí software vystavovaných dodavateli tak, aby nabývací doklady k nově zakoupenému softwaru vždy obsahovaly všechny potřebné údaje v požadované formě.

Díky SAM auditu je možné přesné plánování nákladů na IT

Díky všem těmto změnám tak nyní může IT oddělení naprosto přesně připravovat budoucí rozpočty na nákup software. Firma nyní dokáže například přesně plánovat potřebné investice při otevírání nových poboček. V okamžiku, kdy má IT oddělení k dispozici informaci o počtu zamýšlených zaměstnanců na jednotlivých pozicích v nově plánované pobočce, dokáže naprosto přesně říct, které stávající volné licence zde může uplatnit, které licence a na jaké produkty bude potřeba dokoupit a kolik tedy bude otevření dané pobočky po stránce nákladů na IT firmu stát.

Hlavní přínosy řešení:

  • Kompletace a doplnění všech nabývacích dokladů k software

  • Optimalizace využití licencí pro jednotlivé role a skupiny zaměstnanců

  • Změna licencování některých serverových produktů umožnila další rozvoj a podporu mobility zaměstnanců

  • Nastavení jednotného procesu schvalování, nákupu a evidence software

  • Centralizace nákupu licencí na software pro všechny společnosti holdingu

  • Nastavení výhodnějších licenčních programů

  • Získání vyššího stupně podpory při rozvoji IT infrastruktury od společnosti Microsoft

Løsningen - kort fortalt



Organisations størrelse
1500 medarbejdere

Organisationsprofil
Společnost AAA Auto patří mezi největší prodejce ojetých vozů v Evropě. V předchozích letech zaměstnávala firma až 3800 zaměstnanců. V důsledku krize počet zaměstnanců i poboček výrazněji poklesl, aby opět v roce 2012 začal růst. Právě v tomto roce do společnosti nastoupil také nový CIO, který se rozhodl provést ve firmě Software Asset Management audit, aby měl kompletní podklady pro plánování dalšího rozvoje IT v souladu se strategickými plány společnosti.

Software & Services
  • Unspecified Product
  • Software + Services

Industri(er)
IT Services

Land
Czech Republic

Udfordringen
  • Asset Management
  • Software + Services

Languages
Czech

Partner(e)
DNS a.s.