International vidensdeling med Microsoft

Løsningen - kort fortalt Kundeprofil Sparinvest er en uafhængig udbyder af langsigtede og stabile investeringsprodukter i Danmark og resten af Europa. Kapital-forvaltningshuset forvalter kapital for over 125 mia. kr. og har en bred kundeportefølje, der bl.a. inkluderer pengeinstitutter og institutionelle investorer. Virksomheden har en bred aktionærkreds bestående af bl.a. lokale pengeinstitutter, forsikrings-selskaber, pensionsselskaber og investeringsforeningen Sparinvest. Sparinvest har 130 medarbejdere og kontorer på fem lokationer i Danmark, Tyskland, Frankrig og Luxembourg. Situationen En uoverskuelig og decentral registreringsproces gjorde det besværligt at danne sig et overblik over engagementer og kontaktpersoner hos kunder og samarbejdspartnere. Løsningen En kombination af Microsoft Dynamics CRM 3.0 og Microsoft Office Sharepoint Server 2007 sikrede let adgang til registrering og deling af relevante kundedata og dokumenter. Fordele • Fælles adgang til data via Internet Explorer • Enkel og standardiseret registrering af kundedata i CRM-modulet • Mulighed for deling af relevante data med samarbejdspartnere • Sikring af forretningskritisk vidensdeling på tværs af geografisk lokationer Software og Services • Microsoft Dynamics CRM 3.0 • Microsoft Office Sharepoint Server 2007 • Microsoft SQL Server 2005 Partner • Itera Consulting Group

Virksomheden

De seneste år har været gode ved Sparinvest, og først på efteråret 2007 forvaltede kapitalforvaltningshuset værdier for mere end 125 milliarder kroner for blandt andet pengeinstitutter og institutionelle investorer i ind- og udland.

Samtidig voksede antallet af Sparinvest-medarbejdere fra 30 i 2004 til nu 130 fordelt på fem lokationer i Danmark, Tyskland, Luxembourg og Frankrig.

Udfordringen

“Nu kan vi via en ganske almindelig webbrowser se alle informationer om de enkelte kunder og ved hjælp af direkte links hente data om engage-menter, tilsendte materialer og så videre fra CRM-systemet. Det sparer vanvittigt meget tid i dagligdagen, og vi er blevet langt mindre afhængige af, at bestemte medarbejdere skal foretage dataudtræk for deres kolleger.” Jan Christiansen Underdirektør og       it-chef Sparinvest

Men væksten gav også hurtigt udfordringer i det daglige arbejde. Først og fremmest gjorde det stigende antal medarbejdere over nu fem lokationer det umuligt at fortsætte fortidens arbejdsgang, hvor medarbejdere selv videregav viden om kunder og operationer til deres kolleger på need-to-know basis.

”Det er bare ikke særlig praktisk, når der er så mange ansatte på tværs af Europa,” forklarer Jan Christiansen, underdirektør og it-chef i Sparinvest.

”Ganske vist gemte vi alle kundeinformationer mere eller mindre centralt i diverse Excel-ark. Men i den situation var det reelt komplet umuligt at lave fælles standarder for, hvordan vi registrerede informationerne. Derfor endte det altid med, at du måtte bede dem, der sidst havde registreret informationer, om hjælp til at trække data, hvis du skulle til et kundemøde. Hvilket ret beset var både langsommeligt og enormt irriterende for alle parter,” konstaterer Jan Christensen.

Den eksisterende situation hindrede således reelt, at man på tværs af Sparinvest var i stand til at dele helt basale informationer om eksempelvis kundekontakter, engagementer og igangværende projekter på en struktureret og effektiv facon.

Løsningen

Sparinvest havde anvendt første version af Microsoft CRM siden januar 2004. Med opgraderingen til Microsoft Dynamics CRM 3.0 i december 2005 blev det imidlertid også muligt for kapitalforvaltningshuset at integrere kundeoplysninger fra CRM med øvrige forretningsdata via en webportal. Webportalen er baseret på Microsoft Office Sharepoint Server 2007.

”Samtidig har vi implementeret fælles kunde-identiteter på tværs af hele vores datamodel, og så begynder det virkelig at give mening for den enkelte medarbejder at anvende systemet,” siger Jan Christiansen.

”Nu kan vi via en ganske almindelig webbrowser se alle informationer om de enkelte kunder og ved hjælp af direkte links hente data om engagementer, tilsendte materialer og så videre fra CRM-systemet. Det sparer vanvittigt meget tid i dagligdagen, og vi er blevet langt mindre afhængige af, at bestemte medarbejdere skal foretage dataudtræk for deres kolleger,” siger Jan Christiansen. Alt i alt har systemet skabt en mere gennemsigtig og effektiv organisation, mener han.

Fordele

I dag kan medarbejdere i Sparinvest uden videre trække de informationer om virksomhedens ca. 550 professionelle kunder, som andre kolleger har gemt. Alt sammen via en helt almindelig webbrowser. Det er en stor fordel, eftersom Sparinvest ofte har mange forskellige indgange til hver enkelt af de kunder, der køber eller formidler Sparinvests forskellige investeringsfonde – typisk pengeinstitutter og institutionelle investorer.

Det nye system giver medarbejderne mulighed for let at opdatere kundeinformationer løbende. Samtidig kan Sparinvest formidle relevante dele af datasættet til eksterne samarbejdspartnere via et Internet Explorer-browservindue – for eksempel i forbindelse med projektsamarbejdsaftaler.

”Faktisk er det først nu, hvor man kan finde og sammenholde informationerne, at det virkelig har en effekt for den enkelte medarbejder. Nu kan alle dagligt se helt konkrete fordele ved at anvende og opdatere systemet, hvilket reelt betyder, at det også sker i langt højere grad,” siger Jan Christiansen.

Sparinvest er i dag tættere på ledelsens vision om effektiv vidensdeling end nogensinde, og alligevel går ambitionerne videre endnu. I dag er det ikke længere systemerne, der sætter grænser, men det tager tid at indføre nye arbejdsprocesser i en virksomhed.

”Allerede i dag giver løsningen os mange flere muligheder end vi anvender, og der er stadig et stykke arbejde at gøre, før alle er med på vognen,” siger Jan Christiansen.

”Vi er afgjort på rette vej, og næste skridt er at vi gemmer indtjeningsdata i CRM-systemet om hver enkelt kunde. De data skal efterfølgende kunne trækkes ud af datavarehuset som standardrapporter, og det bliver rigtig interessant – også rent forretningsmæssigt.”

Toppen af siden