SAM trin 3: Gennemgå regler og procedurer

At etablere og efterleve gode regler og procedurer for brug af software og licenser er en vigtig del af hele Software Asset Management processen. Klik nedenfor og begynd træningen.

Note: Filstørrelse er 350KB. Kræver Flash Player 6 .

Det er vigtigt, at din virksomhed har nedenstående regler og procedurer på plads. Hvis du allerede har dokumenter som disse, er det måske en idé på nuværende tidspunkt at gennemgå og eventuelt opdatere dem.

Softwareanskaffelsespolitik

Ofte bestiller forskellige afdelinger ubevidst de samme softwareprogrammer. Ved at centralisere softwareindkøbet kan din virksomhed spare penge, da I herved får mulighed for at drage fordel af volumenlicensrabatter.

Et centraliseret softwareanskaffelsessystem kan også hjælpe din virksomhed med at:

  • Være organiseret ved at have alle licenser og aftaler samlet på et sted
  • Reducere omkostninger ved at anskaffe den rigtige type licenser
  • Fordele ressourcer effektivt ved let at kunne sammenligne software budgettet med det reelle forbrug
  • Maksimere softwareværdier ved potentielt at kunne genanvende software også i andre afdelinger*

*Vær opmærksom på licensreglerne i din licensaftale, før du overfører software til andre maskiner.

Din softwareanskaffelsespolitik kan være med til at opnå disse mål ved at imødekomme følgende politikker:

  • At udvise ansvarlighed i forbindelse med anskaffelse af ny software samt føre kontrol
  • Anskaffe software udelukkende fra velrenommerede forhandlere
  • Opbevare licensinformation og licensbeviser (originale cd'er, ægthedsbevis (COA-bevis), slutbrugerlicensaftale, originale brugermanualer, og kvittering for købet) på et centralt og forsvarligt sted
  • Opdatere oversigten over softwarebeholdningen jævnligt for at sikre korrekt licensering.

Nedenfor kan du donwloade en skabelon, der kan hjælpe dig med at udarbejde din virksomheds softwareanskaffelsespolitik.


Relaterede dokumenter til download:

Procedure for software nyanskaffelser

For at sikre, at ny software bliver tilføjet virksomhedens opgørelse over softwarebeholdningen, kan du udarbejde nogle procedurer, som medarbejderne skal følge, når den nye software ankommer.

Procedurerne kan dække:

  • Opbevaring af original dokumentation samt kvittering for modtagelse
  • Opbevaring af original indpakning og medie
  • Opdatering af softwarebeholdningsrapport eller database

Proceduren for nyanskaffelser er ofte overset, men det er den letteste måde at sikre at opgørelsen over softwarebeholdningen forbliver korrekt og nøjagtig. Det hjælper din virksomhed til at undgå at miste penge ved at købe software, du allerede ejer.

Relaterede dokumenter til download:

Software brugerpolitik

Software brugerpolitikken skal fastsætte din virksomheds regler for downloading, installering og brug af softwareprogrammer.

Her er nogle punkter, der kan indgå:

  • Gennemgang af regler og betingelser for hver enkelt licens for at sikre korrekt brug
  • Proces for autorisering af softwareinstallationer (for eksempel ved at udnævne en person til at udføre alle softwareinstallationer)
  • Kontrol af al internet- og download aktiviteter
  • Opbevar regler og betingelser på et let tilgængeligt sted, hvor alle medarbejdere kan få adgang

Det er vigtigt, at alle medarbejdere modtager et eksemplar af softwarebrugerpolitikken og forstår, hvad de må og ikke må gøre med virksomhedens software og hardware. På den måde kan du holde din virksomhed fri for vira, reducere antallet af supportopkald samt holde din virksomheds opgørelse over softwarebeholdningen opdateret.

Relaterede dokumenter til download:

Software katastrofegendannelsesplan

Det er vigtigt at være forberedt på, at det værst tænkelige kan ske. En katastrofe gendannelsesplan indeholder procedurer, som din virksomhed kan følge, hvis katastrofen rammer.

Din katastrofegendannelsesplan bør indeholde information om beskyttelse og gendannelse af dine systemer og software. Følgende emner kan indgå:

  • Foretag jævnligt back-up af systemerne og send kopier til opbevaring udenfor virksomheden
  • Opbevar back-up kopier af alle software cd'er enten i et aflåst vand- og brandsikkert skab eller udenfor virksomheden
  • Opbevar al licensdokumentation enten i et aflåst vand- og brandsikkert skab eller udenfor virksomheden. (Hvis du ønsker at beholde licensdokumentation i virksomheden, bør du tage kopier og opbevare originalerne udenfor virksomheden)

Ved at sikre ovenstående procedurer ved du præcis, hvordan du skal forholde dig, hvis det utænkelige sker. Det er en vigtig sikkerhedsforanstaltning, der vil vise sig uvurderlig, hvis behovet opstår.

Relaterede dokumenter til download:

-

**
**
**
**