Kort vej til informationerne med Microsoft Windows Desktop Search

Løsningen - kort fortalt Kundeprofil Danish Crown er Europas største og verdens næststørste svineslagteri med produktionsfaciliteter i Danmark, Tyskland, Storbritannien og Polen. Koncernen har hovedsæde i Randers og beskæftiger ca. 25.000 ansatte, har 15.000 andelshavere og omsatte i 2005/2006 for 48,5 mia. kr. Årligt slagtes 373.000 kreaturer og 19,5 mio. svin, heraf 2 mio. i udlandet. Situationen Den ustrukturerede information er eksempelvis dokumentation for systemer og arbejdsgange samt korrespondance i form af mails, breve og dokumenter. Løsningen Microsoft Windows Desktop Search, Microsoft Windows Desktop Search for Enterprises, Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 og Microsoft Office SharePoint Server 2007 Fordele • Nem og hurtig søgning i mails og dokumenter • Mulighed for mere effektivt samarbejde • Reducering af spildtid ifm. søgninger • Mulighed for styring af brugerrettigheder • Mulighed for effektiv indeksering, der sikrer hurtigere søgninger • Viden sikres internt i huset • Fuld integration med Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software og Services • Microsoft Windows Desktop Search • Microsoft Windows Desktop Search for Enterprises • Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 • Microsoft Office SharePoint Server 2007 Partner • NNIT A/S

Virksomheden

Danish Crown er Europas største og verdens næststørste svineslagteri med produktionsfaciliteter i Danmark, Tyskland, Storbritannien og Polen. Koncernen har hovedsæde i Randers og beskæftiger ca. 25.000 ansatte, har 15.000 andelshavere og omsatte i 2005/2006 for 48,5 mia. kr. Årligt slagtes 373.000 kreaturer og 19,5 mio. svin, heraf 2 mio. i udlandet.

Udfordringen

I it-afdelingen hos Danish Crown-koncernen bliver der skelnet mellem to former for information, som kendetegner virksomhedens arbejdsflow: struktureret og ustruktureret information. Førstnævnte er information, som omhandler produktions- og økonomidata, eksempelvis akkordaflønninger og indkøb. Den type information er oftest placeret i allerede etablerede systemer til formålet.

Den ustrukturerede information er eksempelvis dokumentation for systemer og arbejdsgange samt korrespondance i form af mails, breve og dokumenter. ”Den ustrukturerede information ligger i offentlige mapper, men vi finder den også ofte på personlige drev hos enkeltpersoner,” fortæller Jens Erik Jensen, der er afdelingsleder for den centrale it-afdeling og ansvarlig for 3.400 administrative arbejdspladser i ind- og udland. Han fortsætter: ”Vi oplever en stigende mængde og kompleksitet i den ustrukturerede information, som varetages af vidensarbejdere, og vores problem er, at det ikke er fysisk muligt at revidere alle eksisterende dokumenter og mails – og derefter foretage en struktureret arkivering.”

Hos Danish Crown har man derfor sat sig for at starte med struktureret arkivering af al ny information, også selv om ”der altid er nogen, der ikke kan finde det, de leder efter,” fortæller Jens Erik Jensen med et smil på læben. ”Visionen er at vi skal kunne finde ny såvel som eksisterende dokumentation – og måden at gøre det på er dels via strukturering, men også ved at øge dokumentationens søgbarhed.” Sidstnævnte sørger Microsoft Windows Desktop Search for ved at indeksere de filer og mapper, der er på brugerens computer.

Vores overordnede mål er jo viden – og i første omgang at være i stand til at finde den viden, man allerede har, og her indfrier Windows Desktop Search og Sharepoint forventningerne. Tilbagemeldingerne har været meget begejstrede, og vi kan se, at søgefunktionen hjælper mange af vores vidensarbejdere med deres mail- og brevkorrespondance. I sidste ende er vores ønske, at man skal kunne søge på tværs af alt – lige fra et helt banalt rekvisitionsnummer til et mere kompliceret informationsønske. Jens Erik Jensen it-afdelingsleder Danish Crown

Løsningen

Netop derfor har Danish Crown kastet blikket på Microsoft Office SharePoint Server 2007 for Search og i særdeleshed søgefunktionaliteten Microsoft Desktop Search, der komplimenterer Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 og Office SharePoint Server 2007. Microsoft Windows Desktop Search kan sættes op til indeksering og søgning i både mails og personlige drev, og på nuværende tidspunkt anvendes søgefunktionen af 90 superbrugere hos Danish Crown, men Jens Erik Jensen ser frem til en større udrulning til 3000 brugere inden sommerferien.

”For os som produktionsvirksomhed giver SharePoint os i bund og grund nogle muligheder, som ikke kan skabes ud fra en traditionel filstruktur. Vi har jo en stor kommunikationsflade med aftagere og leverandører, og via funktionaliteterne i SharePoint er vi sikre på at kunne kommunikere med vores partnere over hele verden,” fortæller Jens Erik Jensen, der fortæller, at Danish Crown opgraderer til SharePoint Server 2007 inden for kort tid: ”Vi er et traditionelt Microsoft-baseret hus, og det er på den led helt naturligt for os at følge med den nye udgave af SharePoint”.

Ligeledes vil Danish Crown i løbet af et halvt år begynde opsætningen af Microsoft Windows Desktop Search for Enterprises, der skal køre på SharePoint Server 2007. Enterprise Search muliggør bl.a. søgning på tværs af netværksdrev, filbiblioteker og websider.

Fra en sikkerhedsmæssig betragtning sætter it-afdelingslederen også pris på muligheden for at styre brugernes rettigheder via Group Policies – en funktionalitet der gør det muligt at begrænse og tildele rettigheder, hvilket er nødvendigt på grund af brugernes varierende kvalifikationer.

”Vores overordnede mål er jo viden – og i første omgang at være i stand til at finde den viden, man allerede har, og her indfrier Windows Desktop Search og SharePoint Server forventningerne. Tilbagemeldingerne har været meget begejstrede, og vi kan se, at søgefunktionen hjælper mange af vores vidensarbejdere med deres mail- og brevkorrespondance. I sidste ende er vores ønske, at man skal kunne søge på tværs af alt – lige fra et helt banalt rekvisitionsnummer til et mere kompliceret informationsønske.

Fordele

Toppen af siden