SDC bevarer overblikket over kæmpe projekt

Løsningen - kort fortalt Kundeprofil SDC står for drift og udvikling af IT-systemer til den finansielle sektor. Kundelisten omfatter 154 pengeinstitutter. Virksomheden har 280 medarbejdere og havde i 2005 en omsætning på 657 millioner kroner. Situationen Svenske Cerdo Bankpartner AB flytter IT-drift og udvikling over til SDC. Arbejdet med at konvertere data begyndte i maj 2006 og slutter november. Projektet tager i alt 200.000 mandetimer og omfatter mange delprojekter, og da SDC har givet en fast pris på konverteringen, skal projektet planlægges og følges meget nøje. Løsningen Projektet bliver styret ved hjælp af Microsoft Office Project Server. Alle del-projekter arbejder efter nogle milepæle som skal overholdes og med nøje tidsregistrering, som følges i klienten Microsoft Office Project Professional, samt ved udtræk af informationsrige grafer. Til registreringe af tid og fremdrift anvender brugerne Project Web Acces, der på individuel basis giver online adgang til Microsoft Project Server. Her kan ledelsen se real time rapporter, ressourceejerne kan danne sig et overblik over ressourcebelastning- og kapacitet i forhold til kørende og fremtidige projekter, og deltagerne har blandt andet adgang til deres opgavelister, risici og projektrum. Som et ekstra redskab benyttes metoden Earned Value Management, der giver et tydeligt billede af sammenhængen mellem tidsforbruget og fremdriften i projektet. Fordele • Nem ledelsesrapportering • Let at følge projektets status gennem Earned Value Management – én graf viser projektets status • Overblik over hele projektporteføljen • Overblik over fremtidig ressourcestyring • Overblik for projektledere om status på deres egen leverance • Systemet gør opmærksom på forsinkelser i leverancer • Alle kan følge projektets milepæle Software og Services • Microsoft Office Project Server • Microsoft Office Project Professional Partner • EPMpartner

Virksomheden

SDC Udvikling A/S er et systemudviklinghus, der udvikler IT-systemer til den finansielle sektor. Kundekredsen består af mere end 150 banker og sparekasser, og koncernen omfatter også SDC Drift A/S, der er ansvarlig for driften af de systemer, kunderne benytter.

Udfordringen

SDC er i gang med at flytte drift og udvikling af IT-systemerne hos svenske Cerdo Bankpartner AB over på SDC’s danske platform. Projektet involverer 270 personer og en masse delprojekter, og da SDC samtidig har indgået en fastpris-aftale, er det uhyre vigtigt, at tidsplanen ikke skrider. For at bevare overblikket og sikre, at tidsplanen bliver overholdt, har SDC valgt en løsning baseret på Microsoft Project Server kombineret med metoden Earned Value Management (EVM), som er en metode til at måle, hvordan effekten af arbejdet i et projekt skrider frem i forhold til den tid, der er brugt på det.

Løsningen blev valgt på baggrund af gode erfaringer fra et tidligere projekt med at konvertere data fra 80 norske banker.

”Det var et endnu større projekt på over 400.000 arbejdstimer, og vi havde rigtige gode erfaringer med at styre det i Project Server. Nu har vi taget hul på de svenske banker, og godt nok er projektet lidt mindre, men til gengæld sætter vi ambitionen højere. Nu skal vi bevare overblikket på alle estimater, så vi fokuserer meget på, at alle styrer deres tidsforbrug i Project-serveren. Det giver nemlig et fantastisk overblik, og vi bliver hele tiden bedre til at estimere det fremtidige ressourceforbrug,” siger Kenneth Schørring, der er konsulent fra virksomheden IPTeams A/S og hyret ind som projektchef.

Cerdo Bankpartner AB er et fælles selskab for de to svenske banker Sparbanken Finn og Sparbanken Gripen, der tilsammen har 200.000 kunder og 500 ansatte fordelt på 31 filialer. Opgaven med at konvertere deres data forventes at løbe over en periode på halvandet år.

For mig er løsningen et sikkerhedsnet under projektet. Den holder sammen på det og minimerer risikoen for tidsmæssige og økonomiske overskridelser. Serveren kan sætte en overordnet kurs for projektet, fordi den giver projektlederne mulighed for at fokusere på de fremadrettede visioner og planer og samtidig bevare tæt, operationel kontrol helt ned på ugeniveau Kenneth Schørring projektchef SDC Udvikling

Løsningen

Projektdeltagerne er fordelt i Danmark og Sverige, og selv om opgaven både er spredt geografisk og på mange delprojekter, gør løsningen med Project Server det nemt at styre. Deltagerne tildeles forskellige roller, og benytter løsningen både som samarbejdsplatform og til at kommunikere om viden og fremdrift i projektet.

Tidsregistreringen i Project Server er et væsentligt parameter for, at overblikket bevares. I praksis foregår det gennem Project Web Acces, hvor hver deltager får sin egen opgaveliste og registrerer tidsforbrug og fremdrift. Registreringen følges i Office Project Professional og er nødvendig for, at Kenneth Schørring og projektlederne kan få noget ud af at bruge EVM.

”Hvis man kører fast pris, som vi gør, er det yderst relevant at sikre sig, at tidsforbruget også fører til en effekt i projektet, og til at se om projektet følger planen. Vi bruger det også til forecast, så vi kan se, hvor projektet lander, hvis det fortsætter, som det kører lige nu, og vi får lynhurtigt besked, hvis der bare er den mindste afvigelse fra planen,” siger Kenneth Schørring.

EVM er integreret i Project Server-løsningen, og danner nogle grafer, som meget hurtigt giver et visuelt overblik over projektets status. For projektlederne er det dermed nemt hele tiden at følge status på deres egne projekter, og for selve ledelsen er graferne et godt værktøj til at sikre, at alle dele af projektet skrider planmæssigt frem. Uden Project Server havde det været en meget tidskrævende opgave at bevare overblikket over de mange del-projekter, som det samlede projekt består af.

”Flere af del-projekterne har ret komplekse referenceforhold, fordi nogle dele er outsourcet videre ud. Vi styrer hele projektet ved hjælp af særlige milepæle, som de forskellige parter skal overholde, og ud for hver milepæl er der en lille pædagogisk lampe, der lyser rødt, gult eller grønt afhængig af, hvordan det går,” siger Kenneth Schørring.

Fordele

Overblik over alle afkroge af projektet er essentielt, når man som Kenneth Schørring sidder på toppen af pyramiden og skal kunne følge med i, at alle delprojekter holder planen. Project Server giver ham overblik over hele projektporteføljen, og ved hjælp af den får han også overblik over, hvor mange ressourcer han har brug for fremover.

”For mig er løsningen et sikkerhedsnet under projektet. Den holder sammen på det og minimerer risikoen for tidsmæssige og økonomiske overskridelser. Serveren kan sætte en overordnet kurs for projektet, fordi den giver projektlederne mulighed for at fokusere på de fremadrettede visioner og planer og samtidig bevare tæt, operationel kontrol helt ned på ugeniveau,” siger projektchefen.

Så det er langt fra kun Kenneth Schørring, der nyder godt af fordelene ved det overblik, Project Server giver.

”Projektlederne får et værktøj til at styre deres opgaver og til at planlægge, hvordan ressourcesituationen ser ud i fremtiden. Samtidig har det givet dem meget bedre styr på rapporteringen, og det giver en effekt hele vejen op i systemet,” siger Kenneth Schørring.

Så længe tidsregistreringen bliver overholdt får ledelsen nemlig helt nøjagtige rapporter om projektets status, og sammenkædningen med Earned Value Management betyder, at ledelsen sparer tid på at afkode rapporterne.

”Ledelsen gider ikke se komplekse beregninger. Med EVM afslører én eneste graf stort set alt om projektet, og det er bragt til et niveau, hvor andre let kan overskue og forstå det. Ledelsesmæssigt er det pærelet at overskue, og for projektlederne er grafen en indikator for, om de er på vej ud, hvor de ikke skal være – eller bare ikke har været gode nok til at registrere deres tid,” siger Kenneth Schørring.

Toppen af siden