Fremtidssikker kontorplatform i Solrød Kommune

Løsningen - kort fortalt Kundeprofil Solrød Kommune har knap 21.000 indbyggere og 1.100 ansatte. Kommunen ligger små 30 kilometer syd for København. Situationen Eksisterende kontorsoftware var inkompatibel med kommende løsning til håndtering af ESDH (Elektronisk Dokumenthåndtering) og gjorde det tillige svært at implementere mere effektive arbejdsrutiner. Løsningen Microsoft Office 2007 implementeret via Microsoft Systems Management Server 2003 og med tilhørende Microsoft Exchange Server 2007 havde kommunen en sammenhængende, brugervenlig og alsidig kontorinfrastruktur. Fordele • Let anvendelse og kort tilvænningsperiode til ny Office-brugergrænseflade • Stor tilfredshed med forbedret funktionalitet på brugerniveau • Microsoft System Management Server sikrede hurtig og smertefri implementering af Microsoft Office System 2007 • Microsoft Exchange Server 2007 sikrer mere stabil arbejdsplatform for alle medarbejdere og mulighed for en større grad af mobilitet for udvalgte brugergrupper Software og Services • Microsoft Office 2007 • Microsoft Exchange Server 2007 • Microsoft Systems Management Server 2003 Partner • Installers (implementering af Microsoft Systems Management Server 2003 samt Microsoft Office 2007) • Siemens (implementering af Microsoft Exchange Server 2007)

Virksomheden

I folkemunde er Solrød nok mere kendt for at have lagt navn til en Gasolin’-sang end for sit lille stykke urskov og fem maleriske middelalderlandsbyer. Men med blot 30 motorvejskilometer til København og en beliggenhed ud til Køge Bugt, har den lille forstadskommune ingen problemer med at tiltrække ressourcestærke familier. Og kommunen gør da også sit for at give sine 1.100 ansatte de it-værktøjer, der gør dem rustet til at assistere borgerne med stort og småt.

– For eksempel besluttede ledelsen allerede i 2005 at gøre en målrettet indsats for at opgradere de ansattes forståelse for og anvendelse af it, forklarer it-medarbejder Jørgen Jansen, Solrød Kommune. Denne vision harmonerede imidlertid ikke særlig godt med, at de ansatte måtte leve med Microsofts bedagede Office 2000-pakke – og at selvsamme software var begyndt at hæmme effektiviteten.

Udfordringen

– Vi fik jævnligt forespørgsler fra kolleger, der ville anvende en eller anden smart Excel-funktion, som de kendte fra en nyere kontorpakke på deres private pc, men som Office 2000 ganske enkelt ikke understøttede. Derfor var de nødt til fortsat at gøre tingene på den ”gamle” måde, når de var på arbejde, og den slags opmuntrer jo ikke ligefrem til nytænkning og forøget produktivitet, supplerer it-medarbejder Nicoline Johannesen.

Endnu mere afgørende var det imidlertid, at kommunen i 2008 ville begynde at anvende et system til elektronisk dokumenthåndtering (ESDH), og så blev man som minimum nødt til at opgradere til Microsoft Office 2003. Hvilket da også blev grundigt overvejet.

– På den anden side havde Microsoft jo lanceret Office 2007, der kunne alt det, vi havde brug for og meget mere. Men selv om vi helst ville vælge et system med den længst mulige levetid, så havde vi heller ikke lyst til at vælge det nyeste pr. automatpilot og få en række børnesygdomme med i købet, siger Jørgen Jansen.

Realistisk regnede vi med, der kom ekstra pres på helpdesken efter implementeringen af Office 2007, fordi nogle ville have vanskeligheder med den nye grænseflade. Men det skete faktisk ikke. Og nu, tre måneder efter udrulningen fortæller kollegerne, at de har svært ved at huske, hvordan det gamle system egentlig hang sammen. Det er for mig at se næsten det vigtigste vidnesbyrd om, hvor nemt Office 2007 har været at vænne sig til Jørgen Jansen it-medarbejder Solrød Kommune

Løsningen

Så for at være sikre på, at det nye kontorsystem fungerede efter hensigten, gav it-afdelingen de tyve medlemmer af kommunens superbrugergruppe adgang til at Office 2007 på både arbejdsmaskiner og – hvilket licensaftalen med Microsoft åbnede for – på deres hjemmecomputere.

– Og superbrugerne var virkelig begejstrede. Ikke blot fungerede systemet helt efter hensigten, men det indeholdt også en masse forbedringer, der faktisk gør en forskel i det daglige. For eksempel det, at man kan se resultatet af formatændringer, før man beslutter sig for en ny skrifttype- eller størrelse, siger Nicoline Johannesen.

Samtidig hørte kommunen fra flere samarbejdspartnere, at Office 2007 var både stabilt og modent til daglig drift og tillige arbejdede fint sammen med kommunens it-infrastrukturelle ”hjerte”, nemlig produkterne fra KMD. Derfor valgte Solrød Kommune at satse helhjertet på Office 2007 og stillede tillige krav om, at det ESDH-system, kommunen venter at implementere i løbet af 2008, vil kunne arbejde gnidningsløst sammen med kontorsystemet.

Men forud for den faktiske Office 2007-udrulning gik en række kursusforløb, hvor brugerne af kommunens små 600 klientmaskiner skulle lære den nye brugergrænseflade at kende. Desuden gjorde kommunen brug af en række hjælpeark, Microsoft havde fremstillet for at gøre det nemt at finde gammelkendte Office-funktioner på deres nye placering.

– Realistisk regnede vi med, der kom ekstra pres på helpdesken efter implementeringen af Office 2007, fordi nogle ville have vanskeligheder med den nye grænseflade. Men det skete faktisk ikke. Og nu, tre måneder efter udrulningen fortæller kollegerne, at de har svært ved at huske, hvordan det gamle system egentlig hang sammen. Det er for mig at se næsten det vigtigste vidnesbyrd om, hvor nemt Office 2007 har været at vænne sig til, siger Jørgen Jansen.

Selve udrulningen af Office 2007 fandt sted i perioden omkring efterårsferien 2007 og tog knap to uger.

– Vi brugte Microsoft System Management Server 2003 til at distribuere softwaren ud til alle klientmaskinerne, og det fungerede over al forventning. Havde vi ikke holdt kunstige pauser for at sikre, at alt virkede som det skulle, ville vi kunne have gjort det langt hurtigere endnu, siger Jørgen Jansen. Af samme årsag overvejer kommunen også stærkt at investere i System Management Server-softwarens efterfølger, nemlig Microsoft System Center Configuration Manager 2007, hvis man beslutter sig for at udrulle Microsoft Windows Vista senere på året.

I kølvandet på opgraderingen til Office 2007, besluttede kommunen også at satse på Office Open XML, efter flere samarbejdspartnere og leverandører havde sagt god for formatet. Blandt andet fordi formatet rummer godt en tredjedel flere data på samme plads som tidligere filformater.

– Så når vi i nær fremtid skal outsource vores backup-funktion og betale pr. anvendt gigabyte, vil dette skift i sig selv medføre en økonomisk fordel, vurderer Jørgen Jansen.

Ved samme lejlighed besluttede kommunen at opgradere fra Microsoft Exchange Server 2003 til nyeste Exchange Server 2007 for på den måde at være sikker på at høste samtlige fordele ved den matchende Office 2007.

Fordele

– I dag kan vi konstatere, at tingene fungerer, og at vi tillige har fået en række tillægsgevinster, siger Nicoline Johannesen og hiver sin lille smartphone op af lommen. Sådan en er flere af de kommunale ledere nemlig blevet udstyret med, hvilket gør dem i stand til at modtage mails automatisk på telefonen uden selv at skulle hente dem.

Så om end de færreste medarbejdere i Solrød Kommune formentlig har lagt mærke til, at deres postkasser er blevet flyttet over på Exchange 2007, så har mange af dem formentlig bemærket en af de andre fordele, skiftet har medført. Også selv om de ikke er blevet udstyret med en smartphone.

– Vores mailsystem er blevet mere stabilt, end det var førhen, og det kommer jo alle medarbejdere til gode, bemærker Jørgen Jansen.

Toppen af siden