Sydbank styrer den voksende forretning med Microsoft Office Project Server 2007
|
Virksomheden
Sydbank er Danmarks fjerde største bank. Sidste år rundede banken for første gang et resultat på to milliarder kroner før skat, en fremgang på ikke mindre end 56 procent i forhold til året før. Banken har ca. 2200 fuldtidsansatte og ca. 100 danske afdelinger fordelt på 16 danske regioner. Derudover består koncernen bl.a. af Sydbank Tyskland, PBI Gråsten, Sydbank (Schweiz) AG samt specialistfunktionerne i hovedsædet på Peberlyk i Aabenraa.
Udfordringen
Bankerne mærker tydeligt, at det går godt økonomisk i Danmark. Danskerne har flere penge, som de kan råde over, og derfor efterspørger de også flere ydelser. Det gælder også Sydbank, der får flere og flere produkter på hylderne og mere at holde styr på.
”Vi begyndte at kigge på, hvordan vi kan styre projekter på en bedre måde, end vi gør, fordi virksomheden er i voldsom vækst. Vi har været meget uformelle i vores måde at gøre tingene på, men nu er vi nødt til at blive mere formelle, fordi der drejer sig om flere kunder, flere ansatte og meget store beløb,” siger Max Samsø Hansen, der er IT-chef i Sydbank.
For Sydbank er det meget vigtigt at bruge ressourcerne rigtigt i takt med, at kompleksiteten stiger, og virksomhedens forretningsgrundlag vokser. Det er også væsentligt, at en løsning passer ind i koncernens strategi. Da Kommunikationsafdelingen henvendte sig til Max Samsø og efterspurgte et værktøj, der kunne styre produktionen, blev det besluttet at starte med at få nogle erfaringer i den konkrete afdeling, før værktøjet eventuelt skulle bredes ud og bruges andre steder i organisationen. Valget faldt på Microsoft Office Project Server 2007 efter en lang og grundig dialog mellem leverandøren Progressive, IT-afdelingen og kommunikationsafdelingen.
|
Løsningen
Kommunikationsafdelingen havde brug for at få overblik over de projekter, som var undervejs. Afdelingen består af et internt reklamebureau med otte ansatte, tre konsulenter, der tager af den daglige kontakt til afdelingerne og filialerne, en webafdeling med ansvar for de 4000 websider, banken bruger, og en presseafdeling med to journalister. Derudover er der en leder og en marketingassistent ansat. Afdelingen har 20 medarbejdere i alt.
”Vi har ca. 250 igangværende opgaver eller ordrer med forskellige deadlines at holde styr på hele tiden. Så det er væsentligt for os at kunne planlægge og bruge ressourcerne bedst muligt,” siger Eva Sand, der er chef for afdelingen.
Afdelingen bruger nu Microsoft Office Project Server 2007 som sit produktionsstyringssystem. Når en medarbejder får en ny opgave, bliver opgaven oprettet i systemet, deadlines bliver skrevet ind, og der skabes en produktionsplan. Når medarbejderen møder om morgenen, kan hun straks se, hvad der skal nås den pågældende dag.
”Før kunne vi ikke altid overskue projekterne. Det var virkeligt svært at vurdere tidsforbruget og ressourcerne. Nu er der en sammenhæng mellem produktionsplanen og produktionsgangen, og det gør det meget nemmere, fordi hver medarbejder nærmest får en dagseddel med dagens opgaver,” siger Eva Sand. ”Systemet gør det muligt for os at styre og tidsfastsætte samtlige ordrer, som vi får ind fra blandt andet afdelinger og filialer.”
Microsoft Office Project Server 2007 har med andre ord hjulpet kommunikationsafdelingen med at få styr på en meget kompleks produktionsgang.
”Det synliggør produktionen i vores afdeling. Samtidig kan jeg også bruge det til at trække lister, så jeg får overblik over produktionen, og jeg kan generere forskellige statistikker over kunder og produkter og følge med i udviklingen af opgaver og vores tidsforbrug,” siger Eva Sand. ”Jo bedre vi lærer systemet at kende, desto flere funktioner finder vi, som vi kan udnytte.”
Eva Sand peger på, at for afdelingen er værktøjet blevet en uundværlig del af produktionsstyringen. Men det har også kostet en stor indsats at få de nye rutiner indarbejdet, fordi det nye system stiller andre krav til medarbejderne.
”Processen er forløbet meget positivt og efter forventning, men det er da klart en stor udfordring af skifte system,” siger Eva Sand, der anbefaler, at man som leder tager sig tid til at skabe god motivation for den forandring, det er at skifte rutinerne ud. Men resultaterne er værd at bruge kræfter på, mener hun.
”Microsoft Office Project Server 2007 har øget tilfredsheden i afdelingen, fordi nogle ting er blevet mere strukturerede. Det har klart givet os en bedre hverdag og skabt tryghed hos medarbejderne, fordi systemet holder styr på det hele,” siger Eva Sand.
Nu vil banken gerne udbrede produktet til andre afdelinger. Nogle er i gang, andre skal i gang.
”Det er vigtig for os, at Sydbank hele tiden bruger sine ressourcer bedst muligt,” siger IT-chef Max Samsø. ”Vi skal kunne reagere hurtigt i markedet, og så er det godt at have overblik over, hvad konsekvenser bliver, hvis man ændrer noget. Derfor kan et system som Microsoft Office Project Server 2007 have stor værdi for os. Her har vi været gode til at finde et produkt, som understøtter forretningens udvikling.”
Fordele
| • | Det skaber overblik for den enkelte og for ledelsen |
| • | Bedre overblik over ressourcer og opgaver |
| • | Mulighed for bedre ressourceallokering og beslutningstagen |
| • | Det skaber tryghed hos den enkelte i forhold til overholdelse af mange deadlines |
| • | Godt til planlægning og produktionsstyring |
