Målrettet projektprioritering hos A.P. Møller - Mærsk
Group IT-afdelingen i A.P. Møller – Mærsk effektiviserer styringen af projekter ved hjælp af Microsoft Office Project Portfolio Server 2007.
Postet: 7 januar 2009
Virksomheden
Med sine mere end 110.000 medarbejdere og aktiviteter indenfor alt fra rederivirksomhed til råstofudvinding og detailhandel gør A.P. Møller – Mærsk gruppen sig ikke blot gældende i dansk sammenhæng, men også på globalt plan. Men størrelsen i sig selv er en udfordring, når ressourcer skal optimeres, specielt i projektsammenhæng.
– Med traditionelle metoder er der ikke nødvendigvis stordriftsfordele at hente i projektstyringssammenhæng. For des flere projekter, organisationen skal overse, des flere ressourcer anvendes på banal dag-til-dag administration og des ringere administreres projekterne hver især. Primært fordi der anvendes forholdsmæssigt færre kræfter på at stille essentielle spørgsmål om de enkelte projekters modenhed og rentabilitet, vurderer afdelingsdirektør Erik Børgesen fra Group IT-afdelingen i A.P. Møller – Mærsk.
Udfordringen
Derfor har afdelingen adopteret den såkaldte PRINCE2-metodik, der blandt andet angiver, hvordan et projekt organiseres, igangsættes, gennemføres og afsluttes. Men selv om både intentioner og metode er på plads, er det ifølge Erik Børgesen ikke naturgivent, at alle interne projekter er tilstrækkeligt modne, før de sættes i søen. Ej heller evalueres det altid undervejs i projektforløbet, om de indledende forudsætninger og forventede forretningsfordele holder stik hele vejen frem til projektets afslutning.
– Endelig kunne vi med fordel systematisere evalueringen af, om gennemførte projekter faktisk har medført forretningsfordele i form af besparelser eller højere produktivitet for de projekter som vi er involveret i, siger Erik Børgesen.
Løsningen – en it-centrisk overvågning af projektportefølje – kunne således give en lang række fordele.
– Herunder at fremme overskueligheden, få stordriftsfordele ind i projektstyringen og samtidig sikre, at alle projekter evalueres op mod strategien, før de sættes i værk. Vi ville kort sagt lægge et fælles metodeapparat og ensartede standarder ned over enhver projektadministration som vi er ansvarlige for, sammenfatter Erik Børgesen.
Løsningen
 | Hvis den løbende registrering af et projektforløb viser, at tidsplanen skrider eller omkostningerne løber af med os, tvinger løsningen os til en aktiv stillingtagen. Eksempelvis i forhold til, om de forventede gevinster står mål med stigende udgifter til projektets gennemførelse. For er det ikke tilfældet, bør man trække stikket. For det er ikke og skal aldrig være et argument for videre funding, at der allerede er brugt mange ressourcer på projektet. |  | | Erik Børgesen
afdelingsdirektør, Group IT
A.P. Møller – Mærsk | |
|
Derfor gik Group IT-afdelingen i A.P. Møller – Mærsk i gang med at afsøge markedet for løsninger, der kunne løfte opgaven, og i eftersommeren 2008 valgte man at satse på Microsoft Office Project Portfolio Server.
– Først og fremmest var det en væsentlig faktor, at Project Portfolio Server understøtter PRINCE2. Men det var også afgørende, at løsningen ikke forudsatte en konsekvent anvendelse af det samme projektstyringssystem til alle projekter, siger Erik Børgesen.
Ideen er blandt andet, at der skal udfærdiges en fyldestgørende business case og et beslutningsgrundlag for ethvert internt projekt i Project Portfolio Server. Ellers kan det ikke sendes til godkendelse hos den eller de i virksomheden, der vil sponsere dets gennemførelse. Desuden skal der foreligge en præcis beskrivelse af en lang række forhold, herunder risikovurdering, ledelse, nødvendige ressourcer og hvem, der skal overtage projektets drift, når det er afsluttet.
– Endelig skal angives en række parametre, hvormed Project Portfolio Server kan foretage en udregning af, om projektet er på linje med koncernens strategi eller ej. Herunder hvilke konsekvenser, projektets gennemførelse ventes at få for omkostningsniveau og produktivitet. Denne kalkulation afgør i sig selv ikke projektets skæbne. Men den gør det nemmere at stille de rigtige spørgsmål, før det afgøres om projektet skal sættes i værk eller ej, siger Erik Børgesen.
Når et projekt er blevet sat i gang, skal der løbende føjes informationer til dets ark i Project Portfolio Server. Hermed kan projektets ejer og ledelse hele tiden holde øje med, om budget og tidsplan holder stik samt – om nødvendigt – vurderer hvilke konsekvenser en eventuel fremskudt projektafslutning eller afbrydelse har.
– I IT-projekter er det tit sådan, at du hurtigt får styr på den basale funktionalitet og til gengæld betaler rigtig mange penge for at gennemføre de sidste ti procent. Dette er ikke optimalt, men tendensen er, at man gør det alligevel. Specielt når man ikke bryder sig om at gøre ”noget halvt”, siger Erik Børgesen.
– Undertiden er der imidlertid store gevinster at hente ved at gå i drift med et projekt i stedet for at vente en måned eller to ekstra på at alle detaljer er på plads. Det er den slags beslutninger, Project Portfolio Server gør det nemmere at tage – blandt andet ved hele tiden at afveje projektets aktuelle og projekterede omkostninger og gevinster mod hinanden, forklarer han.
Fordele
En af de største fordele, Erik Børgesen håber at opnå ved implementeringen af Project Portfolio Server, er en betydeligt bedre gennemsigtighed i projektadministrationen for Gruppens IT afdeling.
– Mit indtryk er, at vi i A.P. Møller – Mærsk Gruppen efterhånden er ganske gode til at lede projekter og betragte dem som investeringer på linje med alle mulige andre investeringer. Project Portfolio Server vil hjælpe os i Group IT med at få et mere kvalificeret og standardiseret overblik over hele projektporteføljen siger han.
Desuden vurderer Erik Børgesen, at løsningen vil gøre det nemmere at træffe de svære beslutninger om eksempelvis at droppe et projekt før dets gennemførelse. Han håber således, at Project Portfolio Server vil kunne gøre op med den almengyldige tendens til at lade projekter løbe længere tid end der ret beset er forretningsmæssig ræson i at gøre.
– Hvis den løbende registrering af et projektforløb viser, at tidsplanen skrider eller omkostningerne løber af med os, tvinger løsningen os til en aktiv stillingtagen. Eksempelvis i forhold til, om de forventede gevinster står mål med stigende udgifter til projektets gennemførelse. For er det ikke tilfældet, bør man trække stikket. For det er ikke og skal aldrig være et argument for videre funding, at der allerede er brugt mange ressourcer på projektet, konstaterer Erik Børgesen.
Desuden vurderer han, at løsningen også kan give store fordele når den primære projektfase er overstået og den daglige drift af slutproduktet sættes ind.
– Der er tendens til at glæde sig over et velafsluttet projektforløb. Men kun sjældent foretages en stramt forretningsmæssig vurdering af, om slutproduktet kastede de ønskede resultater af sig og hvorfor. Det er ellers ekstremt værdifuld viden, og Project Portfolio Server kan hjælpe os med at høste den, siger Erik Børgesen.
