Samlet projektoverblik hos DONG Energy
Med en integration mellem Microsoft Office Project Server 2007 og SAP høster Danmarks største energiselskab, DONG Energy, fordelene ved begge de to systemer i form af totalt projektoverblik og løbende økonomisk projektovervågning i én brugergrænseflade.
Postet: 5 februar 2009
Virksomheden
I sommeren 2006 fusionerede seks danske energiselskaber og blev til landets største energikoncern, DONG Energy, der året efter mønstrede en omsætning på knap 42 milliarder kroner og mere end 5.100 medarbejdere.
Udfordringen
 | Jeg er fuldstændig overbevist om, at vi har valgt den rigtige løsning til at konsolidere projektstyring indenfor og på tværs af forretningsenhederne i DONG Energy. |  | | Steen Schott Nielsen
afdelingsleder
DONG Energy Power, Projekter & Teknologi | |
|
DONG Energy satser imidlertid også på at blive et af de førende energiselskaber på europæisk plan, og et skridt på vejen er at høste flest mulige synergieffekter mellem de forskellige grene af koncernen, der før havde været selvstændige selskaber. I den sammenhæng er det en oplagt fordel, hvis alle forretningsenheder anvender samme ERP- og projektstyringsplatform, og eftersom SAP var den mest udbredte ERP-løsning i den nye koncern, besluttede ledelsen i 2006 at tage fat på at løfte de forretningsenheder, der brugte andre løsninger, over på denne platform.
En af de største koncernenheder, der skulle flyttes over på SAP, var DONG Energy Power. Her beskæftiger man sig med udvikling, etablering, drift, og effektivisering af kraftværker og vedvarende energikilder, og mange ansatte i DONG Energy Power bruger en stor del af deres tid på at gennemføre projektforløb af snart sagt enhver tænkelig længde og omfang.
– Derfor er det – ikke bare hos os, men også mange andre steder i koncernen – vigtigt at have et velfungerende projektstyringsværktøj, så du kan planlægge tids- og ressourceforbrug, siger senioringeniør Flemming Møller fra DONG Energy Power, Projekter & Teknologi.
– Det gælder sådan set uanset, om du skal have udskiftet nogle elledninger eller bygge et kraftværk. Hvilket jo tager flere år og kan udmunde i 2.000 enkeltkontrakter, der alle skal følges op på, uddyber han.
Som mange af sine afdelingskolleger engageres Flemming Møller i et stort antal forskellige projektforløb hvert år, og han foretrækker at styre projekterne med Microsoft Office Project.
– Microsoft Office Project er fleksibelt, rigtig mange af kollegerne anvender det, og det passer rigtig godt til vores formål, siger Flemming Møller.
– Det er samtidigt et stærkt værktøj til detailstyring af projekter, siger afdelingsleder Steen Schott Nielsen, der ligesom Flemming Møller er ansat i Projekter & Teknologi i DONG Energy Power.
Løsningen
| Vi kan se projekternes økonomiske status og samtidig holde øje med, om alle milestones nås til tiden i ét skærmbillede. På den måde vises den overordnede projektstatus i form af grønne, gule eller røde trafiklys afhængig af, om projektet er på sporet, en lille smule på afveje eller virkelig skal tages op til revision. Det er potentielt et stærkt ledelsesmæssigt værktøj. | | | Flemming Møller
senioringeniør
DONG Energy Power, Projekter & Teknologi | |
|
– Derfor blev det i DONG Energy Power besluttet – nogle måneder inde i SAP-implementeringsforløbet – at satse på en anden løsning. Nemlig ved at integrere SAP med Microsoft Office Project Server 2007. På den måde ville vi få det bedste fra to verdener og lidt til, siger Steen Schott Nielsen.
Samme fremgangsmåde blev senere valgt i andre grene af koncernen. Nemlig i DONG Energy’s koncernfunktion og Energy Markets, der begge har taget integrationsløsningen mellem SAP og Project Server 2007 i drift 1. januar 2009.
For hvor Microsoft Office Project fungerer på klientbasis – og derfor gemmer projekter som enkeltfiler på disk eller server – giver Project Server 2007 mulighed for at gemme data på en fælles platform. Derfor kan brugere trække data ud om alle publicerede projekter, de har adgang til, hvilket øger overblikket betydeligt sammenlignet med at skulle trække data ud af et stort antal projektfiler.
Integrationsløsningen fungerer i store træk ved, at middleware fra en 3. partsleverandør sender nøgledata om publicerede projekter fra Project Server til SAP. Nu ”ejer” SAP informationerne, hvorefter der løbende synkroniseres informationer imellem de to systemer.
– Ideen er, at du dels får et projektstyringsværktøj i almindelig forstand. Dels at du kan generere et samlet overblik over alle igangværende projekter eller projekter i forskellige kategorier. Den del fungerer ret godt. Samtidig er systemet så fleksibelt, at du kan lægge de informationer ind i det, du har mest brug for, siger Flemming Møller.
– I en afdeling med mange projekter som vores, bruger vi for eksempel ressourcestyringsdelen mere end i de afdelinger, hvor folk reelt beskæftiger sig med det samme projekt i hele eller halve år af gangen. I dén slags afdelinger er der ingen ben i at holde styr på mandskabsressourcerne, mens udfordringen til gengæld er at bevare overblikket over et stort antal projektaktiviteter – for eksempel i forbindelse med konstruktion af et nyt kraftvarmeværk, forklarer Flemming Møller.
Fordele
Mange medarbejdere i DONG Energy Power har allerede taget systemet til sig, hvilket mere end 800 oprettede projekter efter et års drift demonstrerer. Men i de kommende år ventes endnu flere at tage løsningen i anvendelse.
En faktor, der ventes at medvirke til en endnu bredere anvendelse er, at Project Server kan vises i en brugergrænseflade baseret på Microsoft Office SharePoint Server 2007, fuldstændig ligesom DONG Energys intranet. Det gør det nemmere for brugerne at navigere i systemet, fordi de allerede kender grænsefladen fra deres daglige arbejde.
Allerede i dag kan brugerne desuden se data om overholdte – eller overskredne – deadlines og budgetter i Project Server, da SAP-systemet synkroniserer data om projektets økonomi til Project Server.
– Vi kan se projekternes økonomiske status og samtidig holde øje med, om alle milestones nås til tiden i ét skærmbillede. På den måde vises den overordnede projektstatus i form af grønne, gule eller røde trafiklys afhængig af, om projektet er på sporet, en lille smule på afveje eller virkelig skal tages op til revision. Det er potentielt et stærkt ledelsesmæssigt værktøj, siger Flemming Møller.
Ligeledes vil der være stor tidsmæssig gevinst at hente, når medarbejderne kan nøjes med at indtaste alle informationer i Project Server i stedet for i to systemer. Steen Schott Nielsen tilføjer dog, at man endnu ikke er helt færdige med integrationen mellem Project Server og SAP.
– Det viste sig lidt mere tidskrævende end ventet at integrere de to systemer og der er brugt en del kræfter på at få integrationen mellem SAP og Project Server til at fungere. Vi har heller ikke fået alle de forretningsmæssige processer på plads endnu, så vi kan udnytte Project Server optimalt, forklarer Steen Schott Nielsen.
– Under alle omstændigheder er projektet godt på vej. Så jeg er fuldstændig overbevist om, at vi har valgt den rigtige løsning til at konsolidere projektstyring indenfor og på tværs af forretningsenhederne i DONG Energy, siger Steen Schott Nielsen.
Hvilket åbenbart også er en udbredt holdning i resten af koncernens forretningsenheder; da DONG Energy’s koncernfunktioner og Energy Markets har taget integrationsløsningen mellem SAP og Project Server 2007 i brug fra 1. januar 2009.
