Partnergeschichte

Sportbekleidungshändler übernimmt mit Microsoft Office 365 die Führung

  • Musto Limited

    „Unsere Kommunikation muss in Echtzeit erfolgen, und zwar rund um die Uhr und an allen sieben Tagen der Woche. Jetzt sind wir in der Lage, mit dem Rest der Welt Schritt zu halten – und viele sogar zu überholen.“

    - Frank Potts, IT Director, Musto

    In einem Markt, der sich nur langsam von der Krise erholt, sind schnelle Reaktionen entscheidend. Für den Sportbekleidungshändler Musto Limited bedeutet das unter anderem ein schnelles und zuverlässiges E-Mail-Programm. Beim Unternehmen stand ein Upgrade des E-Mail-Systems an, um den reibungslosen Ablauf seines globalen Geschäfts weiter zu sichern. Deshalb erfolgte der Umstieg zum Telefonanbieter Vodafone und die Migration zu Microsoft Office 365. Jetzt verfügen die Mitarbeiter rund um die Uhr über den E-Mail-Zugriff, den sie benötigen, um nahezu überall produktiv arbeiten zu können.

    Eine zuverlässige Kommunikation ist für den Erfolg von Musto entscheidend

    Keith Musto, olympischen Segler und Ingenieur, gründete 1965 die Firma Musto und begann mit dem Entwurf von Segelbekleidung. Schon diese ersten Produkte waren innovativ und zuverlässig, was Eigenschaften sind, welche bis heute für die gesamte Produktpalette aus Segel-, Reit- und Jagdbekleidung sowie für die Freizeitbekleidung für Männer und Frauen gilt.

    Zuverlässigkeit steht aber nicht nur bei den Produkten von Musto im Mittelpunkt, sondern auch bei dessen Geschäftsbetrieb. Kundenbestellungen, Rechnungen und Gutschriften sowie die Zusammenarbeit mit einem globalen Partnernetzwerk werden über E-Mail abgewickelt, weshalb dieses System reibungslos funktionieren muss. „In der Welt geschieht heute fast alles in Echtzeit, da muss auch unsere Kommunikation in Echtzeit erfolgen, und zwar rund um die Uhr und an allen sieben Tagen der Woche. Wenn diese Kommunikation abreißt, könnten wir kein einziges Produkt mehr herstellen“, berichtet Frank Potts, IT Director bei Musto.

    Musto verfügt über eine große mobile Belegschaft und arbeitet mit Herstellern auf der ganzen Welt zusammen. Dabei werden große Dateien und Zeichnungen zwischen den Werken und den Designern hin- und hergeschickt. Die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen diesen Teams ist für den Unternehmenserfolg entscheidend. Bis vor Kurzem gab es bei Musto eine komplexe Infrastruktur, bestehend aus Exchange Server 2003 und „einem bunten Mix aus Outlook-Versionen“, Apple mit Entourage sowie einer BlackBerry-Suite an Telefondiensten und Geräten, gesichert auf einem BlackBerry-Server. Es war an der Zeit für ein Upgrad dieses komplizierten und wenig kompatible System welches von den IT-Mitarbeitern als veraltet, angeschlagen und ohne ausreichende Sicherungsmöglichkeiten beschrieben wurde.

    Instabiles E-Mail-System bedroht Geschäftserfolg

    „Eine der größten Herausforderungen war unser E-Mail-Server. Er war extrem instabil“, sagt Frank Potts. Er erinnert sich an den enormen Zeitverlust durch erforderliche Neusynchronisierungen stark genutzter Postfächer, da die Speicherkapazität beschränkt war und oft gelöscht werden musste.

    „Es kam einige Male vor, dass Mitarbeiter E-Mails gelöscht hatten und wir einfach keine Möglichkeit hatten, einzelne E-Mails oder Postfächer wiederherzustellen, ohne das gesamte System wiederherzustellen. So konnten wir nicht den Service anbieten, der von uns erwartet wurde“, erklärt Frank Potts. „Wir wurden immer nervös, wenn etwas mit dem Server nicht stimmte. Er wurde zum Geschäftsrisiko.“

    Gleichzeitig musste man bei Musto den sicheren Datenzugriff für die mobile Belegschaft gewährleisten. Um E-Mail-Ausfällen vorzubeugen und den Remotezugriff zu ermöglichen, stellte das Unternehmen USB-Flashlaufwerke zur Verfügung. Das war wiederum mit anderen Risiken verbunden: Mitarbeiter vergaßen, die Dokumente oder Daten auf ihren Laufwerken zu speichern. Musto brauchte eindeutig ein zuverlässigeres System für E-Mails und Zusammenarbeit.

    Vodafone UK als Vorreiter für die Nokia-Implementierung von Office 365

    Musto wandte sich an seinen langjährigen Telekommunikationspartner Vodafone UK, um seinen Bestand an Mobilgeräten zu aktualisieren. Die empfohlene Lösung von Vodafone und seinem Partner D R Communications LTD wurde begeistert angenommen und erwies sich als ideale Geschäftslösung für die E-Mail-Probleme des Unternehmens: Office 365 auf Nokia Lumia Windows Phone 8, welche über das Netz von Vodafone laufen.

    Die cloudbasierten Dienste von Office 365 würden nicht nur für die von Musto dringend benötigte Kontinuität bei den E-Mails sorgen, sondern auch die Implementierung zusätzlicher Anwendungen mit Kalender-, Zusammenarbeits- und Webkonferenzlösungen ermöglichen. Weitere Vorteile sind eine vereinfachte Administration, zuverlässige Sicherheitsfunktionen, eine Telefonunterstützung auf IT-Ebene, Georedundanz, Notfallwiederherstellung sowie professionelle Datenschutzfunktionen und -standards. Gleich von Anfang an versprach die Lösung den Mitarbeitern eine Beschleunigung in ihrer Reaktionszeit und eine Erhöhung ihrer Produktivität.

    Die Bereitstellung war wie ein sanfter Segeltörn

    Der Umstieg wurde von Musto sorgfältig vorbereitet, man beurteilte die Kosten, nahm an Seminaren teil, ließ sich Demonstrationen zeigen und richtete Testaccounts ein. Auch die Zusammenarbeit mit Vodafone war vielversprechend, denn der Netzbetreiber besaß bereits einen guten Ruf für verschiedene erfolgreiche Office 365-Implementierungen.

    Nach einer Demonstration der Vorzüge des cloudbasierten Systems stellte Vodafone dem Musto-Team eigene Berater zur Seite, mit denen die Bereitstellung vereinfacht und die gesamte Lösung in nur drei Wochen eingerichtet und in Betrieb genommen wurde – „alles im Hintergrund“, berichtet Frank Potts – mit lediglich einem Wochenende Serverausfallzeit.

    „Das war wohl der reibungsloseste Wechsel, den ich je bei Servern erlebt habe“, meint Frank Potts. „Ich arbeitet nun schon 20 oder 25 Jahre in der IT, und das war das reibungsloseste Projekt, mit dem ich es je zu tun hatte.“

    Bessere Leistung und geringere Kosten – für Erfolg in einer wechselhaften Wirtschaft

    Die Vorteile der Bereitstellung sind umfassend und brachten Musto auf den entsprechenden Kurs, um weitere Office 365-Tools einzusetzen.

    Die Arbeit unterwegs erledigen

    Die Musto-Mitarbeiter verfügen jetzt über einen zuverlässigen Zugriff auf ihre E-Mails und können von fast jedem Ort aus und mit jedem Gerät schneller mehr erledigen. „Wir haben jetzt ein benutzerfreundlicheres Webmail-System“, berichtet Frank Potts und ergänzt, dass die Speicherung der E-Mails im Internet erfolgt – in der Cloud. Mit Speicherkapazitäten von 25 GB pro E-Mail-Account können größere Dateien einfacher gesendet, empfangen und verwaltet werden. So können sich die Mitarbeiter auf den Verkauf konzentrieren statt auf E-Mail-Probleme.

    Das neue System von Musto ist deutlich stabiler, die Reaktionszeiten sind viel kürzer, und weil zum E-Mail-Zugriff kein Virtual Private Network (VPN) mehr benötigt wird, spüren die zahlreichen mobilen Mitarbeiter von Musto auf der ganzen Welt einen deutlichen Unterschied in ihrer Arbeitsweise.

    Senkung des Geschäftsrisikos

    Die Redundanz zwischen mehreren dezentralen Rechenzentren trägt zum Schutz wichtiger Verkaufs- und Geschäftsdaten vor Verlust und Beschädigung bei.

    Vereinfachung und Kostensenkung

    Musto zahlt für die Telekommunikations- und Office 365-Dienste zusammen mit einer monatlichen Direktabbuchung. Dieses verknüpfte Zahlungssystem führt zu noch mehr Betriebseffizienz. Und durch den Umstieg von BlackBerry Enterprise zur Office 365-Lösung sanken die IT-Ausgaben von Musto um 50 Prozent.

    Ein Blick in die Zukunft

    Zur Erweiterung seiner neuen, optimierten Microsoft-Infrastruktur zieht Musto nun die Implementierung weiterer Tools zur Zusammenarbeit von Office 365 in Betracht: Lync Online, OneDrive Pro und SharePoint Online. Bald soll die Gerätepalette des Unternehmens durch Tablet-PCs ergänzt werden.

    Durch die auf Diensten basierende Architektur von Office 365 werden auch künftige Softwarebereitstellungen erleichtert, und die automatische Funktionsaktualisierung verkürzt die Bereitstellungszyklen und die damit verbundenen Kosten.

    Bei der Übernahme neuer Technologie beweglich zu bleiben, ist für Musto entscheidend, und Frank Potts gibt folgenden Rat: „Planen Sie vorausschauend, nehmen Sie sich Zeit und achten Sie darauf, mit den richtigen Leuten zusammenzuarbeiten.“

    Diese Fallstudie dient nur Informationszwecken. Microsoft übernimmt für die in dieser Zusammenfassung enthaltenen Informationen keine Garantien, weder ausdrücklich noch stillschweigend.

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