Microsoft Dynamics CRM přinesl IZIPu vyšší efektivitu práce obchodních reprezentantů i vysokou flexibilitu

Společnost IZIP a. s., provozovatel systému Elektronických zdravotních knížek (EZK) v České republice, se v roce 2010 rozhodla pro řízení svých obchodních reprezentantů nasadit Microsoft Dynamics CRM. Po rychlém nárůstu počtu členů obchodního týmu potřebovala mít společnost nástroj, který by zajistil efektivní řízení reprezentantů v poli. Nový CRM systém ji však přinesl mnohem víc, než jen nástroj k řízení obchodního týmu.

Situace

IZIP musí obsloužit desítky tisíc lékařů

Společnost IZIP v České republice provozuje pro Všeobecnou zdravotní pojišťovnu (VZP) systém Elektronických zdravotních knížek. VZP má v České republice více než 6,2 milionu pojištěnců, přičemž každý z nich si může bezplatně zřídit Elektronickou zdravotní knížku u společnosti IZIP. K té může mít přístup každý z více než 18 tisíc registrovaných zdravotnických pracovníků, kteří pak mohou s údaji v Elektronické zdravotní knížce snadno pracovat. Díky tomu například rychle a zejména přesně zjistí předchozí diagnózu pacienta či aktuálně předepsanou medikaci. Vedle samotné služby Elektronické zdravotní knížky nabízí IZIP prostřednictvím své sesterské společnosti MD Access lékařům i další služby, jako je např. zdravotnický software MD Comfort, informační kanál MD Screen, internetové stránky klekari.cz, či nabídka zajištění připojení k internetu pro lékaře a zdravotnická zařízení. Pracovní náplň obchodního oddělení pak spočívá zejména v nabídce produktů obou společností s jasným zaměřením na Elektronickou zdravotní knížku. Obchodní oddělení se také stará o propagaci Elektronické zdravotní knížky mezi pojištěnci VZP i o jejízřizování pro jednotlivé zájemce. Společnost IZIP rovněž prostřednictvím svého Call centra propojeného s obchodním oddělením zajišťuje podporu uživatelů Elektronické zdravotní knížky (lékařů i pojištěnců), například při ztrátě či zapomenutí přístupových údajů.

Obchodní cíle

Za potřebou CRM byl masivní nárůst obchodních reprezentantů

Samotnou potřebu nasadit CRM systém vyvolal ve společnosti IZIP nárůst obchodních aktivit, ke kterému došlo po roce 2008, kdy se VZP rozhodla dále projekt elektronických zdravotních knížek více podporovat. Během pár měsíců se obchodní oddělení rozrostlo na 16 obchodníků, kteří si rozdělili péči o zdravotnická zařízení a lékaře v jednotlivých regionech. Denně to obnášelo pro každého reprezentanta v průměru pět schůzek a půl hodiny manuálního vyplňování výkazů v Excelu. Tyto výkazy navíc musela následně jedna asistentka na plný úvazek manuálně zpracovávat a následně také párovat vyúčtování provizí pro obchodníky s jednotlivými položkami v jednotlivých Excelovských souborech, což s sebou přinášelo i jistou míru chybovosti. Změny, které se udály v chodu obchodního oddělení od roku 2008, si postupně vyžádaly také úpravy způsobu řízení vlastních i externích obchodních zástupců. Efektivní řízení obchodu a odvození odměn na základě skutečných výkonů obchodníků však nebylo se stávajícím systémem Excelovských tabulek již únosné, firma se proto v květnu 2010 rozhodla nasadit pro tyto účely CRM systém, který by ji zároveň dal přehled o tom, co jednotlivá zdravotnická zařízení i jednotliví lékaři od společnosti IZIP používají, o co se zajímají a jak často je obchodní zástupce ze společnosti IZIP navštěvuje. Další výhodou implementace CRM byla a je možnost využití systému jako databáze zdravotnických zařízení a zdravotnických pracovníků, ve které má obchodní reprezentant přístup k informacím týkajících se všech historických aktivit. Obchodní reprezentant tak má přehled o historické komunikaci, může si plánovat další návštěvy a neustále aktualizuje přiložené dokumenty související s obchodním vztahem s konkrétním subjektem.

Řešení

CRM od Microsftu vyhrálo kvůli rychlosti nasazení i snadnému používání v terénu

Vedení firmy se zpočátku rozhodovalo mezi několika CRM systémy. S ohledem na stávající IT infrastrukturu postavenou na platformě Microsoft Windows Server a Microsoft SQL Server společnost preferovala CRM systém umožňující ji využít. Dalším požadavkem bylo jednoduché a přívětivé uživatelské rozhraní, neboť někteří členové vedení společnosti měli již předchozí zkušenosti s nezdařilými implementacemi složitě ovladatelných CRM systémů, kde bylo právě uživatelské rozhraní zdrojem neúspěchu. Ve finálním výběru nakonec skončil systém Microsoft Dynamics CRM, který nabízeli hned dva partneři společnosti Microsoft. IZIP si nakonec zvolil společnost Webcom. Samotná implementace přitom proběhla velice rychle. Při implementaci byl kladen velký důraz na maximální usnadnění zadávání dat pro obchodníky. Ve spolupráci se společností Webcom byly proto formuláře pro obchodníky připraveny tak, aby se maximum údajů už obchodníkům rovnou předvyplnilo z databáze. Když se pak 15. října 2010 uvedl nový systém do provozu, tak se toto úsilí okamžitě vyplatilo. Obchodníci nejen, že začali bez problémů všechna data do systému zadávat, ale ještě si systém začali velice chválit. Denně jim totiž ušetřil 30 minut práce, což představuje celkem téměř jeden pracovní den v každém měsíci. Zároveň se zavedením CRM systému také odpadla veškerá manuální administrativní práce v Excelu, což IZIPu ušetřilo jedno pracovní místo.

CRM výrazně pomohlo při plánování i při přípravě reportů pro VZP

Úspora času obchodníkům a personálních výdajů společnosti však nebyly ani zdaleka jediné přínosy plynoucí z nasazení Microsoft Dynamics CRM. S novým nástrojem totiž mohl IZIP začít také efektivně plánovat obchodní aktivity. Navíc schůzky obchodníkům může nově plánovat i callcentrum, na které se obracejí například lékaři s požadavkem na zřízení přístupu k Elektronické zdravotní knížce. Navíc vedení společnosti rázem získalo přesný přehled o tom, na čem přesně jednotliví obchodníci pracují a jaké jsou jejich plány v blízké budoucnosti. Podstatným způsobem se také zrychlil přehled o obchodních výsledcích, který je nyní k dispozici ihned nebo maximálně s jednodenním zpožděním, zatímco dříve bylo nejprve potřeba manuálně zpracovat jednotlivé Excelové soubory.

Právě obrovská síla nejrůznějších výkazů a reportů, které umí Microsoft Dynamics CRM ze získaných dat snadno připravit se ukazuje být velkou výhodou hned na začátku roku 2011, kdy se VZP rozhodla změnit způsob motivace zdravotnických pracovníků zapojených a aktivně pracujících v systému Elektronických zdravotních knížek. Díky velké flexibilitě, kterou Microsoft Dynamics CRM nabízí, tak bylo možné nově požadované výstupy připravit takřka obratem, a to i přesto, že bylo nutné do CRM systému také naimportovat data za několik předchozích let z externího informačního systému, který se stará o vedení evidencí k samotnému systému Elektronických zdravotních knížek. Díky otevřenosti Microsoft Dynamics CRM stačilo jen připravit data v požadované struktuře a import proběhl během pár desítek minut

Přínosy

Zavedení Microsoft Dynamics CRM pomohlo obchodníkům a zlepšilo péči o lékaře

Implementace Microsoft Dynamics CRM ve společnosti IZIP výrazně usnadnilo a zefektivnilo práci obchodním reprezentantům i jejich řízení. Díky tomu bylo možné splnit při stejném počtu zaměstnanců i nově navýšený plán. Firma navíc nyní může flexibilně reagovat na požadavky VZP a na formu a rozsah výkaznictví. Je tu ale ještě jedna výhoda, kterou pocítí i sami lékaři, kteří se do systému Elektronických zdravotních knížek zapojili nebo zapojí. Díky zavedení CRM systému je možná plnohodnotná zastupitelnost obchodních reprezentantů. Pokud na kontrolní schůzku k lékaři dorazí nový obchodník, bude jeho potřeby, požadavky i využívané produkty znát stejně dobře, jako ten, který byl u něj naposledy.

Hlavní přínosy řešení:

  • Úspora personálních výdajů souvisejících s manuálním zpracováním reportů od obchodníků

  • Úspora času obchodních reprezentantů při vyplňování reportů

  • Zavedení plnohodnotné zastupitelnosti obchodních reprezentantů

  • Snadná příprava nových reportů pro VZP

  • Umožnění provedení celkových změn ve způsobu řízení obchodních reprezentantů

Grösse des Kunden: Small Organization
Branche: Public Health & Social Services
Land oder Region: Czech Republic
Lösungen:
  • Microsoft Dynamics CRM
Herunterladbare RessourcenPDF-Dokument

Convergence 2014 Europe