Die elektronische Umlaufmappe – für effiziente Entscheidungen in Neustadts Behörden

Bis vor kurzem wurden Mitzeichnungen in Neustadt traditionell mittels einer Umlaufmappe auf dem Papierweg vollzogen. Die Nachteile dieses Verfahrens kennt jeder Behördenmitarbeiter:

  • Ein Papier kann immer nur von einer Person zur gleichen Zeit bearbeitet werden. Dokumente, die sich im Mitzeichnungsgang befinden, sind für andere Tätigkeiten nicht verfügbar.
  • Der Transportweg oder die Abwesenheit von Personen verzögert die Bearbeitung.
  • Die Datensicherheit erfolgt auf Basis von Verhaltensregeln und kann nicht flächendeckend kontrolliert oder sichergestellt werden.
  • Gleiches gilt für die Anforderung der Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns.
  • Es entstehen enorme Kosten für Papier, Toner, Kopien, Versand, Archivräumlichkeiten etc.

Mehr Datensicherheit, weniger Kosten, flexibleres Arbeiten

In Neustadt werden Mitzeichnungen daher ab sofort ausschließlich elektronisch abgebildet. Durch die Lösung auf Basis des Microsoft SharePoint Server 2010 können Prozessschritte parallelisiert werden. Zudem stehen die Dokumente während eines Mitzeichnungsvorgangs auch anderen Mitarbeiter für andere Sachverhalte zur Verfügung. Transportwege entfallen und Abwesenheiten von Beteiligten können besser ausgeglichen werden. Behörden sparen dadurch viel Zeit, können Vorhaben schneller realisieren und Bürgerbegehren rascher beantworten. Sämtliche Aktivitäten während des Mitzeichnungsgangs werden protokolliert, so ist jederzeit nachvollziehbar, wie es zu einer Entscheidung gekommen ist. Gleichzeitig garantiert diese Lösung höchste Datensicherheit und reduziert Druck- und Lagerkosten.

Und so funktioniert‘s !

Durch die elektronische Umlaufmappe profitieren alle – Bürger und Behörden. Verwaltungsmitarbeiter können sich durch die Zeiteinsparung wieder stärker den Bürgern von Neustadt und ihren Anliegen widmen. Die Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg hat diese Lösung entwickelt und Sie bereits implementiert. Für Informationen hierzu können sie die Fallstudie der Hansestadt Hamburg einsehen.