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Überblick über Nachverfolgungsdatensätze in CRM für Outlook

Sie können Microsoft Dynamics CRM für Outlook verwenden, um E-Mail-Nachrichten, Kontakte, Aufgaben und Termine nachzuverfolgen. Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht, einen Kontakt-, Aufgaben- oder Termindatensatz nachverfolgen, wird eine Kopie dieses Datensatzes als Aktivitäten in Microsoft Dynamics CRM gespeichert und mit dem Outlook-Datensatz synchronisiert. Sie können diesen Datensatz in Dynamics CRM für Outlook oder in CRM anzeigen und dann bearbeiteen. Wenn Sie Outlook auf einem mobilen Gerät synchronisieren, können Sie auch diese Datensätze auf diesem Gerät zugreifen.

Das Nachverfolgen von Datensätzen in CRM für Outlook ist ein manueller Prozess. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre persönlichen Outlook-Datensätze separat von Ihren CRM-Datensätzen zu halten.


Tipp



Auf dieser Seite:

Verwenden der Schaltfläche "Nachverfolgen" gegenüber der Schaltfläche "Betreff festlegen"

Verwenden des Nachverfolgungsbereichs

Was können Sie zun, nachdem Sie einen Datensatz nachverfolgt haben?

Weiteres Wissenswertes zum Nachverfolgen von Datensätzen

Verwenden der Schaltfläche "Nachverfolgen" gegenüber der Schaltfläche "Betreff festlegen"

Um einen Datensatz in Dynamics CRM für Outlook nachzuverfolgen, klicken oder tippen Sie auf die Schaltfläche Nachverfolgen oder die Schaltfläche Bezug festlegen für den Datensatz, den Sie nachverfolgen möchten.

Sie können jede der beiden Schaltflächen verwenden, um einen Datensatz nachzuverfolgen, es empfiehlt sich jedoch, die Schaltfläche Bezug festlegen zu verwenden. Wenn Sie die Schaltfläche Bezug festlegen verwenden, können Sie eine E-Mail-Nachricht, eine Aufgabe oder einen Termin mit einem bestimmten CRM-Datensatz (beispielsweise einem Konto oder einer Verkaufschance oder sogar einem benutzerdefinierten Datensatztypen (Entität) verknüpfen. Manche Organisationen verwenden auch die Schaltfläche Bezug festlegen, um Aufgaben nachzuverfolgen.

Verwenden des Nachverfolgungsbereichs

Wenn ein Datensatz nachverfolgt wird, wird ein Microsoft Dynamics CRM-Bereich (auch als "Nachverfolgungsbereich" bezeichnet) unten im Datensatz angezeigt. Dieser Bereich zeigt:

  • Ob das Element nachverfolgt wird.

  • Den Bezugsdatensatz, falls festgelegt

  • Den Namen des übergeordneten Datensatzes für Kontakte, falls festgelegt

  • Links zu CRM-Datensätzen für E-Mail-Empfänger. Dies ist sehr hilfreich, wenn Sie schnell auf den CRM-Kontaktdatensatz eines E-Mail-Empfängers zugreifen oder andere Informationen anzeigen möchten, die in CRM gespeichert sind.

  • Verwandte Datensätze, zusammen mit einem Symbol, das den Datensatztyp in CRM identifiziert.

  • Informationen darüber, ob E-Mail-Adressen, Namen oder Verteilerlisten in der E-Mail-Nachricht auch CRM-Datensätze sind.

Beispielsweise zeigt der folgende Screenshot den Nachverfolgungsbereich für eine nachverfolgte Aufgabe an, die mit dem Adventure Works-Konto verknüpft ist:

Sie können den Bezugsdatensatzes, den übergeordneten Datensatz für einen Kontakt oder verknüpfte Datensätze direkt aus dem Nachverfolgungsbereich öffnen. Der Nachverfolgungsbereich enthält auch eine Scvhaltfläche Optionen, der schnellen Zugriff auf persönliche Nachverfolgungsoptionen bietet.


Hinweise

Im Bereich wird der Name der Verteilerliste angezeigt, wenn Sie eine E-Mail-Nachricht nachverfolgen, ohne zuerst die Verteilerliste zu erweitern. Um die individuelle E-Mail-Adresse nachzuverfolgen, erweitern Sie die Verteilerliste vor dem Nachverfolgen der Nachricht.


Was können Sie zun, nachdem Sie einen Datensatz nachverfolgt haben?

Nachdem Sie einen Datensatz nachverfolgt haben, können Sie die Schaltflächen auf dem Dynamics CRM für Outlook-Menüband verwenden, um die folgenden Aufgaben auszuführen.

Um diese Aufgabe auszuführen:

Auswählen

Gilt für

Den Datensatz direkt in CRM öffnen

E-Mail, Termine, Kontakte und Aufgaben

Eine Verbindung zwischen dem Datensatz und einem beliebigen CRM-Datensatz hinzufügen, der Verbindungen nachverfolgen kann

E-Mail, Termine, Kontakte und Aufgaben

Diesen Datensatz in eine CRM Verkaufschance, Lead oder Kontakt umwandeln

E-Mail, Termine und Aufgaben

Eine CRM-Vorlage einfügen

E-Mail

Einen CRMWissensdatenbank-Artikel einfügen

E-Mail

CRM-Vertriebsdokumentation anfügen

E-Mail


Tipp

Wenn diese Schaltflächen nicht verfügbar sind, kann es sein, dass der Datensatz, der zur Nachverfolgung markiert ist, noch nicht synchronisiert ist. Dies kann passieren, wenn Ihre Organisation die serverseitige Synchronisierungen verwendet, um E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine zu synchronisieren, die Synchronisierung jedocht noch nicht geschehen ist. Wenn die Schaltfläche In CRM anzeigen aktiviert ist, ist der Datensatz synchronisiert worden. Sie können auch den Nachverfolgungsbereich (wie oben beschrieben) verwenden, und über diesen feststellen, ob der Datensatz synchronisiert wurde.


Weiteres Wissenswertes zum Nachverfolgen von Datensätzen

Datenschutzhinweise

Zur Nutzung von Microsoft Dynamics CRM für Outlook müssen Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen anmelden (eine E-Mail-Adresse und ein Kennwort). Sie können auswählen, ob Sie diese Informationen lokal speichern, um nicht bei jedem Öffnen von Outlook die Anmeldeinformationen angeben zu müssen. Wenn Sie sich entscheiden, die Informationen lokal zu speichern, wird durch CRM für Outlook automatisch eine Verbindung mit Microsoft Dynamics CRM Online hergestellt, sobald Sie Outlook öffnen.

Nach der ersten Anmeldung und Verwendung von CRM für Outlook wird die Verbindung zwischen dem Computer und CRM Online immer hergestellt, wenn Sie über Internetzugriff verfügen. Sie können die Verbindung zwischen dem Computer und CRM allein durch eine Konfigurationseinstellung deaktivieren, aber wenn Sie die Verbindung deaktivieren, zeigt CRM für Outlook eine geringere Leistung.

Wenn Sie sich dazu entscheiden, CRM für Outlook Nachverfolgen von E-Mails zu verwenden, kann der E-Mail-Thread von anderen Benutzern in der Organisation angezeigt werden, die über die Berechtigung zum Anzeigen verfügen.

Von CRM für Outlook werden für jede empfangene E-Mail die E-Mail-Adresse des Senders und des Empfängers sowie die Betreffzeile der Nachricht an CRM gesendet. Dies ermöglicht es, in CRM Online zu überprüfen, ob eine bestimmte E-Mail-Nachricht durch den CRM Online-Dienst gespeichert werden soll. Wenn Sie ein Element nachverfolgen, wird eine Kopie des Elements vom CRM-Dienst beibehalten. Die anderen Benutzer in der Organisation, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können das Element anzeigen. Wird die Nachverfolgung für ein Element aufgehoben, wird diese Kopie automatisch von CRM Online gelöscht, sofern Sie das Element besitzen.

Wenn Sie Microsoft Dynamics CRM Online verwenden, wenn Sie die Synchronisierung mit Outlook-Funktion verwenden, werden die CRM-Daten, die synchronisiert werden, mit Outlook "exportiert". Zwischen den Informationen in Outlook und den Informationen in CRM Online wird ein Link beibehalten, um sicherzustellen, dass die Informationen zwischen den beiden auf dem neusten Stand bleiben. Die Outlook-Synchronisierung lädt nur relevante CRM-Datensatz-IDs herunter, die verwendet werden, wenn ein Benutzer versucht, ein Outlook-Element nachzuverfolgen und als Bezug festzulegen. Die Unternehmensdaten werden nicht auf dem Gerät gespeichert.

Ein Administrator legt über Sicherheitsrollen fest, ob Benutzer Ihrer Organisation CRM-Daten mit Outlook synchronisieren dürfen.

 
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