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Outlook-Kontakte in CRM für Outlook nachverfolgen

Wenn Sie einen Kontakt in Microsoft Dynamics CRM für Outlook nachverfolgen, wird eine Kopie des Datensatzes als Aktivität in Microsoft Dynamics CRM gespeichert und mit dem Outlook-Datensatz synchronisiert. Wenn Ihre Kontakte nachverfolgt sind, sehen Sie alle E-Mail-Nachrichten-, Aufgaben-, Termin- und Konten-Datensätze, die diesen Kontakten zugeordnet sind. Sie können auf die Datensätze in CRM für Outlook oder CRM zugreifen.

Das Nachverfolgen von Kontakten in CRM für Outlook ist ein manueller Prozess. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kontakte separat von Ihren CRM-Kontakten zu halten. Synchronisierung von Kontakten aus CRM mit CRM für Outlook ist jedoch automatisch. Alle Kontakte, die Sie in CRM besitzen, sind in CRM für Outlook automatisch verfügbar. Wenn Sie Outlook auf einem mobilen Gerät synchronisieren, können Sie auch auf die CRM-Kontaktdatensätze auf diesem Gerät zugreifen.

  1. Wählen Sie in CRM für OutlookPersonenim Navigationsbereich aus, und wählen Sie bis zu 20 Kontakte aus.


    Tipp

    Wenn Sie mehr als 20 Kontakte auswählen möchten oder wenn Sie alle Ihre Outlook-Kontakte in CRM nachverfolgen möchten, können Sie den Assistenten Kontakte hinzufügen verwenden. Weitere Informationen: Verwenden eines Assistenten, um mehrere Outlook-Kontakte in CRM für Outlook hinzuzufügen und nachzuverfolgen


  2. Führen Sie eine der folgenden Aufgaben aus, um den Kontakt nachzuverfolgen:

    • Um den Kontaktdatensatz nachzuverfolgen, ohne ihn mit einem übergordneten (Konto-) Datensatz in CRM zu verknüpfen, wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe CRMNachverfolgen aus.

      - ODER -

    • Um den Kontakt nachzuverfolgen und diesen mit einem übergeordneten (Konto-) Datensatz in CRM zu verknüpfen, wählen Sie auf der Registerkarte Start in der CRM-Gruppe Übergeordnetes Element festlegen, und suchen Sie dann nach dem übergeordneten Datensatz im Dialogfeld Datensatz suchen. Nachdem Sie den Datensatz gefunden haben, den Sie verwenden möchten, wählen Sie Hinzufügen aus.

      Wenn Sie die Schaltfläche Nachverfolgen oder die Schaltfläche Übergeordnetes Element festlegen auswählen, wird ein Microsoft Dynamics CRM-Bereich (als " Nachverfolgungsbereich" bezeichnet) unten im Kontaktdatensatz angezeigt. Dieser Bereich zeigt an, dass der Kontakt nachverfolgt, und er stellt Links zu verknüpften Datensätzen zur Verfügung. Wenn Sie die Schaltfläche Übergeordnetes Element festlegen auswählen, bietet CRM für Outlook macht eine Verknüpfung zum übergeordneten Datensatz verfügbar. Weitere Informationen dazu, wie Sie das Nachverfolgen funktioniert

      In CRM für Outlook wird das Symbol In CRM nachverfolgt neben den nachverfolgten Kontakten angezeigt.

  3. Um weitere Informationen zu dem Konakt im Kontaktformular in Microsoft Dynamics CRM hinzuzufügen, wählen Sie den Kontakt aus, und wählen Sie dann in der CRM-Gruppe Anzeigen in CRM aus.

Notizen

  • Um weitere Informationen zu dem Konakt im Kontaktformular in Microsoft Dynamics CRM hinzuzufügen, wählen Sie den Kontakt aus, und wählen Sie dann in der CRM-Gruppe Anzeigen in CRM aus.

  • Wenn der Kontakt mit einem übergeordneten Datensatz verknüpft ist, können Sie den übergeordneten Datensatz vom Outlook-Kontaktdatensatz in CRM für Outlook aus öffnen. Öffnen Sie in der Kontaktliste den Datensatz. Wählen Sie in der CRM-Gruppe die Option Übergeordnetes Element anzeigen aus (oder wählen Sie den Link im Nachverfolgungsbereich aus).

  • Das Feld Unternehmen für einen Outlook-Kontakt wird nicht automatisch dem übergeordneten Konto des neuen Microsoft Dynamics CRM-Kontakts hinzugefügt. Weitere Informationen:. Festlegen der persönlichen Optionen, die sich auf Nachverfolgung und Synchronisierung zwischen CRM und Outlook oder Exchange auswirken

Vermeiden von doppelten Kontaktdatensätzen

Wenn Sie Kontakte nachverfolgen, prüft CRM auf doppelte Datensätze. CRM prüft auch auf Duplikate für Datensätze, wenn Sie Datensätze manuell synchronisieren oder in den Onlinemodus wechseln, wenn Sie im Offlinemodus gearbeitet haben.

Wenn von CRM erkannt wird, dass der Kontakt ein potenzielles Duplikat darstellt, wird der Kontakt nicht gespeichert, sondern in CRM wird das Dialogfeld Duplikate erkannt angezeigt.

Wenn dies passiert, müssen Sie Folgendes tun:

  1. In der Liste Potenzielle doppelte Datensätze doppelklicken oder tippen Sie auf den Datensatz.

  2. Wenn der neue oder aktualisierte Datensatz kein Duplikat ist, wählen Sie Datensatz speichern, um den neuen Datensatz zu erstellen.

    - ODER -

    Wenn der neue oder aktualisierte Datensatz ein Duplikat ist, verwerfen Sie die Änderungen, und wählen Sie Abbrechen.

  3. Wenn die Duplikaterkennungsregel potenzielle doppelte Datensätze erkannt hat, überprüfen Sie die Datensätze der einzelnen aufgeführten Datensatztypen.


Wichtig

Die Duplikaterkennung kann nur ausgeführt werden, wenn die Duplikaterkennung aktiviert und mindestens eine Duplikaterkennungsregel für den Datensatztyp vorhanden ist.


Datenschutzbestimmungen

Zur Nutzung von CRM für Outlook müssen Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen anmelden (eine E-Mail-Adresse und ein Kennwort). Sie können diese Informationen lokal speichern, damit Sie die Anmeldeinformationen nicht bei jedem Öffnen von Outlook angeben müssen. Wenn Sie sich entscheiden, diese Informationen zu speichern, wird durch den CRM für Outlook automatisch eine Verbindung mit Microsoft Dynamics CRM hergestellt, sobald Sie sich mit Outlook verbinden.

Nach der ersten Anmeldung und Verwendung von CRM für Outlook wird die Verbindung zwischen dem Computer und CRM immer hergestellt, wenn Sie über Internetzugriff verfügen. Sie können die Verbindung zwischen dem Computer und CRM durch Festlegen einer Option deaktivieren. Falls Sie die Verbindung deaktivieren, zeigt CRM für Outlook eine geringere Leistung.

Wenn Sie CRM für Outlook zum Nachverfolgen von E-Mails verwenden, kann der E-Mail-Thread von anderen Benutzern in der Organisation angezeigt werden, die über die Berechtigung zum Anzeigen verfügen.

Von CRM für Outlook werden für jede empfangene E-Mail die E-Mail-Adresse des Senders und des Empfängers sowie die Betreffzeile der Nachricht an CRM gesendet. Dies ermöglicht es, in CRM zu überprüfen, ob eine bestimmte E-Mail-Nachricht durch den CRM-Dienst gespeichert werden soll. Wenn Sie ein Element nachverfolgen, wird eine Kopie des Elements vom CRM-Dienst beibehalten. Die anderen Benutzer in der Organisation, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können das Element anzeigen. Wird die Nachverfolgung für ein Element aufgehoben, wird diese Kopie automatisch vom CRM-Dienst gelöscht, sofern Sie das Element besitzen.

 
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