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Verwenden eines Assistenten, um mehrere Outlook-Kontakte in CRM für Outlook hinzuzufügen und nachzuverfolgen

Sie können Ihre Microsoft Office Outlook-Kontakte in Microsoft Dynamics CRM für Outlook nachverfolgen. Wenn Sie einen Kontakt nachverfolgen, wird eine Kopie des Datensatzes in CRM für Outlook gespeichert und mit dem Outlook-Datensatz synchronisiert. Wenn Ihre Kontakte nachverfolgt sind, sehen Sie alle CRM-E-Mail-, Aufgaben- oder Terminaktivitäten, die mit diesen Kontakten verknüpft sind. Wenn Sie Outlook auf einem mobilen Gerät synchronisieren, können Sie auch auf die Kontaktdatensätze auf diesem Gerät zugreifen.

Das Nachverfolgen von Kontakten in CRM für Outlook ist ein manueller Prozess. Sie können jeweils bis zu 20 Kontakte nachverfolgen, indem Sie die Schaltfläche Nachverfolgen oder die Schaltfläche Übergeordnetes Element festlegen in CRM für Outlook auswählen. Wenn Sie mehr als 20 Kontakte zugleich hinzufügen möchten oder wenn Sie alle Ihre Outlook-Kontakte zu CRM hinzufügen möchten, können Sie den Assistenten Kontakte hinzufügen verwenden. Der Assistent kann Ihnen auch helfen, einige Optionen festzulegen. Beispielsweise können Sie festlegen, ob künftige Kommunikation mit den nachverfolgten Kontakten mit CRM für Outlook synchronisiert werden sollen.


Wichtig

Um Kontakte in CRM für Outlook nachzuverfolgen, muss die Outlook-E-Mail-Adresse mit Ihrer CRM-E-Mail-Adresse übereinstimmen. Sie können nicht zu oder von mehreren E-Mail-Adressen synchronisieren.


Schritt 1: Vorbereitung

Bevor Sie Ihre Outlook-Kontakte hinzufügen:

  • Stellen Sie zur Erzielung optimaler Ergebnisse sicher, dass Ihre Outlook-Kontaktdaten so vollständig und korrekt wie möglich sind. Geben Sie die fehlenden Informationen ein, und stellen Sie sicher, dass die Namen der Personen korrekt geschrieben sind.

  • Da Sie die Unternehmensnamen in Ihrer Outlook-Kontaktliste einem Kontonamen in Microsoft Dynamics CRM zuordnen können, achten Sie darauf, dass die Schreibweise der Konten in beiden Anwendungen die gleiche ist.

Schritt 2: Ausführen des Assistenten

  1. Klicken oder tippen Sie auf Datei > CRM > Kontakte importieren > Kontakte hinzufügen.

  2. Klicken Sie auf Weiter.

  3. Prüfen Sie den Ordner, in dem Ihre Outlook-Kontakte gespeichert werden, und klicken oder tippen Sie dann auf Weiter.


    Hinweise

    • Der Assistent legt den Ordner fest, normalerweise mit der Bezeichnung Kontakte. Sie können im Ordner Kontakte Unterordner einrichten oder löschen.

    • Wenn eine andere Person (eine "Stellvertretung") Ihre E-Mail-Nachrichten verwalten kann, können Sie keine Kontakte aus dem Kontakteordner dieser Person hinzufügen.


  4. Wählen Sie die gewünschte Gruppierung der Kontakte aus. Die Gruppen sind:

    • Firmenname. Gruppieren Sie die Kontakte nach den entsprechenden Kontonamen in Microsoft Dynamics CRM. Der Assistent führt die Anzahl der Kontakte auf, die jedem Konto zugeordnet sind. Klicken oder tippen Sie auf den Link, um die Liste mit den Namen für die einzelnen Konten zu überprüfen.

    • E-Mail-Domäne. Gruppieren Sie die Kontakte nach E-Mail-Domäne. Hierbei handelt es sich um den Teil einer E-Mail-Adresse nach dem @-Symbol. Beispiel: In der E-Mail-Adresse "jemand@contoso.com" ist "contoso.com" die Domäne. Klicken oder tippen Sie auf den Link, um die Liste mit den Namen für die einzelnen Domänen zu überprüfen.

    • Kategorien. Gruppieren Sie die Kontakte nach den Kategorien, die Sie verwenden, um die Kontakte in Outlook organisieren, falls vorhanden. Klicken oder tippen Sie auf den Link, um die Liste mit den Namen für die einzelnen Kategorien zu überprüfen.

    Wenn Sie nicht alle Gruppen hinzufügen möchten, löschen Sie die Kontrollkästchen links von den Gruppen, die Sie nicht hinzufügen wollen.


    Hinweise

    In der Spalte Anzahl von Kontakten wird eine Farbe angezeigt, die angibt, wie viele der Kontakte bereits mit Microsoft Dynamics CRM verknüpft sind:

    • Grün. Alle Kontakte befinden sich bereits in Microsoft Dynamics CRM.

    • Gelb. Über 50 Prozent der Kontakte befinden sich bereits in Microsoft Dynamics CRM.

    • Rot. Mindestens ein Kontakt befindet sich bereits in Microsoft Dynamics CRM.



    Tipp

    Möglicherweise gibt es zahlreiche Abweichungen bei den Gruppierungen, wenn die Unternehmensnamen nicht exakt übereinstimmen. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie den Assistenten beenden, die Unternehmensnamen in Outlook korrigieren und dann den Assistenten erneut ausführen.


  5. Stellen Sie sicher, dass Unternehmensname als Konto verwenden ausgewählt ist (empfohlen). Wenn Sie stattdessen Unternehmensnamen für jeden Kontakt später in Microsoft Dynamics CRM zuordnen möchten, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.

  6. Wählen Sie Gesamte Kommunikation für hinzugefügte Kontakte nachverfolgen aus, um die Nachrichten, Termine und Aufgaben nachzuverfolgen, die mit diesen Outlook-Kontakten in Microsoft Dynamics CRM verbunden werden.

  7. Klicken oder tippen Sie zur manuellen Auswahl der den Kontakten zuzuordnenden Konten auf Erweitert. Klicken oder tippen Sie in der Spalte Konto festlegen auf die Zeile für den Kontakt. Wählen Sie in der Dropdownliste Folgendes aus:

    • Lassen Sie das Feld leer (Nicht festgelegt), um die Kontakte später in Microsoft Dynamics CRM einem Konto zuzuordnen.

    • Wählen Sie Unternehmensname verwenden, um die Kontakte einem Microsoft Dynamics CRM-Konto mithilfe des Unternehmensnamens zuzuordnen.

    • Wählen Sie Vorhandenes Konto auswählen, um ein Konto oder einen Kontakt auszuwählen, und klicken oder tippen Sie dann auf OK.

  8. Deaktivieren Sie in der Spalte Kommunikation einbeziehen das Kontrollkästchen für jede Gruppierung, für die Sie die E-Mail-Nachrichten, Termine oder Aufgaben in Microsoft Dynamics CRM nicht nachverfolgen wollen.

  9. Wählen Sie Kontakte hinzufügen aus.

  10. Überprüfen Sie die Zusammenfassungsseite, und zeigen Sie alle Fehler an, sofern vorhanden. Wählen Sie dann Speichern und schließen aus.

 
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