CRM-Software steuert Beratungsgeschäft

Ausgangssituation

Anders als die Niederlassungen von Geschäftsbanken gehören Sparkassen nicht zu großen Finanzkonzernen. Sie werden vielmehr als Anstalten des öffentlichen Rechts, von Kommunen oder kommunalen Zweckverbänden getragen. Entsprechend regional ist ihr Geschäftsmodell ausgerichtet: Hier geht es weniger um Investmentbanking, als vielmehr um die Grundversorgung der Menschen und Unternehmen vor Ort. Unterstützt und beraten werden die Sparkassen von regionalen Verbänden. Für die 72 bayerischen Sparkassen mit ihren rund 3.000 Filialen und 46.000 Mitarbeitern ist der Sparkassenverband Bayern zuständig. Er hat seine Beratungsdienstleistungen in einer hundertprozentigen Tochtergesellschaft, der Sparkassen Network Consulting (snc) Bayern GmbH gebündelt.

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*Mit proRM und Dynamics CRM sparen wir in den einzelnen Geschäftsbereichen im Schnitt 15 Prozent der bisherigen Ar-beitszeit. Wir reagieren dadurch schneller und bieten unseren Kunden einen besseren Service.*

Rudi Wolf
IT-Projektleiter bei
der snc Bayern GmbH

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Anforderungen

Bei der technischen Organisation des Beratungsgeschäfts verfolgte die snc lange Zeit keine einheitliche Strategie. Während man beispielsweise Gruppentermine und Aufgaben in Outlook plante, wurden Arbeitspläne in Excel erstellt. Zusätzlich gab es eine CRM-Software für Kundenadressen, Projektzeiterfassung und Leistungsabrechnung. „Die vielen Datenquellen waren ziemlich unübersichtlich. Der hohe Verwaltungsaufwand belastete unsere Mitarbeiter“, erinnert sich Rudi Wolf. Im Sommer 2010 entschied das Beratungsunternehmen, die verteilten Daten in einer einheitlichen CRM-Software zusammenzuführen. „Wir haben auf der CRM Expo in Nürnberg intensiv nach einer passenden Lösung gesucht. Doch das war gar nicht so einfach“, ergänzt Wolf. Während das Kundenmanagement kein allzu großes Problem darstellte, scheiterten die meisten Kandidaten an den hohen Anforderungen im Bereich der Projektverwaltung: So galt es etwa, eine Mitarbeiterdatenbank einzubinden, um bereits in der Angebotsphase Qualifikationen und Verfügbarkeiten zu berücksichtigen. Zudem sollte der gesamte Vertriebsprozess in all seinen Phasen nachvollziehbar in der Kundenakte dokumentiert werden.

Lösung

Am Ende wurde das Projektteam doch noch fündig: Das Rennen machte „proRM“, eine Branchenlösung für Beratungsunternehmen auf Basis von Microsoft Dynamics CRM.Der Zuschlag für die Implementierung ging an den Microsoft-Partner proMX. „Ausschlaggebendwar, dass wir mit der Softwareunsere Vorstellungen umsetzen konnten.Doch Dynamics CRM und proRM überzeugtenuns auch mit der praktischen Integrationin Outlook. Dass unsere Mitarbeiterihre Arbeitszeiten im Outlook-Kalender erfassenkönnen, ist sehr komfortabel“, begründetIT-Leiter Wolf die Wahl.

Der Startschuss für das CRM-Projekt fiel im April 2011. In nur zwei Monaten gelang esdem Projektteam, die vorhandenen Datenin Dynamics CRM zu überführen. „85 Prozentunserer Anforderungen waren bereitsim Standard enthalten. Die wenigen Änderungen,die es aus technischer Sicht gab,waren fast ausschließlich Formularanpassungen“,unterstreicht Rudi Wolf. Im Vertriebwurde stattdessen die Prozesstiefe reduziert:Vom ersten Kontakt bis zum finalenAbschluss war anfangs ein mehrstufigerVerwaltungsablauf vorgesehen. „Währenddes Projekts wurde uns jedoch klar, dassdie Geschäftsanbahnung bei den eher mittelständischgeprägten Sparkassen sehr viel einfacher ist. Deshalb haben wir unsereMitarbeiter von unnötigen Eingaben verschont“,erinnert sich IT-Leiter Wolf.

Fazit

Seit dem Frühsommer 2011 arbeiten 25 Mitarbeiter der snc mit proRM und Dynamics CRM. Auf ihren Notebooks nutzen sieausschließlich den in Outlook integriertennativen Client. Mit der neuen CRM-Softwaregelang es dem Beratungsunternehmen,alle kundenorientierten Aufgaben aufeiner Plattform zu konsolidieren. Hierzuzählen neben der Projektverwaltung unddem kompletten Vertriebsprozess beispielsweiseauch Marketing, Projektabrechnungund Kundenservice. Da damit die gesamteWertschöpfung abgebildet ist, stehen allenMitarbeitern transparente Kunden- und Projektinformationenzur Verfügung. So informierenManagement Dashboards beispielsweiseüber den Status der Vertriebspipeline,die erreichten Ziele oder die auf einemProjekt geleisteten Personentage. „Wir sindheute nicht nur besser informiert, sondernhaben auch mehr Vertrauen in unsere Zahlen.Das Automatisierungsniveau ist deutlichgestiegen. Und wo weniger Eingriffe erforderlichsind, passieren auch wenigerFehler“, stellt IT Leiter Wolf klar.

So entfielen bei der Rechnungsstellung
gleich mehrere Schritte und das Projektcontrollingwurde deutlich verschlankt. „DankproRM und Dynamics CRM sparen wir inden einzelnen Geschäftsbereichen imSchnitt 15 Prozent der bisherigen Arbeitszeit.Wir reagieren dadurch schneller undbieten unseren Kunden einen besserenService“, freut sich Rudi Wolf. Dem Softwarepartnerstellt er ein gutes Zeugnis aus:„proMX ist ein sympathisches, dynamischesUnternehmen. Auf kurzfristige Änderungenhaben sie stets flexibel reagiert und unsprofessionell beraten.“ Da überrascht eskaum, dass bereits ein halbes Jahr nachder Einführung die ersten Folgeprojektegeplant sind. So soll zum Beispiel die Personalzeitplanungweiter verfeinert und dasProjektcontrolling ausgebaut werden. Aufmittlere Sicht ist die Integration zu MicrosoftProject vorgesehen.

This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.
Größe des Kunden: Small Organization
Branche: Banking; Financial Services
Land oder Region: Germany
Lösungen:
  • Microsoft Dynamics CRM 2011
  • Microsoft Dynamics CRM
Organisationsprofil: Die Sparkassen Network Consulting Bayern GmbH ist die Beratungsgesellschaft des Bayerischen Sparkassenverbandes. Mit 25 Mitarbeitern unterstützt das Unternehmen bundesweit Sparkassen und Verbände, zum Beispiel in Bereichen wie Prozess- oder Vertriebsoptimierung.