Ausgangssituation:

Unternehmensgröße: 40 User
Produkt: Office 365 E1

In einem mittelständischen Handelsbetrieb mit Standorten in Deutschland, Österreich, der Slowakei und Asien findet die Zusammenarbeit bisher rein über den Versand von E-Mails mit Anhängen statt. Unterschiedliche Sprachen und zum Teil auch Zeitzonen machen eine effektive Kommunikation schwierig.

Da das Unternehmen nicht mit Windows Server arbeitet, ist kein gemeinsames Active Directory vorhanden. Outlook wird zwar als Client eingesetzt, die Postfächer laufen jedoch über einen Service Provider und werden mit einem POP3-Server abgerufen. Demnach werden alle E-Mails nach Abruf vom Server lokal auf den Clients gespeichert, und sind dann auch nur mehr am Client verfügbar. Eine zentrale Sicherung der Maildaten gibt es nicht.

Als Spam- und Virenschutz für die E-Mails wird ein lokal installierter Virenschutz verwendet.

Eine zentrale Dokumentenablage ist nicht vorhanden. Die einzelnen Standorte sind über VPN miteinander verbunden. Diese Leitung wird jedoch vor allem für den Zugang zum lokalen Warenwirtschaftssystem in der Zentrale verwendet. Bei zeitgleichen Zugriffen über VPN kommt es sehr oft zu Leitungsengpässen. Die Mitarbeiter sind daher dazu übergegangen, sich alle Dateien mehrfach per E-Mail zu senden. Dadurch passiert es immer wieder, dass mit veralteten Daten gearbeitet wird und es zu schwerwiegenden Ungereimtheiten kommt. Eine Synchronisierung ist de facto unmöglich.

Anforderungen:

• Möglichkeit, Daten nicht nur per E-Mail auszutauschen
• Mobiler Abruf von Daten und E-Mails
• Reduzierung des Verlusts von E-Mail-Daten
• Verbesserung der Kommunikation zwischen den Standorten
• Reduktion der Reisekosten
• Sicherheit und Zuverlässigkeit bei Spam- und Virenschutz
• Kalkulierbare Kosten

Lösung:

Microsoft Office 365 E1: Das Paket bietet den E-Mail-Service Exchange Online sowie die Tools zur Zusammenarbeit SharePoint Online und Lync Online.

Der Umstieg von einem POP3-Mailserver auf Exchange Online ist auf den ersten Blick eine Verteuerung. Betrachtet man jedoch den damit verbundenen Mehrwert und Nutzen für das Unternehmen, sind die Kosten schnell gerechtfertigt.

Alle E-Mails befinden sich nun in einem Microsoft-Rechenzentrum. Damit erfolgt der Zugriff von jedem Standort aus dezentral und mit der – für diesen Standort verfügbaren – Geschwindigkeit.

Der IT-Administrator des Unternehmens erkennt auch gleich einen zusätzlichen Mehrwert: Über Lync Online kann er endlich auch die IT seiner Nutzer an entfernten Standorten warten und sie unterstützen. Das spart Zeit und trägt sehr zur Zufriedenheit der Mitarbeiter (und auch des Administrators) bei.

Da das Unternehmen sehr kostenbewusst agiert, wird Office 365 „gemischt“ lizenziert. All die User, die Lync Online, SharePoint Online und Exchange Online benötigen, erhalten Office 365 E1. Reicht den Nutzern der Zugriff auf ihre E-Mails, werden sie mit Exchange Online ausgestattet.

SharePoint wird zur zentralen Dokumentenbasis: Die Mitarbeiter aller Standorte können ihre Daten nun zentral abspeichern und die jeweils aktuellen Daten abrufen – jederzeit und von überall aus. Eine unbeabsichtigte Überarbeitung von Dokumenten kann dank der Versionierung von SharePoint Online nicht mehr passieren. Der aufwändige Versand großer Anhänge via E-Mail entfällt und der Leitungszugriff über VPN wird entlastet.

Mit dem Umstieg erfolgt auch gleich eine Konsolidierung und Modernisierung der Hard- und Software. So werden alle PCs auf Windows 7 und Office 2010 aufgerüstet. Entscheidet sich das Unternehmen auch für Windows Intune, kann es dank des dort integrierten Virenschutzes getrost auf die bisher verwendete lokale Schutzsoftware verzichten. Mit der integrierten FOPE-Lösung über Exchange Online werden zudem 100% aller E-Mail-Viren und 98% Spam bereits im Rechenzentrum abgefangen. Die Pushfunktion beim E-Mail-Empfang ist mit Office 365 und unterschiedlichen mobilen Geräten ebenfalls möglich. Damit können Management- und Außendienst-Mitarbeiter nun endlich auch von unterwegs E-Mails abrufen und bearbeiten.

Ergebnis:

Durch den Einsatz von Office 365 hat das Unternehmen eine Modernisierung und Aktualisierung seiner IT-Landschaft vollzogen. Die Benutzerakzeptanz ist sehr hoch, da weiterhin mit bereits gewohnten Programmen gearbeitet wird. Besonders die Möglichkeit der Zusammenarbeit wurde verbessert.

Die Folgen: Kostenersparnisse durch eine höhere Effizienz, eine Reduzierung der Reisezeit sowie kalkulierbare IT-Kosten.

Und das Beste: Der Umstieg auf Office 365 war innerhalb weniger Tage durchgeführt, sodass kaum Verzögerungen im Arbeitsprozess entstanden.

Jeder spricht von der Cloud. Doch Sie möchten wissen, was Ihnen als KMU die Cloud wirklich bringt?

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Martina Grom arbeitet als IT-Consultant und ist Gründungsmitglied und CEO von atwork information technology. Anfang 2011 wurde sie als erste Frau von damals insgesamt acht MVPs (Microsoft Most Valuable Professional) für ihre Expertise zu Office 365 ausgezeichnet. Ihre Erfahrungen als IT-Consultant beim Einsatz von Office 365 möchte sie jetzt mit Ihnen teilen.

Ausgangssituation:

Unternehmensgröße: 85-200 User

Produkt: Office 365 E1

Für einen Zeitraum von vier bis fünf Jahren schließen sich mehrere Unternehmen aus west- und osteuropäischen Ländern zusammen, um gemeinsam an einer länderübergreifenden Lösung eines Bauprojektes zu arbeiten. Zusammen bilden die einzelnen Unternehmen eine so genannte ARGE (Arbeitsgemeinschaft), unter der sie für einen definierten Zeitraum zur Lösung dieses Projektes zusammenarbeiten. Meist ist einer der Partner der kaufmännische Leadpartner, der innerhalb der ARGE für die Budgetkontrolle verantwortlich ist. Die Rollenverteilung erfolgt nach vorheriger Definition. So wird zum Beispiel bestimmt, wer für die technischen Implementierungen zuständig ist. Nach außen tritt eine ARGE als ein gemeinsam geführtes Unternehmen auf, und manchmal bilden sich aus solchen Projekt-Gemeinschaften sogar neue Unternehmen.

Anforderungen:

Der kaufmännische Leadpartner wurde beauftragt, innerhalb von drei Wochen für zunächst 80 User, – mit Endausbau auf 200 User – die Möglichkeit einer gemeinsamen Projektplattform zu schaffen. Bei Durchsicht der Angebote stellten die ARGE-Partner fest, dass eine kurzfristige Lösung mit der Einbindung in eine fremde IT-Landschaft an folgende Herausforderungen stößt:

• Lizenzierung von betriebsfremden Personen
• Sicherheitsrisiko durch Integration betriebsfremder Personen
• Aufwand bei der Erstellung und Konfiguration von externen Zugriffen
• Bereitstellung interner (Personal-)Ressourcen
• Zukauf von Hardware – neue Server, Storage
• Hohe Einmalkosten
• Mehrsprachigkeit und Helpdesk in mehreren Sprachen, auch für Osteuropa
• Kalkulierbare Kosten
• Umsetzung innerhalb von drei Wochen

Da keines der vorgestellten Angebote all diese Punkte erfüllen konnte, der Zeitrahmen von drei Wochen jedoch unbedingt eingehalten werden musste, musste schnell nach einer Alternative gesucht werden. Zudem sollten die Projektkosten der zu implementierenden Lösung in das ARGE-Budget eingeplant werden.

Lösung:

Office 365 E1 deckt alle Anforderungen perfekt ab: Mit SharePoint Online erhält die ARGE ein Tool, das sie als zentrale Dokumenten-Austauschplattform nutzen kann. Es werden verschiedene Portale eingerichtet, die online im Browser abrufbar sind und in denen die Teams zentral Daten ablegen und auf diese zugreifen können. Die Portale können je nach Anforderung ausgestattet und auch in verschiedenen Sprachen zur Verfügung gestellt werden. Die Mitglieder erhalten nur Zugriff zu den Portalen, zu denen sie auch die Zugangsrechte besitzen.

Lync Online wird für die Ad Hoc-Kommunikation verwendet – die Benutzer haben damit die Möglichkeit, sofort live zu interagieren. Meetings können schnell und einfach online abgehalten werden, so dass das Reiseaufkommen gesenkt wird.

Exchange Online wird in diesem Szenario als E-Mail-Plattform nur vom Kernteam eingesetzt, alle anderen ARGE-Mitglieder arbeiten mit einer bereits bestehenden E-Mailing-Lösung. Die von der ARGE registrierte Domain und die damit verbundenen E-Mail-Adressen werden nur vom Kernteam als Kommunikationsmöglichkeit eingesetzt. Damit ist ein einheitliches Auftreten mit einer Kommunikationsadresse gegeben.

Da Lync und SharePoint für alle Mitglieder lizenziert wurden, hat man sich für eine einheitliche Lizenzierung mit dem Office 365-Paket E1 entschieden. Die Kosten waren so im Voraus kalkulierbar und konnten direkt in das ARGE-Projektbudget mit einbezogen werden. Vorteil: die Kosten waren ohne hohe Anschaffungskosten über die Projektlaufzeit gleichmäßig verteilt.

Das Office 365-Abonnement wächst mit der ARGE mit: Da für das Initialsetup vorerst nur 20 User eingeplant waren, wurde das Abonnement auch nur mit dieser Useranzahl bestellt. Danach wurde die Benutzerzahl monatlich kontinuierlich erhöht auf mittlerweile 85 Benutzer. Im Endausbau werden sich maximal 200 User die Projektplattform teilen. So kann in beide Richtungen skaliert werden. Nach den ersten zwölf Monaten steht es der ARGE frei, monatlich die Mengen anzupassen.

Die ARGE wird für etwa vier bis fünf Jahre existieren. Bei Erfolg der ARGE wird daraus eine eigene Projektgesellschaft gegründet, die das Geschäft dann fortführen wird.

Ergebnis:

Alle Anfangsforderungen wurden erfüllt. Vor allem der hohe Zeitdruck konnte mit Office 365 gemeistert werden, Benutzer und Portale waren innerhalb einer Woche aufgesetzt und sofort einsatzfähig. Die Anwender in den unterschiedlichen Ländern erhielten eine zentrale Plattform für den Dokumentenaustausch und mussten damit keine zusätzliche Software installieren – alles funktioniert – egal mit welchem Browser.

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Martina Grom arbeitet als IT-Consultant und ist Gründungsmitglied und CEO von atwork information technology. Anfang 2011 wurde sie als erste Frau von damals insgesamt acht MVPs (Microsoft Most Valuable Professional) für ihre Expertise zu Office 365 ausgezeichnet. Ihre Erfahrungen als IT-Consultant beim Einsatz von Office 365 möchte sie jetzt mit Ihnen teilen.

Ausgangssituation:

Unternehmensgröße: 50 User, davon 20 reine Handelsangestellte, 10 Reisende, 20 Knowledgeworker

Produkt: Office 365 Exchange Online Plan 1, Office 365 Exchange Online Kiosk

Ein mittelständischer Handelsbetrieb ist auf Baumaterialien, Handwerkerzubehör, Kinderspielzeug und Einrichtungsgegenstände spezialisiert und betreibt mehrere Ladengeschäfte.

Bisher wurde E-Mail als alleiniges Kommunikationsmittel zwischen den Büromitarbeitern und den Handelsreisenden verwendet. Ladenmitarbeiter bzw. auch Lagermitarbeiter hatten keine eigene Kommunikationsmöglichkeit per E-Mail.

Der zur Verfügung gestellte E-Mail-Server basierte auf Linux und war ein einfaches E-Mailing-System., Die E-Mails wurden über POP3 mit Outlook Express bzw. Windows Mail abgerufen. Am Marketingcomputer (ein MAC) wurde außerdem mit Apple Mail über POP3 gearbeitet. Der Linux-Mailserver wurde so gut wie nicht genutzt und erhielt erst Beachtung, als eine der dort verbauten IDE-Festplatten nicht mehr funktionierte.

Zu diesem Zeitpunkt wurden mehrere Dinge sehr schnell klar:

• Es gab einen mehrtägigen Ausfall des Linux-E-Mail-Systems.
• Es gab niemanden, der sich mit dem System auskannte.
• Eine externe Ressource, die das System warten konnte, war gerade nicht verfügbar.
• Die Datensicherung des Mailservers wurde nie eingerichtet, das System hätte also erst neu eingerichtet werden müssen.
• Es war kein Ausfall-Mailserver eingetragen, d.h. alle neuen E-Mails gingen sofort mit einem Unzustellbarkeitsbericht zurück.
• Die Kommunikation über E-Mail war damit nicht mehr möglich. Ein Newsletter für das Vorweihnachtsgeschäft konnte nicht versendet werden.

Die als extrem kostengünstig und allzeit verfügbar eingeschätzte Open Source-Lösung fiel sehr schnell innerhalb des ganzen Unternehmens in Ungnade. Das Management erkannte, dass hier möglichst rasch und unkompliziert eine neue Lösung gefunden werden musste.

Anforderungen:

Die neue Lösung sollte folgende Anforderungen erfüllen:

• Kein In-House-Server mehr. Das Unternehmen wollte sich auf eine zuverlässige Lösung verlassen und nicht selbst zum IT-Betreiber werden.
• Push-E-Mail-Funktionalität mit Fokus auf BlackBerry für die Handelsreisenden.
• Hohe garantierte Verfügbarkeit. Der zweiwöchige Ausfall sollte sich nicht wiederholen.
• Keine hohen Neuanschaffungskosten.
• Unterstützung unterschiedlicher Betriebssysteme (MAC und Windows).
• Serverseitiges Backup bzw. Wiederherstellungsmöglichkeit bei Datenverlust auf Clientseite.
• Möglichst kostengünstige Einbindung der Mitarbeiter aus den Läden.
• Eine zuverlässige Betreuung für die Windows-Umgebung.
• Möglichst geringe Kosten.

Das Management wurde bei seiner Recherche auf die Möglichkeiten des Cloud Computing aufmerksam und damit auf Office 365.

Lösung:

Die Lösung ist simpel: Alle Knowledgeworker und die Handelsvertreter erhalten eine Office 365 Exchange Online P1 Mailbox. Die Handelsangestellten erhalten eine Office 365 Exchange Online Kiosk Version. Damit sind erstmals auch die Handelsangestellten in die E-Mail-Kommunikation eingebunden.

Im Zuge dieses Abonnements wurden auch die Client-Rechner aktualisiert. Zwar verblieb man vorerst bei Windows XP, jedoch wurde durchgängig auf Office 2010 umgestellt. Auf dem MAC wurde Entourage 2008 installiert.

Ursprünglich wollte das Management auf BlackBerry umsteigen. Jedoch wurde nach Erklärung der Funktionalität auf Smartphones mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone umgestellt. Alle Handelsvertreter haben nun ein Windows Phone und sind damit auch mobil via E-Mail immer erreichbar.

Ergebnis:

Das Unternehmen hat nun eine durchgängige E-Mail-Kommunikation. Alle Mitarbeiter sind über E-Mail erreichbar. Mobiler Zugriff ist von überall möglich.

Ein weiterer Vorteil, der erst nach Projektabschluss als Feedback kommuniziert wurde, war der nun vorhandene Viren- und Spamschutz. Erst mit Einführung von Office 365 realisierten die Mitarbeiter, wie viele Spam-E-Mails sie mit dem alten System erhalten hatten. Auch die Zuverlässigkeit im Gegensatz zum alten E-Mail-System wurde besonders hervorgehoben. Der Zugriff von überall – auch über das Internet – stellt eine große Arbeitserleichterung dar.

Die neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit durch gemeinsame Kalender und Kontakte wurden von den Knowledgeworkern sofort angenommen. Auch der Zugriff mit dem Apple-PC funktioniert problemlos. Damit ist im ganzen Unternehmen eine einheitliche User-Experience gegeben.

Das Management ist mit der modernen Lösung im Unternehmen sehr zufrieden, da es sich nun nicht mehr um das Thema E-Mail kümmern muss. Ebenfalls positiv werden die Datensicherheit und zuverlässige Verfügbarkeit bewertet. Die Abhängigkeit von IT-Technikern, die über Spezialwissen im Bereich Linux verfügen, ist nicht mehr erforderlich. Zudem sind die Kosten klar ersichtlich und kalkulierbar.

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Ausgangssituation:

Unternehmensgröße: 3 User

Produkte: Office 365 P1 und Office Professional Plus

Ein familiengeführter Dachdecker- und Spenglereibetrieb kommuniziert mit seinen Kunden über E-Mails. Der bisherige E-Mail-Provider hatte nur einen sehr schwachen Spam- und Virenschutz implementiert. Zudem war das Mailsystem veraltet und ungepatcht, wodurch es immer wieder als Mail-Relay zum Versenden von Spam-E-Mails verwendet wurde. Der Mailserver wurde deshalb sehr oft auf Blacklisten eingetragen, und dem Unternehmen war es unmöglich, eine zuverlässige Mailfunktion zu erhalten.

Aus diesem Grund stieg das Unternehmen mehrmals auf kostenlose E-Mail-Services um. Die E-Mails wurden dann jedoch nicht mehr über die eigene Domain, sondern mit einem Free-Mail Account versendet, was einen sehr unprofessionellen Eindruck bei den Kunden hinterließ.

Eine lokale E-Mail-Sicherung erfolgte de facto nicht, denn als Mailclient wurde Windows Mail eingesetzt. Meistens kopierte der Geschäftsführer die E-Mails manuell von Computer zu Computer, was natürlich aufgrund der vielen Tausend E-Mails sehr langwierig und fehleranfällig war.

Es wurden weder mobile E-Mail-Funktionen noch Webmail genutzt. SharePoint-Dienste oder Lync waren unbekannt.

Anforderungen:

Die Dachdeckerei wünschte sich ein stabiles und kostengünstiges E-Mail-System, das Spam- und Virenfrei funktioniert. Die kostenlosen E-Mail-Accounts sollten mit eingebunden und zentral an einem Ort abgerufen werden können.

Da der Betrieb bisher weder Kalender, Kontakte noch andere Kollaborationsmöglichkeiten genutzt hatte, waren diese Funktionen unbekannt. Windows Mail wurde stets als ausreichend empfunden. Als Kollaborationssoftware wurde in der Firma noch Office 2000 eingesetzt.

Nach einer Demonstration und Erläuterung von Office Professional Plus entscheidet sich das Familienunternehmen für ein Abonnement dieser Cloud-Lösung innerhalb von Office 365. Ebenso wird der Umstieg von Windows Mail auf Outlook gewünscht, da die Kalenderfunktion und der Austausch in Office 365 für den kleinen Betrieb durchaus sinnvoll erscheinen.

Auch in SharePoint Online sieht das Unternehmen große Vorteile: Dateien können ganz einfach untereinander ausgetauscht werden, und die Mitarbeiter haben auch von unterwegs darauf Zugriff.

Lync Online kann in Zukunft dafür verwendet werden, den IT-Support zu kontaktieren und auch, um anfallende Computer-Probleme gemeinsam per Fernwartung zu beheben.

Lösung:

Ab Sofort wird der P-Plan von Office 365 zusammen mit Office Professional Plus eingesetzt. Besonders geschätzt wird das Office Professional Plus-Abo, das der Dachdeckerbetrieb auf bis zu fünf seiner persönlichen Arbeitsstationen installieren kann. So ist sowohl der Firmenrechner des Unternehmers als auch sein Notebook und sein Computer zu Hause mit Microsoft Office versorgt.

Das Familienunternehmen ist von Anfang an mit der neuen Lösung zufrieden: Der Zugriff auf Office 365 ist schnell eingerichtet. Die Funktion des Remote-Abrufs der externen Mailkonten wird sofort genutzt. Es erweist sich nicht als störend, dass externe Mailkonten nur einmal pro Stunde abgeholt werden.

Die E-Mails von Windows Mail werden über die in Outlook integrierte Funktion importiert. Da der Dachdeckerei nur eine asynchrone Internetleitung mit sehr langsamem Upload zur Verfügung steht, dauert der Upload der vielen E-Mails recht lange. Allerdings ist nach dem Upload das E-Mail-Konto der Benutzer von überall abrufbar, und es müssen keine lokalen, umständlichen Sicherungen und Datenübertragungen mehr vorgenommen werden.

Ergebnis:

Das Unternehmen wird sich in absehbarer Zeit nicht vergrößern. Der P-Plan ist somit das ideale Lösungsmodell.

Die E-Mail-Kommunikation ist schnell, zuverlässig und bietet einen sehr guten Spamschutz und eine Integrationsmöglichkeit für externe E-Mail-Dienste.

Mit Office Professional Plus hat das Unternehmen einen Technologiesprung im Office-Bereich von mehr als zehn Jahren gemacht. Trotzdem finden sich die Benutzer in Outlook 2010 sofort zurecht.

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Martina Grom arbeitet als IT-Consultant und ist Gründungsmitglied und CEO von atwork information technology. Anfang 2011 wurde sie als erste Frau von damals insgesamt acht MVPs (Microsoft Most Valuable Professional) für ihre Expertise zu Office 365 ausgezeichnet. Ihre Erfahrungen als IT-Consultant beim Einsatz von Office 365 möchte sie jetzt mit Ihnen teilen.

Ausgangssituation:

Unternehmensgröße: 30 User

Produkt: Office 365 E1

Eine Stadtgemeinde war mit einem lokalen Exchange Enterprise-Server ausgestattet. Die Herausforderung bestand darin, Mitarbeitern den Zugriff auf wichtige Informationen auch von unterwegs zu ermöglichen. In Zukunft sollten E-Mails mit Smartphones (auch mit iPhone oder BlackBerrys) abrufbar sein.

Für die rund 30 Mitarbeiter standen zwei Windows Enterprise-Server und ein Exchange 2007 Enterprise-Server zur Verfügung.

Anforderungen:

Der in der Gemeinde für IT verantwortliche Personalreferent wird in einigen Jahren in Pension gehen. Daher war er auf der Suche nach einem System, das möglichst wartungsfrei und einfach für alle Bediensteten funktioniert.

Folgende Anforderungen sollten abgedeckt werden:

• Ersatz des bisherigen Exchange Enterprise-Servers, der für eine Gemeinde dieser Größe zu groß dimensioniert war.
• Möglichkeit, gemeinsame Ressourcen (Gemeindeauto, Besprechungsräume) über ein Intranet-Portal zu verwalten und einzusehen.
• Ein komfortables, leicht selbst zu wartendes Gemeinde-Intranet für den Austausch von Informationen.
• Einsatz neuester Technologien.
• Reduzierung der lokalen Wartungskosten.
• Stets aktueller Überblick über Anwesenheiten, Urlaubstage und Verfügbarkeiten.
• Einbindung von Blackberry Enterprise Services und iPhones.
• Einfache, kalkulierbare Lizenzierung in Form eines monatlichen Abos.

Lösung:

Für diese Anforderung ist Office 365 E1 Plan das optimale Produkt.

Die Umstellung in die Cloud erfolgte zunächst probeweise im Hybridmodus, das heißt in einer Koexistenz von Server- und Cloud-Lösung. Nach kurzer Zeit wurde komplett auf Office 365 umgestellt. Innerhalb von nur zwei Tagen – über das Wochenende – wurden alle Mailboxen in Office 365 migriert. Die öffentlichen Ordner des alten lokalen Exchange-Servers, die bisher als Gruppenkalender und -adressbuch gedient haben, wurden in das neue Gemeinde-Intranet, basierend auf SharePoint Online, eingebunden.

Alle Clients wurden mit Lync ausgestattet, um aktuelle Präsenz- und Anwesenheitsinfos von allen Standorten (Kindergarten, Rathaus, etc.) zu erhalten. So sieht jeder Mitarbeiter in der Gemeinde sofort, welche Bediensteten gerade verfügbar sind. Durch die Integration in Exchange sind auch Abwesenheiten sofort im Präsenzstatus ersichtlich.

Der Bürgermeister, der selbst viel unterwegs ist, kann nun jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen. Vor allem das unkomplizierte Einbinden mobiler Geräte hat ihn beeindruckt. Sogar der vorerst skeptische Stadtrat ist mittlerweile überzeugt, weil die neue Lösung reibungslos funktioniert. Der IT-Verantwortliche ist sich sicher, die richtige Strategie für eine moderne und gut funktionierende „Cloud-Gemeinde“ gewählt zu haben.

Ergebnis:

Serverausfälle, die früher für Zeitengpässe und Probleme gesorgt haben, gehören nun der Vergangenheit an.

Durch das Intranet ist die Stadtgemeinde stets aktuell informiert. Buchungen von Ressourcen erfolgen über gemeinsam genutzte Kalender.

Mit Office 365 E1 sind alle Bedürfnisse der Benutzer abgedeckt. Der Exchange Enterprise-Server konnte bereits nach wenigen Wochen abgestellt werden. Damit spart die Gemeinde auch zusätzliche Energie und Wartungskosten ein.

Der Umstieg auf Office 365 hat die IT-Infrastrukturkosten gesenkt und die Zusammenarbeit und Kommunikation wesentlich verbessert.

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Martina Grom arbeitet als IT-Consultant und ist Gründungsmitglied und CEO von atwork information technology. Anfang 2011 wurde sie als erste Frau von damals insgesamt acht MVPs (Microsoft Most Valuable Professional) für ihre Expertise zu Office 365 ausgezeichnet. Ihre Erfahrungen als IT-Consultant beim Einsatz von Office 365 möchte sie jetzt mit Ihnen teilen.

Ausgangssituation:

Unternehmensgröße: 9 User

Produkt: Office 365 P1

Nach der Gründung seines Inkassobüros suchte der Geschäftsführer eine stabile und zuverlässige Lösung für die gesamte IT-Infrastruktur inklusive einer leicht zu wartenden Website. Die IT-Leistungen sollten das Geschäft des Start-ups unterstützen und kostenmäßig nicht überbelasten.

Anforderungen:

Die Geschäftsführung hatte folgende Anforderungen:

• Funktional und schnell
• Skalierbar
• Zuverlässig
• Sicher
• Mobile Integration
• Daten überall verfügbar
• Kein Einsatz zusätzlicher Hard- und Software

Eine wichtige Voraussetzung für das Unternehmen war, dass nur Dienste des Kerngeschäftes innerhalb des Unternehmens bearbeitet werden sollten. Alle anderen Leistungen, wie z.B. IT, Steuerberatung, etc. sollten nach Überzeugung der Geschäftsführung von Spezialisten extern durchgeführt werden. Das spare Zeit, Geld und Nerven.

Lösung:

Für diese Anforderung ist der P1-Plan von Office 365 das geeignete Produkt:

Das Unternehmen erhält eine optimale E-Mail-Lösung, das SharePoint-Portal kann zum Austausch von Dokumenten genutzt werden, und die mobilen Geräte werden automatisch synchronisiert.

Zudem wünschte sich das Start-up eine schnell und einfach zu erstellende Website. Mit der SharePoint-Funktion „Public Facing Website“ gelang es dem in HTML und CSS versierten Webdesigner, in wenigen Schritten eine repräsentative Website zu gestalten. Die redaktionelle Betreuung der Website kann jeder Mitarbeiter des Start-ups ohne technische Vorkenntnisse übernehmen – das spart Zeit und Kosten.

Ergebnis:

Schnell, einfach und immer online – der Office 365 P1-Plan war in diesem Fall die ideale Lösung für das Unternehmen. Die Kosten sind klar ersichtlich und kalkulierbar.

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Ausgangssituation:

Unternehmensgröße: 25 User

Produkt: Office 365 Exchange Online P1

Ein renommiertes Modehaus für Damenmode betreibt mehrere Filialen. Die Abteilungen Einkauf, Warenbeschaffung, Näherei, Warenmanipulation, Buchhaltung und Geschäftsführung sind räumlich voneinander getrennt. Bisher kommunizierten die Zentrale, die einzelnen Abteilungen und die Filialen nur per E-Mail miteinander. Auch mit seinen Lieferanten und Produzenten tauschte sich der Betrieb nur über E-Mails aus.

Als E-Mail-Server wurde ein Small Business Server 2003 (SBS) betrieben. Zusätzlich wurden im Lauf der Jahre weitere Server für Warenwirtschaft, Buchhaltung, Files und Backup angeschafft. Für die vor Ort anfallenden IT-Tätigkeiten wurde ein eigener Mitarbeiter beschäftigt, Second Level-Support erfolgte per Fernwartung oder vor Ort.

Der SBS ist zwar eine starke und robuste Maschine, aber durch seine Rolle als zentraler Server und die permanente Auslastung war er bei Anfragen teilweise sehr langsam.

Eine Analyse ergab, dass der Server einen Großteil seiner Ressourcen wie CPU und Speicher für die Verarbeitung von E-Mails verwendete. Täglich wurden zehntausende E-Mails verarbeitet – 99 % davon Spam! Der Server war also zu 99 % seiner Zeit damit beschäftigt, ungewünschte E-Mails zu empfangen, zu klassifizieren und zu verarbeiten.

Als vor fünf Jahren die ersten Cloud Services mit Viren- und Spamschutz auf den Markt kamen, entschied man sich für den Einsatz von Microsoft Forefront Online Protection for Exchange (FOPE). Damit entfiel die tägliche Verarbeitung zehntausender E-Mails und der E-Mail-Server wurde entlastet.

Die Geschäftssituation des Modehauses hat sich im Lauf der Jahre verändert: Der Betrieb hat Filialen abgebaut und Dienste und Dienstleistungen ausgelagert. Die bestehende IT-Infrastruktur wurde zu groß und war nicht mehr erforderlich.

Anforderungen:

Die Geschäftsführung hatte folgende Anforderungen:

• Abbau nicht mehr benötigter Rechner und IT-Leistungen (der alte SBS ist mittlerweile fast neun Jahre alt, die anderen Server zwischen fünf und neun Jahren)
• Datenübernahme aus teilweise veralteten Systemen
• Kein Einsatz zusätzlicher Hard- und Software
• Modell für flexible Benutzeranzahl (Skalierbarkeit)
• Kalkulierbarkeit
• Mobile Integration

Lösung:

Für diese Anforderung ist Office 365 Exchange Online P1 das geeignete Produkt:

Das Unternehmen deckt damit den E-Mail-Zugriff ab, weitere Clouddienste zur Zusammenarbeit werden nicht benötigt. Alte Server-Systeme werden virtualisiert und nur bei Bedarf verwendet. Weitere Funktionen werden an externe Dienstleister ausgelagert.

Die E-Mail-Dienste auf dem alten Server wurden abgestellt. Die Clients verwenden nun Office 365 Exchange Online. Geschäftsführung und Außendienst-Mitarbeiter können über mobile Geräte auf ihre E-Mails zugreifen.

Ergebnis:

Office 365 war in diesem Fall die ideale Lösung für das Unternehmen: Schnelle und einfache Ablösung des alten E-Mail-Server-Systems sowie klar ersichtliche und kalkulierbare Kosten.

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Ausgangssituation:

Unternehmensgröße: 120 Mitarbeiter

Produkt: Office 365 SharePoint Online P1

Ein Planungs- und Ingenieurbüro mit Sitz in Zürich arbeitet je nach Projekt-Auftrag mit unterschiedlichen Partnern und spezialisierten Unternehmen zusammen. Durch diesen aufgabenbezogenen Zusammenzug aller Fachleute kann das Unternehmen technisch hochkomplexe Vorhaben realisieren.

Der Austausch von Informationen zwischen den Unternehmen erfolgte bisher per E-Mail oder über einen herkömmlichen File Transfer Server (FTP). Größtenteils sind dies Gebäudepläne oder Protokolle, die an alle involvierten Unternehmen zur Visierung versendet werden, oder Skizzen und Fotos, um den aktuellen Projektfortschritt zu dokumentieren.

Jedes Projekt hatte bisher einen eigenen passwortgeschützten Projektordner. Die Dokumentverwaltung (hoch- und herunterladen) erfolgte über einen lokal installierten FTP-Softwareclient.

Anforderungen:

Die neue Lösung sollte folgende Anforderungen erfüllen:

• Personalisierte Zugänge
• Einfacher Dokumentenaustausch und Projektplanung
• Versionierung von Dokumenten
• Veröffentlichen einer Projektbeschreibung/Übersicht
• Zuweisung von Aufgaben an Personen
• Keine zusätzliche Installation von Software
• Einfachere Benutzerverwaltung/Berechtigungsvergabe
• Schnellere Eröffnung von Projektablagen
• Übersicht über aktuell offene Aufgaben aller Projekte
• Migration und Bereinigung der bestehenden Inhalte

Lösung:

Ein Umstieg auf Office 365: Die Projektseiten basieren nun auf Office 365. SharePoint Online ist jederzeit und ohne zusätzliche Softwareinstallation über den Internetbrowser zugänglich. Jedes Projekt hat eine eigene Webseite mit einer Aufgabenliste, einem Kalender und einer Projektübersichtsseite. Die Administration der Benutzer-Accounts, der Webseiten-Erstellung und die Vergabe von Berechtigungen erfolgen durch einen internen Mitarbeiter.

Das Portal konnte dank Office 365 mit den Standardfunktionen innerhalb eines Tages umgesetzt werden.

Ergebnis:

Flexibilität: Der flexible Zahlungsplan auf Basis der aktiven Benutzer-Accounts und der benötigten Datenmenge macht eine kostenschlanke Lösung möglich.

Sicherheit: Personalisierte Benutzer-Accounts erhöhten die Sicherheit und Nachverfolgung bei Fehlmanipulationen.

Selbständigkeit: Benutzer-Accounts können durch einen internen Mitarbeiter selbstständig erstellt und berechtigt werden. Die Verwaltung und das Berechtigungsmanagement sind einfach und intuitiv.

Nachverfolgung: Mit der Dokument-Versionierung können überschriebene Inhalte wieder hergestellt werden.

Übersicht: Das Anzeigen aller offenen Projektaufgaben erlaubt es schnell eine Übersicht zu erhalten.

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Office 365 einfach erklärt

Sie werden erstaunt sein, wie sehr Office 365 die tägliche Arbeit erleichtert!

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Oliver Schnider ist als Consultant für Office 365 und SharePoint für Peaches Industries GmbH unterwegs. Aufgrund seiner Community-Arbeit wurde er mit dem Most Valuable Professional (MVP) für Office 365 ausgezeichnet. Auf seinem Blog collabnet.ch finden Sie technische Problemlösungen aber auch Artikel, wie Cloud Services optimal eingesetzt werden.

Ausgangssituation:

Unternehmensgröße: Mitarbeiter ca. 200+

Produkt: Office 365 Plan E2

Zwei unabhängig voneinander agierende Unternehmen aus der Logistik- und Transportbranche schließen sich zusammen. Die beiden Betriebe haben ihren jeweiligen Firmensitz in zwei verschiedenen Ländern, sind aber beide weltweit durch Niederlassungen vertreten. Durch den Zusammenschluss entsteht ein neuer Konzern mit über 30 Niederlassungen.

Die zentralen Anforderungen sind: eine gemeinsame Datenhaltung, eine E-Mail- und Livemessaging-Plattform sowie virtuelle Kollaborations- und Teamräume.
Aufgrund der dezentralen Mitarbeiterstruktur liegt ein Hauptaugenmerk auf der Abbildung der neuen Unternehmensstruktur bis hin zur Ebene des einzelnen Mitarbeiters. Das neue Intranet soll der zentrale Punkt der täglichen Arbeit und vorherrschende Informationsquelle sein.

Anforderungen:

• Abbildung des Organigramms
• „Click-thru“ Funktionalität durch das Organigramm bis hin zum einzelnen Mitarbeiter
• Suche nach Mitarbeitern basierend auf Namen, Standort, Abteilung oder Tätigkeitsfeld
• Generieren einer Mitarbeiterliste mit Informationen über Name, Standort, Organisationseinheit, Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse.
• Die erforderlichen Informationen sollen nicht zentral / dezentral durch Personalabteilungen etc. gepflegt werden müssen. Teile der Informationen sollen interaktiv durch die Mitarbeiter selbst zu pflegen / zu ergänzen sein.

Lösung:

Das neue Unternehmen entscheidet sich für den Einsatz von Plan E2 von Office 365. Die Migration erfolgt ganz einfach:

Beide Firmen hatten die Daten ihrer Mitarbeiter jeweils in einem Active Directory abgelegt. Bei einer der beiden Firmen lagen zusätzliche Informationen aus einem SAP-System vor. Alle Daten wurden über die jeweiligen Exportfunktionen aus den Systemen in einer Excel-Datei zusammengefasst. Dieses Datei diente dann als Master-Dokument, um die Mitarbeiter mittels der Funktion „Massenhinzufügung von Benutzern“ in Office 365 zu erfassen.

Beim Import werden Felder wie der neue Benutzername, E-Mail-Adresse etc. bereits gefüllt.

Im Anschluss werden über PowerShell fixe Daten wie z. B. Standort, Land etc. ergänzt. Diese Daten werden, nachdem die Mitarbeiter als Office 365-Benutzer angelegt sind, in Exchange Online ergänzt. Durch die automatische Synchronisation von Exchange Online und SharePoint Online gelangen die Daten dann auch in das SharePoint Online-System.

Die Benutzer sind dadurch in der Lage, ihre Daten hinsichtlich ihrer Organisationseinheit, Telefonnummer, Faxnummer oder E-Mail-Adresse selbst zu ergänzen und flexibel zu pflegen. Als Tools stehen z. B. der Outlook Client oder Outlook WebAccess zur Verfügung. In diesem Fall werden die Daten im Exchange Online-Postfach geändert / ergänzt und dann wieder mit SharePoint Online synchronisiert. Werden die Daten über die MySite von SharePoint Online gepflegt, geschieht die Änderung direkt im SharePoint Online-System.

Zur Visualisierung kommt eine angepasste SharePoint-Seite im neuen Intranet-Portal zum Einsatz. Dort kann der Mitarbeiter zwischen verschiedenen vordefinierten Einstiegspunkten wählen. Zur Verfügung steht z. B. eine flache Liste aller Mitarbeiter, durch die mit einem Filter nach Anfangsbuchstabe des Nachnamens, Standort oder Organisationseinheit gesucht werden kann. Ein weiterer Einstiegspunkt ist das Organigramm, das die Liste der Mitarbeiter nach Organisationseinheiten vorgruppiert darstellt. Des Weiteren besteht die Möglichkeit eines visuell unterstützten Einstiegs über die verschiedenen weltweiten Standorte. Durch Anklicken eines Standorts auf einer Weltkarte werden die jeweiligen Mitarbeiter der Niederlassung angezeigt. Zu guter Letzt kann auch eine angepasste Volltextsuche ähnlich der Adressbuchsuche in Outlook verwendet werden.

Der Bereich „People“, wie die Seite im Intranet-Portal heißt, wird durch eine Liste der neuen Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiter, bei denen es Änderungen in den Profildaten gab, ergänzt.

Details bezüglich der Umsetzung finden Sie
hier.

Ergebnis:

Durch bereits vorhandene Daten aus den jeweiligen Active Directorys bzw. SAP-Systemen konnten in Office 365 die Benutzer ganz einfach angelegt und ihre Profile mit vielen Informationen ergänzt werden. Der Mitarbeiter wird beim Aufrufen des neuen Intranets durch einen Link aufgefordert, sein Profil zu ergänzen („Ckeck in and update your Profile now“). Diese interaktive Beteiligung hat zwei Vorteile: Der Aufwand, alle Mitarbeiter-Daten von zentraler Stelle zu erfassen bzw. zukünftig zu pflegen, entfällt. Zudem sind die einzelnen Benutzer angehalten, direkt im System aktiv zu werden, was wiederum die Akzeptanz stark fördert. Weitere Anpassungen, wie z. B. die Aufforderung, ein eigenes Profilbild hochzuladen (Details der Umsetzung hier) und ein Gewinnspiel für die ersten zehn Nutzer, die ihr Profil vollständig ausgefüllt hatten, sorgten für eine aktive Beteiligung der Mitarbeiter. Von einem statischen und unpersönlichen Intranet war nie die Rede.

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Nicki Borell (http://nbsharepointtalk.blogspot.com & http://nbtuetensuppen.blogspot.de/) ist im Team vom Experts Inside als Evangelist & Consultant tätig. Er arbeitet seit mehr als 9 Jahren im Microsoft Enterprise-Umfeld und ist unter anderem als Berater und Trainer in den Bereichen SharePoint, Office 365 und SQL Server aktiv. Dabei erstrecken sich die Tätigkeitsfelder vom technischen Consulting bis hin zu Projektmanagement. Arbeitsumfeld sind sowohl KMU als auch Enterprise-Umgebungen und der Bereich behördlicher Datenhaltung. Nicki Borell ist Microsoft zertifizierter System Engineer, Database Administrator, IT-Professional und Trainer.

Ausgangssituation:

Unternehmensgröße: Mitarbeiter ca. 200+

Produkt: Office 365 Plan E2

Zwei unabhängig voneinander agierende Unternehmen aus der Logistik- und Transportbranche schließen sich zusammen. Die beiden Betriebe haben ihren jeweiligen Firmensitz in zwei verschiedenen Ländern, sind aber beide weltweit durch Niederlassungen vertreten. Durch den Zusammenschluss entsteht ein neuer Konzern mit über 30 Niederlassungen.

Ein Großteil der Kommunikation und Kollaboration findet standortübergreifend statt und wird mit SharePoint Online abgebildet. Genutzt werden dazu verschiedene SharePoint Funktionen. Um Inhalte und Informationen mit einem allgemeingültigen Charakter zu veröffentlichen, werden Blogs mit verschiedenen Schwerpunktthemen genutzt. Redaktionell aufbereitete „New Seiten“ bilden ein allgemeines „Schwarzes Brett“ ab. Projektteams und einzelne Abteilungen können eigene SharePoint SiteCollections, genannt Workspace, über einen Workflow beantragen. Diese Workspaces haben eine unabhängige Benutzerverwaltung und sind nur berechtigten Teammitgliedern zugänglich.

Anforderungen:

• Die im SharePoint Online System und teilweise auf externen Webseiten verteilten Informationen müssen themenspezifisch aggregiert werden.
• Auf der Startseite des SharePoint Online Portals sollen Neuigkeiten aus allen relevanten Bereichen aggregiert werden. Dabei sollen diese Informationen, wo immer es geht, auf den einzelnen Benutzer zugeschnitten sein.
• Es soll eine Seite „My Space“ geben, wo jeder Benutzer eine Übersicht der für ihn relevanten Information erhält.

Lösung:

Die Anforderungen wurden mit Lösungen, basierend auf der „Search Engine“ umgesetzt. Basierend auf sogenannten „Fixed Keyword Querys“ werden die Inhalte entsprechend der Anforderungen aggregiert. Dabei muss der Benutzer nicht selbst Suchabfragen formulieren und in ein Suchfeld eingeben, die Suchabfragen werden automatisch beim Aufrufen der jeweiligen Seite ausgeführt. Die „Search Engine“ liefert die Ergebnisse abhängig von den jeweiligen Rechten des angemeldeten Benutzers. Um die Informationen nach Themenbereichen sortiert darzustellen und um nicht den Eindruck einer „normalen“ Trefferliste entstehen zu lassen, wurde die Visualisierung mit angepassten Webparts realisiert.

Dieses Beispiel zeigt die Startseite des Portals. Im unteren Bereich befinden sich die Webparts, die Inhalte aus den redaktionell aufbereiteten „New Seiten“ nach Datum sortiert ausgeben - Corporate News. Darunter werden Posts aus verschiedenen öffentlichen Blogs aggregiert – Latest Updates Blogs. Das letzte Webpart zeigt kürzlich geänderte und neue Dokumente aus allen Bereichen des SharePoint Intranets, auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat –Latest Updates Documents.

Das zweite Beispiel zeigt die Umsetzung der „My Space“ Seite. Hier werden in jeweils eigenen Webparts neue Post in Blogs aus den verschiedenen Teamseiten und Workspaces aggegiert - My Blogs. My Discussions - zeigt Diskussionen aus den unterschiedlichen Bereichen, die im SharePoint Online System verteilt sind. Der Bereich „My Workspaces“ bietet dem Benutzer eine Übersicht über alle Teamseiten und Workspace Seiten, auf die er berechtigt ist. Das letzte Webpart verlinkt auf den Self-Service zum Erstellen bzw. Löschen von Teamarbeitsbereichen, genannt „Workspace“

Ergebnis:

All diese Informationen werden basierend auf der „Search Engine“ bereitgestellt. Da die Suche in SharePoint Online Ergebnisse immer nur unter Berücksichtigung der Benutzerrechte zurückgibt, zeigen der Bereich „My Space“ und die Webparts auf der Startseite des Portals jedem Anwender personifizierte Inhalte basierend auf den Rechten des angemeldeten Benutzers an. Sobald neue Inhalte, egal wo im SharePoint Online Portal, eingestellt bzw. aktualisiert werden, erscheinen sie nach dem nächsten Lauf des Suchcrawler automatisch an der dafür vorgesehenen Stelle im Portal. Die Anforderungen an eine personifizierte und automatische Aufbereitung von Inhalten konnte damit erreicht werden.

Technische Details, Screencasts und weitere Informationen zum Thema:

• http://nbsharepointtalk.blogspot.de/2012/05/search-driven-applications-with-office.html
• http://nbsharepointtalk.blogspot.de/2012/07/search-driven-applications-with-office.html
• http://nbsharepointtalk.blogspot.de/2012/08/search-driven-applications-with-office.html

Nicki Borell (http://nbsharepointtalk.blogspot.com & http://nbtuetensuppen.blogspot.de/) ist im Team vom Experts Inside als Evangelist & Consultant tätig. Er arbeitet seit mehr als 9 Jahren im Microsoft Enterprise-Umfeld und ist unter anderem als Berater und Trainer in den Bereichen SharePoint, Office 365 und SQL Server aktiv. Dabei erstrecken sich die Tätigkeitsfelder vom technischen Consulting bis hin zu Projektmanagement. Arbeitsumfeld sind sowohl KMU als auch Enterprise-Umgebungen und der Bereich behördlicher Datenhaltung. Nicki Borell ist Microsoft zertifizierter System Engineer, Database Administrator, IT-Professional und Trainer.

Die ECO Consult Sepp & Busacker Partnerschaft ist ein sehr dynamisches Unternehmen, dessen Schwerpunkt in der Beratung von Projekten in Entwicklungs- und Schwellenländern liegt. Hierfür entsendet das Unternehmen Gutachter für Langzeitprojekte in diese Länder. In den vergangenen zehn Jahren wurden stetig Geschäftsfelder erweitert und neue erschlossen.

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Die IT stand vor der großen Herausforderung, den weltweit tätigen Mitarbeitern eine gemeinsame Kollaborationssoftware zu bieten: Bisher fehlte es an einer Plattform für die Zusammenarbeit, E-Mails konnten nur im Unternehmen über einen POP3-Server gelesen und bearbeitet werden, es gab keinen vernünftigen Teamkalender und man arbeitete noch mit unterschiedlichen Office-Versionen.

Seit der Einführung von Office 365 kann das Unternehmen all diese Probleme bestens meistern. Sei es bei der Koordination der Projekte oder der Abgleichung des Teamkalenders, ganz neue Wege der Kommunikation wurden mit Lync Online beschritten.

Erfahren Sie im Interview, wie die Mitarbeiter der ECO Consult weltweit effizient mit Office 365 arbeiten.

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Kerstin Rachfahl ist eine der Geschäftsführer der Rachfahl IT-Solutions GmbH & Co.KG. Ihre Begeisterung für Office 365 bringt sie in die Kundenprojekte mit ein. Sie freut sich, wenn die Kunden einen echten Mehrwert aus ihrer Arbeit ziehen. Auf ihrem Blog www.himmlische-it.de teilt sie ihr Wissen mit Ihnen in Videotutorials, Interviews und einem Podcast. Schauen Sie einfach mal vorbei.