Im Umgang mit internen Daten stehen Unternehmen stets vor einem Dilemma. Einerseits müssen sie dafür sorgen, dass Informationen möglichst ungehindert fließen, damit Mitarbeiter schnelle und kompetente Entscheidungen treffen können. Andererseits müssen sie jederzeit den Zugriff auf Dokumente kontrollieren und Unbefugte vom Bezug der Informationen ausschließen können.
Eine Möglichkeit dafür bieten die so genannten Rights Management Services (RMS) von Office 2010. Durch diese lässt sich auf Dokumentebene exakt festlegen, wie Mitarbeiter mit Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten oder E-Mails verfahren dürfen - wer sie öffnen, drucken oder kopieren kann und wann die Gültigkeit des Dokuments abläuft. Der Schutz ist mit dem Dokument verknüpft, ganz gleich, auf welchem Weg es übertragen oder auf welchem Betriebssystem es geöffnet wird.
Eine weitere Möglichkeit der Zugriffskontrolle bietet SharePoint 2010, die Businessplattform für bessere Zusammenarbeit. In Sharepoint 2010 lassen sich Zugriffe individuell oder gruppenweise festlegen. Zugriffslizenzen müssen jedoch immer entweder einem spezifischen Mitarbeiter oder Gerät zugewiesen werden. Mithilfe bestimmter Einstellungen lassen sich Dokumente in einer Bibliothek (zum Beispiel Geschäftsberichte) automatisch den gewünschten Einschränkungen unterwerfen. So lässt sich sogar verhindern, dass ein Mitarbeiter, der das Unternehmen verlassen hat, im Nachhinein Dokumente verwenden kann, die er zuvor für sich gespeichert hat.
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