Jeder Unternehmer muss sich innerhalb seines wirtschaftlichen Handelns an die nationalen und internationalen Gesetze und Verordnungen wie etwa das Handelsgesetzbuch (HGB) oder die Abgabenordnung (AO) halten. Rechtliche Vorgaben fordern etwa zu einer Inventur am Geschäftsjahresende und verpflichten dazu, Revisionssicherheit bei einer Wirtschaftsprüfung zu gewährleisten. Auch Verträge mit Kooperationspartnern, Zulieferern oder Kunden sowie der Informationsaustausch über E-Mails unterliegen gesetzlichen Vorgaben, wie zum Beispiel langjährigen Aufbewahrungsfristen oder umfangreichen Anforderungen an die Speicherung der Daten.
Revisionssichere Archivierung bedeutet, die Geschäftsunterlagen eines Unternehmens müssen sicher, vollständig, unverändert, verfälschungssicher und recherchierbar archiviert werden. Das betrifft nicht nur Rechnungen oder Verträge sondern auch E-Mails. Diese müssen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden, in Einzelfällen sogar noch länger. Die meisten Unternehmen archivieren ihre Nachrichten in Form von PST-Dateien (Personal Storage) auf ihren PCs und Laptops, um so ihre E-Mail-Systeme zu entlasten. Als PST-Datei werden die Nachrichten jedoch isoliert und lassen sich nicht rechtskonform archivieren.
Passende Lösungen zur Archivierung und Aufbewahrung dieser E-Mails bietet Microsoft Exchange. Dazu gehören eine postfachübergreifende Suche sowie ein sofortiges „Einfrieren“ von Nachrichten (Legal Hold). Mit Beibehaltungsrichtlinien lässt sich das Archivieren und Löschen von E-Mails automatisieren.
Verträge zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern müssen langfristig aufbewahrt und geschützt werden. Oftmals werden dafür externe Spezialisten oder interne Abteilungen beauftragt, um diese Aufgaben zu erledigen. Mittlerweile können Sie diese Prozesse durch SharePoint 2010 automatisieren und sparen so erhebliche Kosten.
SharePoint 2010 stellt Ihnen eine einheitliche Infrastruktur zum Speichern, Suchen und Verwalten von Daten bereit. Es erlaubt Ihnen eine automatische Versionsverwaltung, die Festlegung von Aufbewahrungszeiträumen, die Ablage ganzer Akten und die Anwendung gesetzlicher Vorgaben. Sie können Richtlinien definieren, nach denen sich Dokumente automatisch archivieren, in PDF-Dateien umwandeln, verschieben, löschen oder wiederherstellen lassen. Sie sind damit auch in der Lage, bestimmte Dokumente zu sperren und vor Änderungen durch Unbefugte zu schützen.
So hilft Ihnen SharePoint 2010, gesetzliche Vorschriften einzuhalten und minimiert dadurch Ihr Risiko, in rechtliche Auseinandersetzungen mit unabsehbaren finanziellen Folgen verwickelt zu werden.
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Durch eine Funktion zur Vorratsdatenspeicherung lassen sich auch E-Mails, die vom Benutzer geändert oder gelöscht wurden, beibehalten und sichern. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über die Informationen Ihres Unternehmens.
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