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Die Kommunikationslösung, die sich selbst einführt

Als Cloud-Lösung müssen wir Office 365 nicht selbst vorhalten, wir müssen uns weder um Updates bemühen noch die Hardware erneuern.

Michael Buchholz, IT-Leiter Bucerius Law School

Logo des Kunden
Land
Deutschland
Branche
Bildung
Mitarbeiter
600 Studenten, 1300 Absolventen, 140 Mitarbeiter
Arbeitsplätze
26-499 PCs
Projektdauer
6 Monate

Kundenprofil

Die Bucerius Law School ist die erste private Hochschule für Rechtswissenschaft in Deutschland mit Promotions- und Habilitationsrecht. Sie wurde im Jahr 2000 gegründet, ist staatlich anerkannt und vom Wissenschaftsrat akkreditiert.

Ausgangslage

Das IT-Team der Bucerius Law School suchte eine zeitgemäße Kommunikationsplattform, die mit geringem administrativen Aufwand realisierbar sein musste.

Eingesetzte Software und Services

  • Microsoft Office 365

Lösung

Mit Office 365 erhält die Bucerius Law School eine leistungsstarke Mail-Lösung aus der Cloud. Darüber hinaus bietet SharePoint Online moderne Tools für die Zusammenarbeit, die sich leicht bedienen lassen und den IT-Gewohnheiten der Studenten entsprechen.

Verbesserungen

Mit Office 365 entstehen keine Kosten. Zudem entfallen die Wartung einer eigenen Infrastruktur sowie ein großer Teil der Administration für Virenschutz und Spam. Das schafft Freiraum für den nächsten Schritt, die Abläufe und die Teamarbeit zu stärken.

Tassen, Gewinnspiele oder Starterboxen mit Kugel-schreibern – was tun Unternehmen nicht alles, um ihre Mitarbeiter bei der Einführung einer IT-Lösung ins Boot zu holen. Die Bucerius Law School hat das nicht nötig. „Sobald unsere Studenten neue Funktionen kennen lernen, nutzen sie diese“, berichtet Michael Buchholz, IT-Leiter Bucerius Law School. „So haben sie sofort losgelegt, als wir ihnen die Möglichkeit eröffnet haben, selbst Verteiler-gruppen in Microsoft Exchange Online anzulegen.“ Zunächst organisierten die Studenten eigene Verteiler für ihre Sportgruppen, daraufhin folgten Arbeitsgruppen der ganzen Hochschule. „Unser Lehrbetrieb teilt sich in viele kleine Gruppen auf“, ergänzt Buchholz. „Da spricht sich schnell herum, wenn Neuerungen auftauchen – wie ein Schneeballsystem.“

Über diesen Schwung freut sich besonders das IT-Team der privaten Hochschule. Die vier Techniker haben bereits reichlich zu tun, um die IT-Infrastruktur der Hochschule mitsamt Funknetz zu betreiben. Allein die Betreuung des Verwaltungssystems nimmt einen Mitarbeiter in Beschlag. Es bleibt kaum Zeit, um Nutzer lange in neue Lösungen einzuführen.

„Da kommt uns Office 365 sehr entgegen“, begründet Buchholz die Wahl. „Als Cloud-Lösung müssen wir Office 365 nicht selbst vorhalten, wir müssen uns weder um Updates bemühen noch die Hardware erneuern.“ Darüber hinaus bietet Office 365 E-Mail, Teamräume sowie Werkzeuge für Datentausch und Instant Messaging – alles auf einer Plattform. „Damit erhalten wir eine einheitliche Arbeitsumgebung, die uns bei der Administration viel Zeit sparen wird.“

Widerstand gegen die Cloud-Lösung regte sich bezüglich der Datensicherheit. „Einige haben geglaubt, bei uns wären die Daten sicherer als bei Microsoft“, lächelt Buchholz. „Das war ein schönes Lob für das heimische IT-Team. Bei Microsoft liegen die Daten immerhin redundant in zwei europäischen Rechen-zentren, die ISO-zertifiziert sind, und Office 365 erfüllt die Anforderungen der EU-Datenschutzrichtlinie.“ Nach einer Prüfung gab die Geschäftsleitung grünes Licht.
Bild zum Text des Kunden

„Freiheit des Denkens – universitäre Erneuerung – gesellschaftliche Verantwortung“ (Leitbild der Bucerius Law School)


Die Bucerius Law School nutzt als eine der ersten Hochschulen in Deutschland Office 365 für Bildungs-einrichtungen. Im September 2012 wurden die E-Mail-Konten der 600 Studenten von einem Internet-Provider auf Exchange Online migriert. Darüber hinaus pflegt das IT-Team dort weitere 1300 Konten. „Die gehören Absolventen, sie dürfen ihre E-Mail-Adresse nach dem Studium weiter nutzen“, berichtet Buchholz. „Dank Exchange Online können wir das anbieten, ohne unsere Infrastruktur ausbauen zu müssen.“

So schafft die Cloud-Lösung Raum für den nächsten Schritt: „Ist unser alter Mail-Server leer-geräumt, nehmen wir uns SharePoint Online an, um erste Erfahrungen zu sammeln“, erläutert Joe Stemick, der für die Cloud-Lösungen zuständig ist. Angedacht ist, einige Workflows neu aufzusetzen: „Im Exmatrikulierungs-Formular müssen die Studenten mit Unterschriften angeben, ob sie Schlüssel und Geräte abgegeben haben oder ihre E-Mail-Adresse weiter nutzen wollen – das lässt sich gut über einen Workflow in SharePoint Online abbilden“, so Stemick.

Geplant ist auch, einzelnen Abteilungen der Ver-waltung eigene Arbeitsräume bereitzustellen. Das IT-Team will prüfen, wie gemeinsame Kalender sowie Dokumentenablage ankommen und ob die Mitarbeiter die Möglichkeit nutzen, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten. Eine solche Teamsite ist auch für einen Lehrstuhl angedacht. „Unsere Professoren und Dozenten sind viel unterwegs und wollen auch dann voll arbeitsfähig sein. Zudem verbringen die Studenten einmal fünf Monate an einer ausländischen Uni“, sagt Buchholz. „Daher ist es wichtig, dass sie von überall auf ihre E-Mails und Dokumente zugreifen können. Mit Office 365 geht das spielend.“

Ihre Teamräume werden die Lehrstühle selbst an-legen können. „Die wissenschaftlichen Mitarbeiter sind meist ehemalige Studenten, die relativ jung und IT-affin sind“, so Buchholz. „Denen können wir die Einrichtung gut überlassen, zumal sich SharePoint Online übersichtlich bedienen lässt.“ Der Test soll zeigen, wie sich die Studenten bei Projekten vernetzen. „Uns ist es wichtig, ein System zu finden, das den privaten IT-Nutzungsgewohn-heiten unserer Studenten und Mitarbeitern möglichst nahekommt.”

Interesse geweckt hat etwa der News-Feed in der neuen Version von SharePoint Online. Mit ihm kann man Personen folgen und Dokumente abonnieren. Oder die Anbindung an SkyDrive Pro. In dem 7 GByte großen Online-Speicher lassen sich Dokumente ab-legen und für andere freigeben. „Wie das aussehen wird, wissen wir noch nicht genau“, erläutert Buchholz. „Aber wir wissen: Wir brauchen keine Einführungs-veranstaltungen. Das überlassen wir der Neugierde unserer Studenten.“

Office 365 für BildungseinrichtungenMicrosoft bietet für Bildungseinrichtungen kostenlose Angebote für Schüler, Studenten, Lehrkräfte und Mitarbeiter. Office 365 umfasst Exchange Online, SharePoint Online und Lync Online. Hinzu kommen die Office Web Apps als Office im Browser.

Weitere Informationen zum Produkt finden Sie unter: www.edu365.de