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Jacques’ Wein-Depot setzt auf Exchange Online

Exchange Online hat uns als kostengünstige Lösung mit einfacher und flexibler Administration und benutzerfreundlicher Oberfläche überzeugt.

Lukas Soltysiak, IT-Administration, Jacques’ Wein-Depot

Logo des Kunden
Land
Deutschland
Branche
Handel und Konsumgüter
Mitarbeiter
500
Arbeitsplätze
ab 500 PCs
Projektdauer
10 Monate

Kundenprofil

Mit über 280 Depots ist Jacques' Wein-Depot Deutschlands führender Weinfachhändler für Winzerweine aus aller Welt. Das 1974 in Düsseldorf gegründete Unternehmen ist eine Tochtergesellschaft der börsennotierten HAWESKO Holding AG.

Ausgangslage

Die selbständig geführten Filialen von Jacques’ Wein-Depot nutzten eine Webmail-Lösung auf Open-Source-Basis. Diese sollte durch eine einheitliche, moderne und den Anforderungen an mobiles Computing gerechte E-Mail-Lösung abgelöst werden.

Eingesetzte Software und Services

  • Microsoft Exchange Online
  • Microsoft Office 365

Lösung

Die Cloud-Lösungen Microsoft Exchange Online wurde als einheitliche E-Mail-Infrastruktur für die Depots implementiert und an das bestehende IBM Notes (früher: Lotus Notes) Mail-System in der Zentrale in Düsseldorf angebunden.

Verbesserungen

Die selbständigen Filialen verfügen über eine einheitliche E-Mail-Infrastruktur mit benutzerfreundlicher Oberfläche und allen erforderlichen Funktionen. Die Cloud-Lösung wird einfach und zentral verwaltet, ist kostengünstig und für künftiges Wachstum skalierbar.

„Probieren wie beim Winzer“ ist das Motto und Erfolgsrezept von Jacques’ Wein-Depot. Deutschlands führender Weinfachhändler für Winzerweine aus aller Welt bietet in bundesweit über 280 Depots ein erlesenes Sortiment von mehr als 250 Weinen aus ganz Europa und Übersee an. Die Weine kommen direkt vom Winzer und können in den Depots kostenlos und unverbindlich probiert werden. Dieses Erfolgskonzept des 1974 in Düsseldorf gegründeten Unternehmens wurde inzwischen durch den Online-Handel und Versand der Weine ergänzt. Die Kommunikation mit Partnern und Kunden per E-Mail wird daher immer wichtiger.

Webmail-Lösung mit limitierter Funktionalität„Vor drei Jahren wurden alle Depots mit Computern ausgestattet und die E-Mail-Konten der einzelnen Franchise-Unternehmen mit der Open-Source-Lösung SquirrelMail an die intern genutzte E-Mail-Lösung IBM Notes, früher Lotus Notes, angebunden“, erklärt Lukas Soltysiak, IT-Administrator in der Düsseldorfer Zentrale von Jacques’ Wein-Depot. Aus Sicherheitsgründen war der Zugriff auf das E-Mail System nicht über jeden beliebigen Client möglich, sondern ausschließlich per Webmail. Die limitierte Funktionalität der textbasierten Webmail-Lösung stieß aber schon bald an ihre Grenzen. „In der Kommunikation mit Kunden, Partnern und der Zentrale war es zunehmend erforderlich, neue und flexible Zugriffsmöglichkeiten auf die E-Mails anzubieten sowie eine Webmail-Lösung bereit-zustellen, die auch Office-Dokumente wie z.B. Excel-Listen ohne zusätzlich installierte Software darstellen kann“, so Soltysiak. Zudem war eine Lösung gefragt, die mit möglichst wenig Aufwand zentral von Düsseldorf aus implementiert und verwaltet werden konnte und darüber hinaus einfach an die bestehende Lösung IBM Notes (zuvor als Lotus Notes bekannt) angebunden werden konnte. In Funktionalität und Sicherheit musste die neue Lösung auf dem neusten technologischen Stand sein.
Bild zum Text des Kunden

Jacques' Wein-Depot: Winzerweine aus aller Welt


Erweiterte Funktionalität in der Cloud„Alle Anforderungen von Jacques’ Wein-Depot konnten mit der Microsoft Cloud-Lösung Exchange Online optimal abgedeckt werden“, so Ralf Johennecken, Lösungsberater für Productivity & Cloud bei Microsoft Deutschland. Darüber hinaus bot Office 365 mit den Office Web Apps auch die Möglichkeit, dem Wunsch der Nutzer nach verstärkten Bearbei-tungsfunktionen zu entsprechen. „Die Möglichkeiten, die uns Office 365 bietet, haben uns sehr gut gefallen“, so Soltysiak. Knapp ein Jahr wurden daher verschiedene Lösungsoptionen in einigen Test-Depots evaluiert. Neben Exchange Online wurde auch der Einsatz der Office Web Apps in Kombination mit SharePoint als Tools für Zusammenarbeit im Unternehmen getestet.

Flexible Verwaltung mit Exchange Online„Als klarer Testsieger hat sich Exchange Online erwiesen“, so Soltysiak. Aus Sicht der IT-Administration punktet die Microsoft Cloud-Lösung durch die einfache Administration für alle Depots von Düsseldorf aus. „Exchange Online ist ein fertiges Produkt, das man mit wenigen Maus-Klicks sehr einfach verwalten kann.“ Eine „feine Sache aus Administratoren-Sicht“ ist die Verwaltung mittels PowerShell-Kommandos, so genannten „Cmdlets“ (gesprochen: „Commandlets“). Dadurch bietet Exchange Online nahezu unbegrenzte Konfigurationsmöglichkeiten und ermöglicht Massenänderungen bis auf die unterste Ebene. Die IT-Administration hat so viel mehr Möglichkeiten, eigenständig und im eigenen Haus zu agieren. Auf spezielle Anforderungen, Änderungen oder Probleme kann schnell und eigenständig reagiert werden.

Benutzerfreundliche OberflächeBei den Nutzern vor Ort wurde die moderne Oberfläche der neuen E-Mail-Lösung sehr gut angenommen. „Da bisher mit einer sehr einfachen, nur textbasierten Webmail-Lösung gearbeitet wurde, war die Umstellung ein großer Sprung“, so Soltysiak. Dank der aufgeräumten und gut strukturierten Oberfläche und mit Hilfe eines eigens verfassten Handbuches konnte diese Hürde aber weitgehend problemlos genommen werden. Erweiterte Funktionalität ermöglicht nun das übersichtliche Ordnen von E-Mails. Vor allem das Einsehen der Anhänge auf unterschiedlichen Endgeräten wie Smartphone, Tablet oder Desktop-PC entspricht den Wünschen der selbständigen Filialen.

Nach der Testphase nicht weiter genutzt wurden hingegen die Office Web Apps und SharePoint: In

den allermeisten Fällen reichte die Ansicht der Anhänge aus, die Bearbeitungsfunktion wurde kaum genutzt. Exchange Online bot auch ohne die beiden Erweiterungen eine ideale Lösung für die Anforderungen von Jacques’ Wein-Depot. „Letztendlich stellte sich heraus, dass es vor allem um Kommunikation und weniger um Kollaboration ging“, so Soltysiak. Auch aus Sicht der Kosteneffizienz bietet Office 365 mit seiner Modul-Struktur hier eine flexible Lösung an.

Exchange Online überzeugtExchange Online als flexible E-Mail-Lösung in der Cloud hat im Einsatz bei Jacques’ Wein-Depot in der knapp einjährigen Testphase und im regulären Einsatz seit Juli 2013 laut Soltysiak überzeugt: „Auf Grundlage unserer durchweg positiven Erfahrungen mit Exchange Online überlegen wir sogar für die Zukunft, auch in der Zentrale in Düsseldorf Microsoft Exchange anstatt IBM Notes einzusetzen.“