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Microsoft Office löst bei Sparkasse OpenOffice ab

Nach der Umstellung auf Microsoft Office übers Wochenende war ich überrascht, wie ruhig der Montag verlaufen ist.

Agnes Fürst, Fachverantwortliche Bürokommunikation

Logo des Kunden
Land
Deutschland
Branche
Finanzwirtschaft
Mitarbeiter
750
Arbeitsplätze
ab 500 PCs
Projektdauer
1,5 Monate

Kundenprofil

Die Sparkasse Rhein-Haardt beschäftigt rund 750 Mitarbeiter in 49 Geschäftsstellen und wies 2012 eine Bilanzsumme von über 3,5 Milliarden Euro aus. Neben klassischem Privatkundengeschäft gehören auch Vermögensanlage-, Immobilien- und Firmenkunden-Zentren zum Angebot.

Ausgangslage

Seit 20 Jahren erledigen die meisten Mitarbeiter der Sparkasse Rhein-Haardt die Computer-Arbeit ohne Microsoft Office, zuletzt mit OpenOffice. Wegen Sicherheitsbedenken musste die Sparkasse aber eine Office-Migration vornehmen.

Eingesetzte Software und Services

  • Microsoft Office

Lösung

Ein kleiner Teil der Mitarbeiter, die umfangreichere Office-Arbeiten erledigen mussten, arbeiteten bereits mit Microsoft Office. Microsoft Office sollte deshalb zum Standard-Werkzeug für alle Mitarbeiter der Sparkasse werden.

Verbesserungen

Durch die Flexibilität von Microsoft Office konnte man in wenigen Wochen den kompletten Workflow von OpenOffice 1:1 auf Microsoft Office abbilden. Umfangreiche Mitarbeiterschulungen brauchte man nicht, dafür steht das Office-Paket auf zukunftssicheren Beinen.

Office steht in den meisten Unternehmen als Synonym für Microsoft Office. Eine der seltenen Ausnahmen war lange Zeit die Sparkasse Rhein-Haardt: Das Gros der 750 Mitarbeiter setzte in den letzten Jahren auf OpenOffice. Doch das sollte sich ändern, nachdem die für die zentrale Sparkassen IT zuständige Finanz Informatik Mitte 2012 den Support für OpenOffice abkündigte. Der Grund hierfür: Durch den fehlenden Support konnten Sicherheitslücken nicht mehr geschlossen werden.

Als Alternativen bot das IT-Systemhaus für alle Sparkassen LibreOffice und Microsoft Office 2010 zur Migration an. „Aber bei LibreOffice trübten die unklaren Produktaussichten sowie die für einen gesicherten IT- Betrieb notwendigen Support-Kosten das Bild“, erklärt Fachverantwortliche Bürokommunikation Agnes Fürst. „Daher entschieden wir uns für Microsoft Office 2010 als sichere Alternative, das wir zudem auch als zukunftssicherer einstufen.“

Während der Umstellung gab es eine große Herausforderung: „Wir wollten keine umfangreichen Schulungen für unsere Mitarbeiter durchführen“, erklärt Agnes Fürst die geplante Umstiegsstrategie. Demzufolge sollten alle Workflows genauso aussehen wie bisher. Jedes noch so kleine Detail, das man über die letzten Jahre in OpenOffice genutzt hatte, sollte sich 1:1 in Microsoft Office wiederfinden.

Das bedeutete erst einmal viel Arbeit im Detail, vor allem, weil häufig Makros eingesetzt wurden, um Datenbanken abzufragen. Da Microsoft Word aber solche Abfragen sehr flexibel ausführen kann, ließen sich diese Automatiken rasch nachbilden und in der Praxis nutzen.

Doch drei Kernfunktionen, die bisher häufig genutzt wurden, konnte die Sparkasse nicht 1:1 in Microsoft Office abbilden. Dabei handelte es sich um spezielle OpenOffice-Optionen, die es in Microsoft Office 2010 so nicht gibt. „Bei ergänzenden Dokumentationen zu Verträgen nutzen sie eine Funktion, die abhängig vom aktuellen Datum die gültigen Fristen bereitstellt“, berichtet Fürst. „So können sie über das Kontextmenü per Mausklick zum Beispiel die Widerspruchsfrist schnell einfügen.“

Im Januar 2013 besuchten deshalb die Microsoft-Partner von der Commotron GmbH die Sparkasse Rhein-Haardt, um die gewünschten Funktionen zu analysieren. Dass nicht wirklich viel im Argen lag, zeigte sich daran, dass das Briefing nur eine Stunde dauerte, bei dem Fürst anhand von Beispielen die drei fehlenden Funktionen erklärte. Danach entwickelten die Experten mit den mächtigen Werkzeugen von Microsoft Office in kurzer Zeit die passenden Makros in Visual Basic samt Steuerelementen und testeten sie zusammen mit der Sparkasse an Beispieldokumenten. Damit lassen sich alle früheren OpenOffice-Details auch in Microsoft Office nutzen. Innerhalb von wenigen Wochen konnten so die wichtigsten Show-Stopper der Office-Umstellung beseitigt werden.

Parallel hat die Sparkasse die Migration in weiten Teilen selbst vorangetrieben, etwa rund 700 Office-Vorlagen angepasst und fast 100.000 Dokumente konvertiert. Da die meisten Mitarbeiter ihre Dateien lokal ablegen, wurden sie dazu angehalten, ihre Dokumente zu sichten und die, die sie behalten wollten, in das ODT-Format zu konvertieren. Dieses Format unterstützt auch Word.

„Nach diesen Vorbereitungen haben wir die Office-Umstellung übers Wochenende durchgeführt“, beschreibt Fürst ihre Erfahrungen aus der Praxis. „Am Montag danach war ich angenehm überrascht, wie wenig Nachfragen es von den Mitarbeitern gab.“ Den Großteil der Migration hat die Sparkasse selbständig erledigt, mit kompetenter Unterstützung von Commotron konnten alle benötigten Funktionen so gut nachgebaut werden, dass die Mitarbeiter am ersten Tag nach der Umstellung nicht gebremst wurden.

„Office 2010 hat sich als flexibles Produkt gezeigt“, resümiert Fürst. „Ein großer Vorteil ist das große Partnernetzwerk von Microsoft, hier finden sich auch für exotische Probleme kompetente Ansprechpartner und schnelle Lösungen.“ Darüber hinaus ist die Sparkasse Rhein-Haardt jetzt auch beim Office-Paket sicher und auch zukunftssicher aufgestellt.

COMMOTRON GmbH
Münchner Straße 27
- 82256 Fürstenfeldbruck
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www.commotron.com

Commotron ist ein IT-Beratungsunternehmen mit Fokus auf Mittelstands- und Großkunden. Einer der Schwerpunkte des Unternehmens ist die Unterstützung bei komplexen, plattformübergreifenden Projekten. Die Spezialisten beraten dabei häufig rund um Microsoft-Technologien wie Exchange oder Office.