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Praxis Reiche GmbH sagt Windows XP adé!

Windows XP wäre bei der Verbesserung der Zusammenarbeit im Unternehmen ein Hindernis und ab April 2014 sogar ein Sicherheitsrisiko gewesen.

Christiane Reinel, Geschäftsführung Praxis Reiche GmbH

Logo des Kunden
Land
Deutschland
Branche
Gesundheitswirtschaft
Mitarbeiter
11
Arbeitsplätze
1-25 PCs
Projektdauer
18 Monate

Kundenprofil

Die Praxis Reiche GmbH bietet in der Region Bayreuth an vier Standorten (Immenreuth, Speichersdorf, Grafenwöhr und Gefrees) ambulante Ergotherapie an. Die 2001 als Personenunternehmung gegründete Praxis beschäftigt heute 11 Mitarbeiter und wächst stetig weiter.

Ausgangslage

Durch das Support-Ende für Windows XP am 8. April 2014 wurde aus Sicherheitsgründen ein neues Betriebssystem für die Computer der Mitarbeiter notwendig. Gleichzeitig sollte im Zuge der Modernisierung die mobile Zusammenarbeit verbessert werden.

Eingesetzte Software und Services

  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Windows 8

Lösung

Windows 8.1 deckt die Anforderungen des Unternehmens am besten ab. Die Geräte mit Windows XP wurden Schritt für Schritt durch neue Tablet-PCs mit Touch-Funktion ersetzt.

Verbesserungen

Windows 8.1 spielt optimal mit Office 365 zusammen. Die Erreichbarkeit und ortsunabhängige Zusammenarbeit der Mitarbeiter wurden wesentlich verbessert. Zuverlässiger Support und sicheres Arbeiten im Internet sind auch nach dem 8. April 2014 garantiert.

Im Jahr 2001 hat Christiane Reinel, damals noch unter dem Ehenamen Reiche, ihre erste Praxis für Ergotherapie als Personenunternehmung gegründet. Das Konzept ambulanter Ergotherapie bewährte sich in der Region Bayreuth und schon bald folgte die Eröffnung weiterer Standorte. Inzwischen ist die Ergotherapeutin und ausgebildete Gesundheits- und Sozialmanagerin die Geschäftsführerin der Praxis Reiche GmbH mit vier Standorten in Immenreuth, Speichersdorf, Grafenwöhr und Gefrees. Das rasche Wachstum auf mehrere Standorte stellte im Laufe der Zeit immer höhere Anforderungen an die interne Kommunikation und die Zusammenarbeit der inzwischen 11 Mitarbeiter.

Support-Ende für Windows XPLange Zeit hat das Arbeiten auf Notebooks und Desktop-PCs mit Windows XP ganz gut funktioniert, aber spätestens mit dem Ende des Supports für das veraltete Betriebssystem am 8. April 2014 sah Reinel den Zeitpunkt für eine neue Lösung gekommen. Durch den Wegfall des Supports würde sich das Sicherheits- und Ausfallsrisiko drastisch erhöhen und das Unternehmen wäre bei technischen Problemen auf sich allein gestellt.

„Bis zum bitteren Support-Ende für Windows XP wollte ich keinesfalls warten und bei der Gelegenheit gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen“, erklärt die Geschäftsführerin. Daher sollte im Zuge des Umstiegs auf ein neues Betriebssystem auch das ortsunabhängige Arbeiten und die interne Kommunikation verbessert werden. Alte Geräte sollten durch neue Tablet-PCs mit Touch-Display ersetzt werden. Der Umstieg auf das neue Windows war aus vielen Gründen naheliegend.

Windows 8: Neue Geräte, neue Möglichkeiten!„Meine Windows XP Geräte waren veraltet und mussten nach und nach ausgetauscht werden“, so Reinel. Vor allem die Touch-Funktionalität lag der Unternehmerin am Herzen: „Der intuitive Einsatz der Touch-Steuerung ist bei der Anwendung von Therapie-Programmen von Vorteil und generell sehr komfortabel, wäre aber mit Windows XP nicht möglich.“ Schritt für Schritt wurden daher die alten Geräte durch moderne Tablet-PCs mit Touch-Display ersetzt. Ein reines Tablet hätte nicht die umfassende Funktionalität geboten, die für das komfortable Bearbeiten von Dokumenten in der Praxis erforderlich war. Daher entschied sich Reinel für den Kauf eines Dell XPS Convertible Ultrabook mit Windows 8: „Das Gerät kombiniert die Funktionalität eines Notebooks optimal mit den Vorzügen eines Tablets.“
Bild zum Text des Kunden

Christiane Reinel, Gründerin und Geschäftsführerin der Praxis Reiche GmbH


Sicherheit und ortsunabhängige Zusammenarbeit„Ein weiterer Grund für den Abschied von Windows XP war die Verbesserung der ortsunabhängigen Zusammenarbeit via Office 365 und die damit verbundenen Sicherheitsanforderungen“, erklärt Reinel. Die Computer der Mitarbeiter mit Windows XP waren nicht vernetzt. Alle Dokumente und Daten wurden lokal auf den Rechnern gespeichert. Für die Nutzung einheitlicher Dokumentenvorlagen und sonstiger Materialien waren USB-Sticks im Einsatz, deren kontinuierliche Aktualisierung eine mühsame Herausforderung darstellte. Die interne Kommunikation fand hauptsächlich telefonisch statt. Dies führte zu einer schlechten Erreichbarkeit der Mitarbeiter und in der Folge auch zu Verzögerungen bei der Terminvereinbarung mit Patienten.

„Ich habe mich daher nach einer Software-Lösung zur Verbesserung von Kommunikation und Terminplanung im Unternehmen umgesehen und bin dabei auf Office 365 Small Business gestoßen“, so Reinel. Der Cloud-Service von Microsoft deckt alle Anforderungen der Praxis ab. „Das Preis-Leistungsverhältnis ist unschlagbar und die Vorteile für interne Kommunikation und Zusammenarbeit großartig“, ist Reinel begeistert. Mit Windows XP wäre Office 365 aber nur eingeschränkt nutzbar gewesen (z.B. Download und die Nutzung der neuesten Office-Software wird nicht unterstützt). Spätestens ab April 2014 wäre das Arbeiten mit Office unter Windows XP auch zu einem permanenten Sicherheitsrisiko geworden. Denn ohne die wichtigen Sicherheitsupdates steigt die Gefährdung durch Viren, Spyware und andere Schadsoftware abrupt an. Zudem würden mit der Zeit auch immer mehr Kompatibilitätsprobleme auftreten, weil auch Dritthersteller von Hard- und Software den Support von Windows XP einstellen. Das Risiko von Ausfallszeiten würde sich erhöhen. Auch für eine optimale Nutzung von Office 365 war daher der Wechsel zu Windows 8 notwendig.

Office 365 mit Windows 8 ideal nutzen„Meine Mitarbeiter und ich sind von der superkomfortablen Touch-Steuerung unter Windows 8 begeistert“, so Reinel. Auch die Zusammenarbeit via E-Mail- und Kalenderfunktion von Office 365 und die Synchronisation mit Windows Phone funktioniert jetzt reibungslos. Die Mitarbeiter sind einfacher erreichbar und können ortsunabhängig arbeiten. Dokumente, Vorlagen, Formulare und andere Arbeitsmaterialien stehen in der Praxisbibliothek auf Basis von SharePoint online zur Verfügung. Eine Praxispinnwand dient der Koordination von internen Terminen und zur Raumbelegung in den Praxen. „Auch bei der Nutzung von SharePoint hätte Windows XP meine Möglichkeiten nur eingeschränkt“, so Reinel. Mit ihrer Entscheidung für den frühzeitigen Abschied von Windows XP lag die erfolgreiche Unternehmerin daher goldrichtig.