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Sichere Cloud für IT eines Traditionsunternehmens

Mit Office 365 erhalten wir deutlich mehr Sicherheit, als wir selbst umsetzen könnten. Damit speichern wir auch vertrauliche Dokumente.

Christian Ridder, Manager IT Services

Logo des Kunden
Land
Deutschland
Branche
Handel und Konsumgüter
Mitarbeiter
350
Arbeitsplätze
ab 500 PCs
Projektdauer
6 Monate

Kundenprofil

Haniel ist eine internationale Unternehmensgruppe in Familienbesitz. 2012 erzielte sie mit rund 56.000 Mitarbeitern 26,3 Milliarden Euro Umsatz. Für das operative Geschäft sind fünf Geschäftsbereiche verantwortlich, die in marktführenden Positionen agieren.

Ausgangslage

Die Haniel Holding suchte eine moderne Kommunikationslösung, die die Aufgaben des Managements unterstützt. Zudem war eine Ver- waltungslösung für spezielle Dokumententypen einer Zentralabteilung von Haniel notwendig.

Eingesetzte Software und Services

  • Microsoft Exchange Online
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Online Services
  • Microsoft SharePoint Online

Lösung

Microsoft Office 365 deckt alle Funktionen ab und bietet als Cloud-Lösung hohe Verfügbarkeit. Nach Prüfung von Datenschutzauflagen und IT-Sicherheit wurde der Vertrag geschlossen und die spezielle Dokumentenablage mit einer App für SharePoint Online 2013 realisiert.

Verbesserungen

Dank der Cloud-Lösung sind die Betriebskosten für E-Mail und Kommunikation um mehr als 20 Prozent gesunken. Mitarbeiter können nun einfacher auf Office 365 zugreifen und der Zugriff auf wichtige Dokumente ist dank SharePoint-App schneller als früher möglich.

Seit 255 Jahren ist Haniel in Familienbesitz. Kapital und Management sind jedoch voneinander getrennt: Die über 650 Gesellschafter haben die Leitung auf die Holding Franz Haniel & Cie. GmbH übertragen, die von Duisburg aus die rund 800 Unternehmen des Konzerns strategisch und finanziell führt. „Das Management arbeitet natürlich eng zusammen mit Experten aus Controlling, Recht und Kommunikation. Es gibt viele Termine mit Protokollen, eine hohe E-Mail-Frequenz“, berichtet Christian Ridder, Manager IT Services.

Doch bei der eingesetzten Kommunikationslösung Lotus Notes waren die Betriebskosten mittlerweile hoch und der Grad an Innovationspotential niedrig. „Zudem benötigten wir eine Lösung, die mehr den Nutzungsgewohnheiten der Mitarbeiter entsprach.“

Nach der Evaluierung wurde ein Update von Lotus Notes verworfen, ebenso der Einsatz von Google Mail. Die Entscheidung fiel auf Microsoft Office 365. „Office 365 bietet E-Mail, Teamräume und Werkzeuge für Datentausch – alles in einem modernen Stil, den viele unserer Mitarbeiter kennen“, erläutert Ridder. „Darüber hinaus bietet Office 365 hohe Verfügbarkeit zu einem attraktiven Preis.“ So wechselte Haniel im Sommer 2012 von Lotus Notes auf Office 365.

Wie Haniel die IT-Sicherheit bewertetZuvor prüfte die Rechtsabteilung von Haniel die Verträge für Office 365. Herangezogen wurden alle relevanten Belange etwa des Bundesdatenschutz-gesetzes und der Auftragsdatenvereinbarung. Schließlich erteilte die Rechtsabteilung die Freigabe bezüglich der Verträge.

Parallel wurde die IT-Sicherheit durch die IT-Abteilung untersucht. „Wir haben detailliert geklärt, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Microsoft durchführt, um die Audits für die Zertifizierung nach ISO 27001 zu bestehen“, erläutert Ridder. „Es zeigte sich, dass wir mit Office 365 ein deutlich höheres Sicherheitsniveau erhalten, als wir mit unserem Budget selbst umsetzen könnten.“
Bild zum Text des Kunden

Am Franz-Haniel-Platz in Duisburg-Ruhrort befindet sich die Zentrale der Unternehmensgruppe.


Damit war der Weg frei für eine weitere Lösung: In Office 365 sollten sensible Informationen einer Zentralabteilung von Haniel verwaltet werden. Die Dokumente waren auf mehrere Datenbanken verteilt, auf die jeweils nur bestimmte Mitarbeitergruppen zugreifen durften. „Diese Datenbanken wurden oft ergänzt, was zu komplexem Design führte und sie liefen nicht immer fehlerfrei. Nötig war ein Redesign“, berichtet Ridder. „SharePoint Online aus Office 365 bot sich an, da wir mit Microsoft zukunftssicher aufgestellt sind. Das war ein wichtiger Punkt für uns.“

So wurde der Microsoft-Partner utilitas beauftragt, eine App auf Basis von SharePoint Online zu konzipieren, die einen einfachen Zugriff auf die Dokumente erlaubt. „Für uns war das Neuland“, erläutert Ridder. „Wir haben dabei gelernt, wie man in SharePoint am besten eine Seitenstruktur und eine flache Ablage anlegt.“ Gemeinsam wurde an einem übersichtlichen Nutzer-Interface gearbeitet. „Bei solchen Projekten transportieren wir auch das Know-how zum Kunden, denn wir wollen ihn nicht in Abhängigkeit halten“, erläutert Peter Haupt, Geschäftsführer von utilitas. „Schließlich soll er das Projekt später selbst vorantreiben können.“

Utilitas half auch bei der Migration der Daten: „Die Dokumente reichten bis 1992 zurück und bestanden aus unterschiedlichsten Dateiformaten“, berichtet Ridder. „Es hat Monate gedauert, die 30.000 Dokumente aus Lotus Notes raus zu bekommen und in ein Format zu konvertieren, das allgemein gültig ist.“

Im gleichen Zug wurde die Ablage der Dokumente vereinheitlicht. „Früher gab es viele verschiedene Dokumententypen. „Nun haben wir Standards hinterlegt. Wer ein Dokument anlegt, muss einheitlichen Vorgaben folgen.“

Die Dokumente wurden noch mit Metadaten angereichert und in SharePoint Online in einer eigenen Site-Collection hinterlegt. Im März 2013 wurde dann Lotus Notes als Datenbank-Server abgeschaltet.

Die Datenbanken für die Zentralabteilung wurden nach dem Update auf SharePoint Online 2013 im Sommer 2013 online gestellt. Seitdem verwalten die Mitarbeiter der Abteilung alle Dokumente, Verträge und Korrespondenz über die neue App. „Früher dauerte die Suche in den Datenbanken ewig“, berichtet Ridder. „Tippt man heute den gesuchten Begriff ein, erhält man sofort gute Ergebnisse.“ Die Suche lässt sich dann weiter einschränken, etwa auf Verträge oder Korrespondenz. „Wir haben gerade ein Unternehmen verkauft. Dabei fragt das Management oft nach alten Dokumenten und Informationen“, erzählt Ridder. „Da hat die neue App gute Dienste geleistet.“

utilitas GmbH
Dennewartstr. 25-27
Deutschland - 52068  Aachen
Telefon: 0241 55947-0

Email: peter.haupt@utilitas.net
www.utilitas.net

Utilitas ist einer der führenden Cloud-Deployment-Partner für Office 365 in Deutschland. Das IT-Haus hat bereits über 500 Projekte umgesetzt und wurde 2012 von Microsoft als „Office 365 Partner of the Year“ weltweit ausgezeichnet. Zudem entwickelt utilitas Business-Apps für Office 365, etwa zur Vertrags- oder Urlaubsverwaltung.