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Um Klassen besser dank Office 365

Mit Office 365 können E-Mail-Konten und Kalender zentral gepflegt und synchronisiert werden. Der mobile Zugriff via Apps funktioniert reibungslos.

Michael Fees, IT-Leitung Schloss Neubeuern

Logo des Kunden
Land
Deutschland
Branche
Bildung
Mitarbeiter
320
Arbeitsplätze
26-499 PCs
Projektdauer
3 Monate

Kundenprofil

Das Privatgymnasium Schloss Neubeuern ist die erste papierlose Schule Deutschlands. Ab der 9. Klasse werden Hausaufgaben und Unterrichtsmaterialien digital verwaltet. Erstmals wurde im Mai 2013 auch das Abitur vollkommen digital auf Touch-Displays absolviert.

Ausgangslage

Die Administration der E-Mail-Konten und Kalender sowie der Bereitstellung von Materialien für den Unterricht ist in der digitalen Schule eine permanente Herausforderung. Die E-Mail- und Kalender-Lösungen sollten effizienter gestaltet werden.

Eingesetzte Software und Services

  • Microsoft Office
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Windows 8
  • Microsoft Windows Azure

Lösung

Office 365 ermöglicht die effiziente Pflege und Synchronisation von E-Mail-Konten, Kalendern und OneNote-Notizbüchern. Dank OneDrive for Business können Ladezeiten und Belastungsspitzen reduziert werden.

Verbesserungen

Der Aufwand für Pflege und Synchronisation konnte wesentlich reduziert werden, weil E-Mail-Konten und Kalender nur einmal ge- pflegt und zentral verwaltet werden können. Der mobile Zugriff via Apps funktioniert reibungslos.

Der äußere Schein trügt. Denn hinter den historischen Mauern von Schloss Neubeuern wird nicht zurück geschaut, sondern nach vorne gegangen. Die oberbayerische Internats- und Ganztagsschule gewährt einen Blick in das Klassenzimmer der Zukunft. Ab der 9. Klasse wird auf Kreide, Füllfeder und herkömmliche Schreibmaterialien vollkommen verzichtet. Jeder Schüler bekommt einen eigenen Lenovo Thinkpad X220 Convertible Tablet-PC, der ihn bis zum Abitur begleitet. Die gesamte Oberstufe des staatlich anerkannten Privatgymnasiums bis zum Abitur ist papierlos und digital organisiert („Digital Ink“). 2013 absolvierten die Schüler und Schülerinnen von Schloss Neubeuern das erste vollständig digitale Abitur in Deutschland.

Die Tafel ist durch einen hochauflösenden Beamer ersetzt. Gearbeitet wird auf dem Touch-Display der Tablets, die in den eigens entworfenen, ergonomischen Schreibtischen mit integrierter Docking-Station platziert sind. Über ein schnelles WLAN-Funknetz findet der Unterricht interaktiv statt. Mitschriften und Klassenarbeiten werden dank Handschrifterkennung mit einem Eingabestift oder via Tastatur eingegeben. Alle Unterrichtsmaterialien, Notizen, Termine, Tests, Hausaufgaben und sonstige Aktivitäten werden digital verwaltet.

Michael Fees, Leiter der IT-Abteilung von Schloss Neubeuern, sorgt für den reibungslosen Ablauf des digitalen Schulalltages. Dabei spielen Microsoft-Technologien eine zentrale Rolle: Mit Outlook werden Hausaufgaben und Termine des Schulalltages strukturiert, via OneNote werden Arbeitsmaterialien organisiert und mit PowerPoint Vorträge präsentiert. Die E-Mail-Konten von 220 Schülern, die in über 300 Verteilerlisten organisiert sind, müssen verwaltet und täglich aktualisiert werden. Der hohe administrative Aufwand für die Synchronisation der Postfächer, Kalender und Notizbücher sollte durch die Nutzung des Microsoft Cloud-Dienstes Office 365 deutlich reduziert werden.
Bild zum Text des Kunden

Gearbeitet wird auf dem Touch-Display der Tablets


Komplexe Synchronisation„Office 365 bietet im Vergleich zur alten Plattform Live@edu die Möglichkeit, Konten und Passwörter zentral an einer Stelle zu pflegen“, erklärt Fees. Die Synchronisation der zahlreichen Verteilerlisten, Teamkalender und Notizbücher war unter Live@edu eine knifflige und aufwändige Aufgabe. Durch zahlreiche Gruppierungen für den Unterricht ergibt sich eine starke Differenzierung von Listen und Kalendern: Klassen, Schulzweige, wählbare Fächer wie Fremdsprachen und Religionsunterricht, Veranstaltungskalender, Teamkalender für Schulaufgaben und dergleichen. Zudem soll die Pflege der Listen, Termine und Notizen durch das Sekretariat und die jeweiligen Lehrer möglich sein. „Einladungen wie im Geschäftsleben waren kein Problem, aber die Veränderung einzelner Komponenten eines Schülers führte zu Anfragen im fünfstelligen Bereich, die bearbeitet werden mussten“, so Fees.

Ein weiteres Problem waren die Belastungsspitzen des WLAN-Netzwerkes bei der Synchronisation der OneNote-Notizbücher. Jeder Schüler verfügt über ein OneNote-Notizbuch auf dem Fileserver und auf seinem privaten Laufwerk. Bei Prüfungen mussten diese Notizbücher geschlossen und aus der lokalen Cache-Datei entfernt werden. Am Ende der Stunde wird das Notizbuch wieder mit dem Fileserver synchronisiert. „Die Synchronisation für ganze Klassen verursachte zum Stundenwechsel regelmäßig ein klassisches Bottleneck“, erinnert sich Fees.

Weniger Aufwand dank Office 365„In Office 365 ist es nun möglich, mit DirSync und ADFS alle Schüler, Lehrer und Verteilergruppen nur noch einmal im Active Directory anzulegen“, erläutert Fees. Konten und Passwörter können nun mit deutlich verringertem Aufwand an einer Stelle gepflegt werden und sind in beiden Systemen synchron. Auch für die komplexe Kalender-Verwaltung wurde ein gut funktionierender Kompromiss gefunden: „Wir haben einen ‚Office 365 Kalender User’ angelegt, der einen Zentralkalender und für jede Klasse einen eigenen Klassenkalender anlegt.“ Im Zentralkalender hat das Sekretariat Änderungsrechte, Lehrer und Schüler nur Lesezugriff. In den Klassenkalendern verfügen die Lehrer über Änderungsrechte, die Schüler über Leserechte. Die Schüler blenden Zentral- und Klassenkalender in ihre persönlichen Kalender ein und sind via Outlook Web App (OWA) auf Tablet und Smartphone stets über Aufgaben, Termine und Änderungen informiert. Die Pflege der Daten funktioniert zuverlässig und kann auch vom

Sekretariat und den Lehrkräften problemlos und ohne großen Aufwand durchgeführt werden.

OneDrive for BusinessDurch das Speichern der OneNote-Notizbücher in OneDrive for Business sind die Ladezeiten in OneNote wesentlich kürzer. Die Netzwerk-Peaks beim Stundenwechsel konnten deutlich reduziert werden. Darüber hinaus haben die Schüler Kalender und alle Unterlagen dank Apps nicht nur am Tablet, sondern auch am Smartphone überall mit dabei.

Student Advantage Benefit für SchülerIm Rahmen des Student Advantage Benefits von Microsoft steht den Schülern seit Jahresbeginn zusätzlich der Gratis-Download der aktuellen Office Desktop-Version mit Installationsrecht für bis zu 5 Geräte und 5 weitere mobile Geräte zur Verfügung. Seit Dezember 2013 gilt diese Option für alle Bildungseinrichtungen ohne Zusatzkosten, die sämtliche Vollzeitmitarbeiter mit Office 365 ProPlus oder Office Professional lizenziert haben.