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Viele Köche verderben die Kommunikation

Mit Office 365 lernen unsere Schüler die Teamarbeit per Cloud kennen. Und unsere IT erhält alles aus einer Hand, was viel Verwaltungszeit spart.

Witold Lohmann, Studiendirektor und Bereichsleiter Zentrale Dienste EDV am BK Hattingen

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Land
Deutschland
Branche
Bildung
Mitarbeiter
70 Lehrkräfte und Mitarbeiter
Arbeitsplätze
26-499 PCs
Projektdauer
6 Monate

Kundenprofil

Das Berufskolleg Hattingen ist eine Berufsschule für Auszubildende im technischen, sozialpädagogischen und kaufmännischen Bereich. Zudem können Schüler hier auch den Hauptschulabschluss machen und sich bis zur Fachhochschulreife qualifizieren.

Ausgangslage

Das Berufskolleg Hattingen hatte mehrere Informationsplattformen zu verwalten. Der Verwaltungsaufwand war hoch. Zudem sollten die Schüler mit einer modernen Kommunikationsplattform arbeiten, um für den Beruf vorbereitet zu sein. Das Budget dafür war jedoch knapp.

Eingesetzte Software und Services

  • Microsoft Office 365

Lösung

Mit Office 365 für Bildungseinrichtungen erhält das Berufskolleg eine leistungsstarke Kommunikationsplattform aus der Cloud, die E-Mail, Team-Räume sowie Werkzeuge für Datenaustausch bietet.

Verbesserungen

Dank der vielen Bereiche, die Office 365 abdeckt, sinkt der Administrationsaufwand um 25 Prozent. Auch die Wartung einer eigenen Infrastruktur entfällt. Die Schüler arbeiten mit einer Lösung, die sie später in Unternehmen nutzen werden.

Manche Schulen besitzen eine IT-Infrastruktur wie ein mittelständisches Unternehmen. Nur nicht das gleiche Budget für die Administration. „Wir verfügen über ein modernes Netzwerk mit 300 Rechnern“, bestätigt Witold Lohmann, Bereichsleiter Zentrale Dienste EDV am Berufskolleg Hattingen. „Damit wollen wir die Berufskollegschüler für die Arbeit in den innovativen Unternehmen unserer Region vorbereiten. Sie sollen bereits bei uns moderne Programme nutzen.“

Die Zeit für die Administration ist jedoch knapp bemessen: Lohmann und fünf weitere Kollegen betreuen die IT neben ihrer intensiven Lehrtätigkeit. Keine leichte Aufgabe, zumal das Berufskolleg Hattingen alle Fachrichtungen abdeckt – von Sozialwesen über Technik bis zu Wirtschaft und Verwaltung. Zudem ist das Kolleg auch im Bereich Erwachsenenbildung tätig. „Aufgrund der vielen Bildungsgänge und Abteilungen hatten wir viele Systeme am Start“, bestätigt Lohmann. Die E-Mail-Lösung lief beim Internet-Provider Strato, ebenso das Content-Management-System in Joomla. Von der Homepage wiederum gab es zwei Lösungen, eine in Joomla und eine EDV-Site in Contrexx. „Für jedes System mussten wir extra Hand anlegen, darunter litt die Effizienz.“

Mit Effizienz jedoch kennt sich Lohmann aus, er hat zuvor 15 Jahre in der EDV gearbeitet: „Als Office 365 erschien, war schnell klar: Damit erhalten wir eine einheitliche Arbeitsumgebung.“ Office 365 bietet E-Mail, Team-Räume sowie Werkzeuge für den Datenaustausch – alles auf einer Plattform. „Wir müssen es nicht einmal selbst verwalten, da Office 365 eine Cloud-Lösung ist, und können das Maximum herausholen, um unsere Schul-IT zu entlasten.“

So nutzt das Berufskolleg Hattingen seit Herbst 2012 Office 365 für Bildungseinrichtungen. Die E-Mail-Konten der 70 Lehrer und Mitarbeiter wurden vom Internet-Provider Strato auf Exchange Online migriert. „Ab September 2013 stellen wir auch unseren 1.500 Schülern eine schulische E-Mail bereit und viel Speicherplatz – ohne in größere Festplatten investieren zu müssen“, berichtet Lohmann.
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Das Berufskolleg Hattingen bietet qualifizierte Abschlüsse – vom Berufsschulabschluss bis zur Fachhochschulreife.


Das interne Publikationszentrum des Berufskollegs wurde ebenfalls auf SharePoint Online migriert und bildet nun die übergeordnete Portalseite. Hier liegen Informationen über Schulgesetze, Haushalt, Fortbild-ungen, Schulentwicklung und didaktische Jahres-planungen. Jede der vier Abteilungen und jeder der 26 Bildungsgänge erhält eine eigene Teamwebsite. Diese bieten Team-Kalender sowie Dokumenten- und Bild-Archive, einen Kooperationsbereich, um gemeinsam Dokumente zu bearbeiten, und einen Diskussionsbereich.

In einem Wiki für Lehrkräfte verfassen verschiedene Autoren Beiträge zu allen wesentlichen Tätigkeits-feldern, etwa welche Aufgaben die Klassenleitung zu welchen Zeiten erledigt, wie die Zeugnis-schreibung organisiert ist oder in welcher Form Abschlussfeiern organisiert sind.

Bei der Einrichtung hilft Microsoft-Partner AixConcept, der deutschlandweit Kommunen und Schulen in Fragen schulischer IT betreut und über vier Jahre Erfahrung mit den Vorgängerversionen hat. „Office 365 ist wie ein Rohdiamant“, erläutert Volker Jürgens, Geschäftsführer von AixConcept. „Um die Verwaltung der vielen Funktionen zu erleichtern, legen wir eine Oberfläche über Office 365, die den schulischen Alltag abbildet.“ Damit lassen sich rasch Schülerkonten und Klassenlisten anlegen, wie Lohmann bestätigt: „Mein Kollege David Grosvenor und ich haben das System in den Herbstferien in 14 Tagen eingerichtet.“

Bald soll es auch virtuelle Klassenräume am Berufskolleg geben. Darin können die Schüler von zu Hause aus bereitgestelltes Material abrufen und ihre Daten und Arbeiten ablegen. „Mit Office 365 lernen die Schüler nun die Teamarbeit per Cloud kennen“, freut sich Lohmann. „Und die IT erhält alles aus einer Hand. Das erspart uns sicher ein Viertel der Verwaltungszeit.“

Das schafft Raum für kommende Aufgaben. Bis zum Herbst wollen Lohmann und Grosvenor die Schul-Homepage auf SharePoint Online migrieren – bereits mit den neuen Oberflächen von Windows 8 und Office 2013. Und die Schüler sollen künftig Mitteilungen über Lync Online senden können. „Was das Berufskolleg Hattingen alles macht, ist bemerkenswert“, resümiert IT-Partner Jürgens. „Die zeigen mit ihrem Sachverstand, was mit einem schmalen Budget möglich ist.“

Office 365 für BildungseinrichtungenMicrosoft bietet für Bildungseinrichtungen kostenlose Angebote für Schüler, Studenten, Lehrkräfte und Mitarbeiter. Office 365 umfasst Exchange Online, SharePoint Online und Lync Online. Hinzu kommen die Office Web Apps als Office im Browser.

Weitere Informationen zu Office 365 für Bildungseinrichtungen finden Sie unter: www.edu365.de

AixConcept GmbH
Pascalstraße 71
Deutschland - 52076 Aachen
Telefon: +49-2408-709930

Email: VJuergens@aixconcept.de
www.aixconcept.de

AixConcept betreut deutschlandweit Kommunen und Schulen in Fragen schulischer IT. Kernprodukt ist die Netzwerklösung MNSpro. Darüber hinaus hat der IT-Dienstleister bereits über vier Jahre Erfahrung mit Office 365 sowie den Vorgängerversionen wie LIVE@edu.