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Zertifiziertes Portal speichert Daten effizient

SharePoint Server 2010 erlaubt es uns auf einfache Weise, sämtliche Rechnungen, Verträge und Bauzeichnungen revisionssicher zu speichern.

Ulrich Baldauf, Leitung IT-Strategie bei der HPA

Logo des Kunden
Land
Deutschland
Branche
Öffentlicher Sektor
Mitarbeiter
1200
Arbeitsplätze
ab 500 PCs
Projektdauer
18 Monate (für Archiv)

Kundenprofil

Die Hamburg Port Authority AöR (HPA) betreibt seit 2005 zukunftsorientiertes Hafenmanagement aus einer Hand. Sie ist verantwortlich für effiziente, Ressourcen schonende und nachhaltige Vorbereitung und Durchführung von Infrastrukturmaßnahmen im Hafen. Die HPA beschäftigt ca. 1800 Mitarbeiter.

Ausgangslage

Die Suche nach den aktuellen Dokumenten sowie deren Archivierung sollte vereinfacht und Arbeitsabläufe verbessert werden.

Eingesetzte Software und Services

  • Microsoft Office
  • Microsoft SharePoint Server

Lösung

Das bereits vorhandene Intranet mit Microsoft SharePoint Server 2010 ließ sich mit geringem Aufwand um eine revisionssichere Dokumentenablage erweitern und durch Anbindung weiterer zentraler Systeme zu einem verbindlichen „Single Point of Information“ ausbauen.

Verbesserungen

Durch die zentrale, zertifizierte und revisionssichere Dokumentenablage, können die Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben effizienter erledigen. Die Rechtssicherheit ist gewährleistet und der Grundstein für eine weitere Modernisierung der Arbeitsprozesse gelegt.

Zentrale Aufgaben der HPA sind Instandhaltung und Ausbau der Infrastruktur im Hamburger Hafen. Rund 140 Kilometer Straßen und mehr als 300 Kilometer Schienen liegen im Hafen, hinzu kommen Brücken, Schleusen und Sperrwerke. „Um diese Infrastruktur zu erhalten, benötigen unsere Mitarbeiter ständig aktuelle Dokumentationen, wie Bauzeichnungen und digitales Kartenmaterial“, erklärt Ulrich Baldauf, Leiter IT-Strategie bei der HPA. Zudem sind jeden Monat etwa 3000 Rechnungen in Umlauf, die in der Vergangenheit teils in Papierform, teils als PDF-Dokumente verwaltet wurden. „Dies führte dazu, dass die erforderlichen Dokumente nicht immer schnell verfügbar waren und erschwerte Abstimmungsprozesse.“

Daher suchte Ulrich Baldauf mit seinem IT-Team nach einer Lösung, um die schnelle Verfügbarkeit der Dokumente auf einer zentralen Plattform in digitaler Form zu ermöglichen. Da es sich bei den Dokumenten um Rechnungen, Verträge und wichtige Zeichnungen handelte, musste zusätzlich die Unveränderlichkeit (Revisionssicherheit) der Dokumente gewährleistet sein. Zudem sollte die Plattform neben der Archivierung die beiden zentralen Komponenten der HPA anbinden, um aus diesen Systemen auf archivierte Dokumente zugreifen zu können: das SAP-System für die allgemeine Datenhaltung sowie das Geo-Informationssystem ArcGis.

Vorhandenes Intranet zum Archiv ausbauenIm Rahmen eines Strategieworkshops mit dem Microsoft-Partner HanseVision zeigte sich, dass Microsoft SharePoint Server 2010, den die HPA bereits für ihr Intranet-Portal einsetzt, die ideale Basis für diesen Anwendungszweck darstellte. „Es war schnell klar, dass wir unser Intranet mit wenig Aufwand zu einer zentralen Anlaufstelle ausbauen konnten, an der die Kollegen alle relevanten und aktuellen Informationen zu ihrem jeweiligen Projekt finden“, berichtet Ulrich Baldauf.

Mitte 2010 begann HanseVision mit der Umsetzung, die mit der HPA in Online- und Präsenzabstimmungen exakt abgestimmt wurde. „Zunächst haben wir mit SharePoint Server 2010 den Intranet-Auftritt neu gestaltet und dann die Archivierung und Digitalisierung sowie die Anbindung des SAP-Systems und ArcGis vorbereitet“, erklärt Sven Maier, Principal Consultant und Leiter der Business Unit „SharePoint“ bei der HanseVision GmbH.
Bild zum Text des Kunden

Die HPA verwaltet die Infrastruktur des Hamburger Hafens, der als das Logistikzentrum Norddeutschlands gilt.


„Anschließend haben wir drei revisionssichere Archive aufgebaut, jeweils eines für Rechnungen, Verträge und Bauzeichnungen.“ Die Unterlagen wurden dazu in das PDF(A)-Format konvertiert, das Standardformat für die Langzeitarchivierung. Zusätzlich wurden die Dokumente in SharePoint mit Metadaten aus SAP oder Altsystemen angereichert, etwa mit Rechnungsnummer, Vorgangsdatum, Vertragsart oder SAP-Objektzuordnung. Das gewährleistet eine schnelle Auffindbarkeit der Dokumente. Die Metadaten sind nicht nur in SharePoint verfügbar, sondern werden ergänzend als Datei im XML-Format mit archiviert.

TÜV und Deloitte zertifizieren ArchivierungNach der Inbetriebnahme wurden die Archivierungsprozesse durch den TÜV erfolgreich geprüft und zertifiziert. Um Papierrechnungen nach der Digitalisierung nicht mehr aufbewahren zu müssen, ließ die HPA die Rechnungsarchivierung von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte &Touche ebenfalls prüfen und zertifizieren.

Eine weitere Herausforderung des Projekts war die Migration vorhandener Datenbestände aus Altsystemen: Bestandsverträge wurden gescannt, mit Metadaten angereichert, mit SAP verknüpft und archiviert. Bauzeichnungen wurden aus dem Altarchiv in das neue System importiert und in diesem Schritt an das SAP-Objektmodell angepasst. Das ermöglicht den Nutzern den Zugriff auf zusammenhängende Informationen über verschiedene Systeme hinweg. Beispielsweise erhalten sie in SAP über Brücken im SAP-Modul PM einen direkten Zugriff auf die Bauzeichnungen aus dem Archiv in SharePoint Server 2010.

In anderer Richtung können sie im Archiv direkt auf das ArcGIS-System zugreifen, um sich den Standort des Bauwerks anzeigen zu lassen. „Diese Lösung ist kein isoliertes System, weil den Kollegen direkt über das Intranet sämtliche Informationen zur Verfügung stehen“, erklärt Ulrich Baldauf. Anfang 2013 konnte die HPA die Umstellung abschließen.

Archiv zum Vertragsmanagement entwickelnFür die HPA ist die revisionssichere und zentrale Dokumentenablage der erste Schritt auf dem Weg zu einer modernisierten Betriebsumgebung. „Die rechtskonforme Ablage der Dokumente bildet die Basis für weitere Anwendungsfälle, die wir in Planung haben“, berichtet Baldauf. So soll aus dem Vertragsarchiv künftig ein Vertragsmanagement entstehen, um Synergien bei der Beschaffung zu erkennen und zu nutzen.