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Tradition und Moderne: Excelsior Hotel Ernst geht mit Microsoft neue Wege in der Kommunikation für seine Gäste und Mitarbeiter

Traditionsreiches Luxushotel in Köln entscheidet sich mit Microsoft Office 365 die Vorteile der Cloud zu nutzen
11.11.2013
Tradition und Moderne: Excelsior Hotel Ernst geht mit Microsoft neue Wege in der Kommunikation für seine Gäste und Mitarbeiter Unterschleißheim/Köln, 11. November 2013. Das Excelsior Hotel Ernst vereint als zukunftsweisendes Haus seit mehr als 150 Jahren erfolgreich Tradition mit Moderne. Heute zählt das Fünf-Sterne-Haus zu den Vorreitern der digitalen Modernisierung, indem es sowohl in der internen Mitarbeiterkommunikation als auch in der externen Kommunikation mit seinen Gästen stets auf innovative Technologien setzt. So nutzt das Excelsior Hotel Ernst seit kurzem Microsoft Office 365, um die internen Abläufe und Abstimmungen mit den international tätigen Vertriebsmitarbeitern zu verbessern und Dokumente und Informationen zentral und zeitnah für die mehr als 200 Mitarbeiter zugänglich zu machen. Mit der kostenfreien Nutzung des Surface bietet das Hotel darüber hinaus sowohl seinen Privatgästen als auch seinen Geschäftskunden weiteren Komfort bei der Nutzung zeitgemäßer Technologien. Die neuen IT-Lösungen wurden nach Anforderungen des Excelsior Hotel Ernst durch das Microsoft-Partnerunternehmen ADDAG GmbH&Co.KG entwickelt.

„Von einem Fünf-Sterne-Hotel erwartet der Gast einen bestimmten Komfort, insbesondere auch im Hinblick auf das IT-Angebot und die Ausstattung des Hotels. Unsere Gäste wollen dabei die Technologien möglichst unkompliziert nutzen”, sagt Henning Matthiesen, Geschäftsführender Direktor des Excelsior Hotel Ernst. „Das Lösungsangebot von Microsoft überzeugte uns gerade deshalb, weil wir damit alles aus einer Hand angeboten erhalten, von der Software bis hin zur Hardware-Lösung.”

Digitale Kommunikation löst den Papierstapel ab
Im Frühjahr 2013 hat sich das traditionsreiche Luxushotel entschieden, „in die Cloud zu gehen” und künftig Microsoft Office 365 als zentrale Plattform für die Kommunikation und Zusammenarbeit zu nutzen. Die externen, international tätigen Vertriebsmitarbeiter haben über die Cloud nun von überall Zugriff auf aktuelle Unterlagen, Fotos und Broschüren. „Begeistert sind die Mitarbeiter auch von den neuen Office-Funktionen”, sagt Stephan Viehoff, Leiter Systemhaus, Prokurist, ADDAG GmbH&Co.KG, und Projektverantwortlicher. „Durch die Statuseinstellung in Outlook können die Mitarbeiter nun unabhängig vom Standort sofort sehen, ob der zuständige Kollege gerade am Platz ist oder in einer Besprechung und nicht gestört werden möchte. Das erleichtert ungemein die Kommunikation und Abstimmung untereinander.”

In einem weiteren Bereich hat sich Office 365 bereits bewährt: Bei der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen. Das zentrale Dokumenten-Management hat den papierbasierten Ablauf in der Koordination ersetzt. So wird das so genannte Funktionssheet, das exakt die Aufgaben und Zuständigkeiten der verschiedenen Abteilungen im Hotel beschreibt, und je nach Größe und Umfang der Veranstaltung leicht 15 bis 20 Seiten umfasst, nun zentral auf dem SharePoint aktualisiert und abgelegt. Gibt es Änderungen, erfahren diese alle im Projekt involvierten Mitarbeiter fast zeitgleich. In Verbindung mit mobilen Geräten wird die Abstimmung bei Vor-Ort-Terminen mit den Kunden weiter vereinfacht: Die Wünsche der Gäste, wie beispielsweise für die Ausstattung der Räumlichkeiten oder die Gestaltung des Menüs, werden nun gleich digital erfasst.

„Insbesondere unsere jüngeren Arbeitnehmer schätzen den Einsatz der neuen Technologien”, sagt Henning Matthiesen. „Sie wollen inzwischen auch am Arbeitsplatz Technologien nutzen, die sie im privaten Bereich zur Kommunikation mit den Freunden oder der Familie kennen. Auch hier gilt es für uns, am Puls der Zeit zu bleiben und so letztlich auch in die Bindung unserer Mitarbeiter zu investieren.”

Den digitalen Gast im Blick
Mit der kostenfreien Nutzung des Surface erweitert das Fünf-Sterne-Haus auch das IT-Angebot für seine Gäste. Hier stehen künftig die Apps der Tagespresse wie der FAZ oder der SZ zur Verfügung, so dass sich der Gast auch online über das Tagesgeschehen informieren kann. Über die App mit den Angeboten des Hauses kann er dann künftig unter anderem auch einen Blick in die aktuelle Speisekarte werfen. Für Geschäftsreisende bietet sich zudem die Möglichkeit, Surface zum Arbeiten im Hotel zu verwenden, über die Cloud kurz die aktuellen Mails im Posteingang abzurufen oder beispielsweise das korrigierte Dokument des Kollegen zu finalisieren.

Umstellung im laufenden Betrieb
Die ADDAG GmbH&Co.KG ist seit mehr als sieben Jahren mit der IT-Strategie des Excelsior Hotel Ernst betraut. Nach einer Vorlaufzeit von nur sechs Monaten konnte innerhalb von 24 Stunden der gesamte Betrieb, insgesamt 67 Seats, auf die neue Cloud-basierte Lösung Office 365 umgestellt werden. Als nächster Schritt ist die Einführung der Plattform für Unified Communication Lync geplant. Web-Conferencing und Instantmessaging sollen künftig die Kommunikation zwischen den externen Vertriebsmitarbeitern und den Kollegen im Stammhaus weiter vereinfachen.
„Zugleich bietet Microsoft den Office 365-Kunden Innovationsgarantie und Planungssicherheit”, sagt Stephan Viehoff. „Für ein neues Update sind keine neuen Lizenzen mehr notwendig. Und auch die IT-Kosten lassen sich durch die verschiedenen Office-Pläne für den einzelnen Mitarbeiter einfacher aufschlüsseln als bisher. Office 365 sorgt damit gleichzeitig auch für mehr Transparenz bei der Kostenstruktur.”

Microsoft Deutschland GmbH
Die Microsoft Deutschland GmbH ist die 1983 gegründete Tochtergesellschaft der Microsoft Corporation/Redmond, U.S.A., des weltweit führenden Herstellers von Standardsoftware, Services und Lösungen mit 77,85 Mrd. US-Dollar Umsatz (Geschäftsjahr 2013; 30. Juni 2013). Der operative Gewinn im Fiskaljahr 2013 betrug 26,76 Mrd. US-Dollar. Neben der Firmenzentrale in Unterschleißheim bei München ist die Microsoft Deutschland GmbH bundesweit mit sechs Regionalbüros vertreten und beschäftigt rund 2.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Im Verbund mit rund 38.000 Partnerunternehmen betreut sie Firmen aller Branchen und Größen. Das Advanced Technology Labs Europe (ATLE) in München hat Forschungsschwerpunkte in IT-Sicherheit, Datenschutz, Mobilität, mobile Anwendungen und Web-Services.

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