Laut einer aktuellen Umfrage des Marktforschungsinstituts IDC gewinnt Cloud Computing im deutschen Verwaltungsbereich zunehmend an Bedeutung. Danach nutzen bereits 40 Prozent aller Befragten aus dem öffentlichen Sektor Cloud Computing oder führen es gerade ein - mehr als doppelt so viele wie 2010. "Die Studie macht deutlich, dass Cloud Computing in der öffentlichen Verwaltung inzwischen genauso Realität ist wie in anderen Branchen. Das ist ein sehr positiver Trend, weil der öffentliche Sektor hier seine Vorbildfunktion für die Wirtschaft wahrnimmt und wichtige Impulse für den Standort Deutschland setzt", erklärt Marianne Janik, Senior Director Public Sector und Mitglied der Geschäftsleitung von Microsoft Deutschland.

Datendienste aus der Cloud optimieren Arbeitsabläufe

Moderne Verwaltungssysteme sind somit zwingend erforderlich, um effiziente und transparente Arbeits- und Entscheidungsprozesse zu gewährleisten. Die Einführung moderner Datendienste aus der Cloud tragen entscheidend dazu bei, die behördlichen Abläufe zu vereinfachen sowie die Nähe zum Bürger zu intensivieren.

Hamburger Finanzverwaltung arbeitet bereits mit der "E-Umlaufmappe"

Cloud-Projekte, wie zum Beispiel die sogenannte "E-Umlaufmappe" der Hamburger Finanzverwaltung, zeigen bereits eindrucksvoll, wie IT-Abläufe innerhalb der Verwaltung optimiert und dabei wertvolle Zeit und Kosten eingespart werden können. Um Entscheidungsvorgänge zu beschleunigen, effizienter und vor allem revisionssicher und nachvollziehbar zu machen, entwickelte die Freie und Hansestadt Hamburg eine elektronische Umlaufmappe, den Hamburger-Informations-Management Workflow (HIM-Workflow). Ein System, das Entscheidungsgänge automatisiert und dabei alle Vorschriften des Verwaltungshandelns berücksichtigt. "Die Handhabung der E-Umlaufmappe ist einfach", sagt Ute Bendhaack, Sachgebietsleiterin Dokumenten- und Informationsmanagement der Freien und Hansestadt Hamburg. "Der Entscheidungsvorgang wird durch eine Auswahl von Verfügungen definiert und einer Person zur Bearbeitung angewiesen. Die beteiligten Personen erhalten jeweils eine E-Mail mit ihrer Aufgabe und den Zugriff auf die elektronische Dokumentenmappe. Nach Beendigung des Geschäftsprozesses werden Vorgang und relevante Dokumente in die elektronische Akte übernommen."

Der Entscheidungsvorgang hat sich drastisch verkürzt

Die E-Akte, die zentral auf dem Microsoft SharePoint-Server verwaltet wird, erhöht nicht nur die Bearbeitungsqualität - auch die Liege- und Transportzeiten werden deutlich verkürzt. Während man früher für einen analogen Entscheidungsvorgang bis zu einer Woche benötigt hat, dauert der elektronische manchmal nur noch wenige Minuten.