Vzw Boeren op een Kruispunt kan meer bedrijven helpen dankzij gehost CRM-systeem

De vzw Boeren op een Kruispunt geeft hulp aan boeren en tuinders in moeilijkheden. Dankzij Hosted Dynamics CRM, gehost bij Net IT, kunnen de medewerkers zich beter op die opdracht toeleggen.

Efficiënt werken met beperkte middelen
“Als kleine vzw willen we zo efficiënt mogelijk werken met de middelen die we hebben”, vertelt Riccy Focke, directeur van Boeren op een Kruispunt. “Onze organisatie leeft van subsidies en giften, zodat we op zoek moesten naar een budgetvriendelijk systeem voor de opvolging van onze dossiers. Een goede administratieve opvolging is heel belangrijk voor onze werking, maar ik wil wel dat onze medewerkers zo weinig mogelijk tijd spenderen aan administratie en zo veel mogelijk adviesvragers gaan bezoeken.”

Applicatie groeit mee
Vroeger werkte de vzw nog met Access en papieren dossiers. “Het was toen moeilijk om efficiënt samen te werken en informatie te delen”, getuigt Office Manager Ann De Foer. “Dat gebeurde door heen en weer te mailen, want er was zelfs geen computernetwerk. Na een marktonderzoek van de verschillende crm-systemen kozen we voor Dynamics CRM. Die software is perfect te integreren in onze andere Microsoft-applicaties en groeit met ons mee naarmate we evolueren.”

Microsoft stelde zelf Net IT voor als IT-partner. “Dynamics CRM biedt heel wat mogelijkheden die we niet meteen nodig hadden”, aldus Riccy Focke. “We hebben daarom aan Net IT gevraagd om voorlopig uit te schakelen zodat de gebruikers nog gemakkelijker de weg vinden in de nieuwe software.”

1.400 dossiers
Geholpen door Net IT, werden alle gegevens uit de Access-database overgeheveld naar Dynamics CRM. De IT-partner gaf de gebruikers ook een korte opleiding van een tweetal dagen. De overstap verliep zonder problemen. Intussen zitten al 1.400 dossiers in Hosted Dynamics CRM. In 2013 legden de vijf adviseurs 378 bezoeken af bij nieuwe adviesvragers en een 500-tal bij bestaande contacten. Niet mis, gezien het potentieel van 8000 bedrijven.

Gevoelige informatie afgeschermd
Aangezien de vzw werkt met heel gevoelige privégegevens zoals psychische, relationele en financiële problemen, zijn beveiliging en privacy heel belangrijk. Jan Hofman, Managing Partner van Net IT: “Het moest mogelijk zijn om die gevoelige informatie te gebruiken voor rapportering aan de overheid, zonder enig risico op het doorbreken van onze discretie en anonimiteit. Daarom zorgden we voor een technische ingreep in het standaard Dynamics CRM-systeem: we creëerden een aparte database. Elke medewerker heeft alleen inzage in de dossiers die hij zelf behandelt.”

Flexibel werken via internet
Boeren op een Kruispunt heeft vijf medewerkers die, elk in een eigen gebied in Vlaanderen, voortdurend op de baan zijn om zo veel mogelijk adviesvragers te helpen. Om de gesprekken warm en persoonlijk te houden, typen ze tijdens hun bezoek niet op hun laptop maar vullen ze pas achteraf het CRM-dossier in. De gegevens worden gesynchroniseerd in de online toepassing zodra hun laptop verbonden is met het internet. Ook e-mails, faxen en de verslagjes van telefonische contacten worden bij het dossier bewaard.

Betere dienstverlening
“We kunnen nu onder meer zien hoeveel keer onze adviseurs op bezoek zijn gegaan bij elk bedrijf”, aldus Riccy Focke. “CRM helpt hen om hun werk goed te ordenen en op te volgen. Als er iemand ziek is of niet langer voor ons werkt, zijn alle dossiers heel makkelijk over te nemen door een collega. De informatie gaat immers niet verloren maar blijft centraal bewaard in de gehoste applicatie, die voor de gebruikers op elke locatie beschikbaar is. Die efficiënte opvolging betekent ook dat de adviesvragers geen tien keer zijn pijnlijke verhaal moet vertellen. Ikzelf kan het werk van elke gebruiker beter opvolgen en ik kan verslagen en jaarrapporten opstellen waarmee we onze subsidiëring bij de overheid verantwoorden.”

Snelle statistieken
Dankzij de efficiënte administratie heeft de vzw nu ook een beter overzicht van de statistieken. “Ik weet welke problemen het meest voorkomen en welke oplossingen we kunnen voorstellen”, legt Riccy Focke uit. “De meest voorkomende vragen en oplossingen zetten we op onze website. Dat is een van de manieren om de drempel naar onze dienstverlening te verlagen, want we stappen zelf niet ongevraagd op de boeren af. Onze statistieken ondersteunen bovendien het beleid van de overheid.”

Naast de cijfers over de problemen zelf, kan men nu ook allerlei andere statistieken trekken, bijvoorbeeld over de activiteiten van de bedrijven die om hulp vragen, de omvang van hun schuldenlast en de leeftijd van de adviesvragers – dat alles zonder koppeling met de persoonlijke gegevens uit de CRM-dossiers, zodat de rapportering anoniem blijft.

Voorspelbare IT-kosten
Dankzij de externe hosting hoeft de vzw zelf niet te investeren in hardware en onderhoud. “We kunnen rekenen op een optimale beschikbaarheid, back-up en beveiliging tegen een vaste prijs per gebruiker per maand. Onze IT-kosten zijn dus perfect voorspelbaar en makkelijk te budgetteren”, zegt Riccy Focke. “Als kleine vzw zonder eigen IT-afdeling zijn onze mogelijkheden op het vlak van automatisering beperkt, maar toch willen we even efficiënt werken als een grote onderneming. Hosted Dynamics CRM geeft ons die kans. Tegelijk met onze overstap naar versie 2011 gingen we ook naar Windows 8 op onze pc’s en naar Office 365 voor SharePoint Online, dat we nu gebruiken voor documentbeheer. Overigens doen we ook de personeelsadministratie, de boekhouding en de bankverrichtingen online. Alles is dus bereikbaar via de cloud. We zullen in de toekomst ook de website koppelen met CRM. Dynamics CRM zelf heeft nog heel wat extra mogelijkheden voor geautomatiseerde dossieropvolging en marketing. Die zullen we geleidelijk gaan benutten naarmate dat nodig is.”
Customer Size: Small Organization
Industry: Membership Organizations; Charities & Philanthropic
Country or Region: Belgium
Solutions:
  • Microsoft Dynamics CRM
Organization Profile: De vzw Boeren op een Kruispunt is een hulporganisatie voor alle Vlaamse boeren en tuinders in nood. Zij kunnen bij de vzw terecht met bedrijfsproblemen, gezinsproblemen of persoonlijke problemen. De organisatie telt zes medewerkers.
Business Situation: De medewerkers van Boeren op een Kruispunt moeten zo veel mogelijk bedrijven bezoeken die hulp of advies nodig hebben. Vroeger hielden ze papieren dossiers bij maar die aanpak kostte te veel tijd en was niet efficiënt op te volgen.
Benefits:
  • Meer efficiëntie
  • Minder tijd nodig voor administratie
  • Informatie gestructureerd bewaren
  • Flexibel werken op elke locatie
  • Geen investeringen in hardware
  • Optimale beschikbaarheid en beveiliging
  • Betere dienstverlening
Downloadable ResourcesWord Document

Microsoft Dynamics CRM Try it today