La responsabilidad de administrar desafíos de crecimiento y económicos requiere liderazgo en empresas contratistas y subcontratistas para diseñar una estrategia empresarial disciplinada. Esta estrategia debe tratar de forma eficaz las oportunidades y los problemas potenciales que surjan para proporcionar información oportuna y confiable para ayudar en la toma de decisiones de administración. La supervisión de KPI debe formar parte de la estrategia empresarial disciplinada.
La implementación de soluciones de software unificadas y completamente integradas (no solo conectadas) permite a las empresas de construcción mantener la información confiable y oportuna necesaria para generar cifras de indicadores clave de rendimiento (KPI) a petición.
Una solución de software sencilla y escalable con una interfaz de usuario familiar se puede integrar con el software existente y proporcionar actualizaciones de KPI rápidas mediante información precisa y actualizada continuamente desde una base de datos central. Esta funcionalidad permite que las empresas sean más proactivas y dinámicas a largo plazo sin la necesidad de realizar continuas compras y actualizaciones de software. Además, las soluciones de software escalables ofrecen mayor flexibilidad para las compañías en expansión y no las ata a un sistema de software propietario o personalizado, que puede tener sólo soporte técnico limitado y una dudosa compatibilidad con otras aplicaciones.
Existen nueve indicadores clave del rendimiento que deben supervisar las empresas de construcción.
Liquidez. Determine cuánto efectivo genera o consume su trabajo en curso con la supervisión de las cuentas de activos y pasivos circulantes claves del balance general.
Flujo de caja. Observe si los proyectos individuales están generando o consumiendo efectivo para identificar más claramente los problemas de ejecución de los proyectos. Al prestar atención al flujo de efectivo también se promueve la facturación y los cobros puntuales.
Productividad de la mano de obra. La productividad de la mano de obra es muy importante para los subcontratistas porque los problemas de productividad pueden dar al traste con los presupuestos de la mano de obra y minar los márgenes de beneficios. Los administradores pueden dividir los trabajos de un proyecto para identificar las discrepancias entre los gastos y las estimaciones de mano de obra reales. Esta información ayuda a los administradores y a los supervisores de campo a prever el costo necesario para completar el trabajo, a establecer los objetivos de rendimiento diario, a afrontar los problemas actuales y a mejorar la precisión futura de estimaciones y licitaciones.
Variación de programación. Los propietarios del proyecto piden una comunicación clara sobre el progreso del proyecto y la finalización oportuna. Debido a las especificaciones cada vez más complejas del proyecto y a la compresión de la programación debe poder identificar y supervisar las variaciones de programación para proporcionar proyectos con unos plazos que satisfagan las demandas de los propietarios. Si sabe cómo los factores provocan variaciones de programación, como el cambio de los pedidos y la meteorología, podrá planear, comunicar y coordinar los recursos de forma adecuada para garantizar un rendimiento de más alta calidad, un aumento de la seguridad y un mejor uso y asignación de los recursos. La administración eficaz de las variaciones de programación también permite a las empresas de construcción mantener una ventaja competitiva frente a otras empresas que suelen retrasarse en la programación.
Variación de márgenes. Compare los márgenes brutos con los objetivos del plan de negocios mediante la supervisión de la variación general de los márgenes. De igual modo, investigue los márgenes brutos de cada proyecto, relativos a la estimación del proyecto, para determinar si el proyecto está consiguiendo la rentabilidad esperada. Mediante una atención constante a la variación de los márgenes, el equipo directivo y los supervisores de campo pueden hacer las correcciones necesarias para minimizar la variación de márgenes y mantener la estabilidad del margen bruto general.
Órdenes de cambio no aprobadas. Las empresas de construcción se enfrentan a una amenaza cada vez mayor derivada de las provisiones de transferencia de riesgo en los tipos de contrato estándar. Reduzca la exposición financiera de su empresa mediante la identificación y el seguimiento diligente de las órdenes de cambio no aprobadas.
Costo comprometido. Debido al encarecimiento de los precios de material y la escasez de la mano de obra, las empresas de construcción se enfrentan a la exposición financiera cuando los proveedores y subcontratistas todavía no están comprometidos contractualmente (en concreto, en proyectos de mayor duración). Es imperativo que su empresa, si es posible, realice un seguimiento de los costos no comprometidos para aumentar la proporción de costos comprometidos y, cuando sea necesario, incorpore factores, como las condiciones del costo de ampliación del precio y de contingencias en los costos comprometidos para limitar la exposición financiera.
Retrasos. Realizar un seguimiento adecuado del registro (y de los márgenes brutos esperados en el trabajo retrasado) permite a las empresas de construcción evitar los problemas asociados con el trabajo insuficiente y la pérdida de beneficios. Con estos datos, la empresa puede tomar decisiones correctas estratégicamente acerca de los proyectos que se llevarán a cabo.
Satisfacción de los clientes/cálculo. Para mantener la ventaja competitiva, realice un seguimiento de la capacidad que tiene su empresa para satisfacer las expectativas del propietario mediante la recopilación y el análisis de comentarios cualitativos. Este examen retrospectivo de proyectos anteriores identifica las posibles deficiencias, por lo su empresa puede hacer frente a estos problemas en proyectos actuales y futuros.
Identificación de los posibles puntos fuertes
Cuando se tienen en cuenta en conjunto, los KPI contribuyen a identificar el conocimiento potencial que permite a las empresas aprovechar las oportunidades disponibles durante una fuerte demanda y los problemas potenciales que pueden ir en detrimento de sus negocios. Sin embargo, los KPI con fecha solo proporcionan información de historial que puede ser muy inconsecuente para la evaluación actual o, aún peor, información inexacta o incongruente que confunda a los encargados de la toma de decisiones. Los sistemas de software dispares o conectados de diferentes fabricantes pueden requerir que las empresas lleven a cabo una laboriosa manipulación de los datos para compilar los KPI y una transferencia de datos entre los diferentes sistemas de software podría dar lugar a errores y cálculos de KPI inexactos.
Las empresas de construcción que implementan soluciones de software para supervisar los KPI pueden mantener la disciplina financiera y efectuar los ajustes necesarios para cumplir con su plan de negocio estratégico. Mediante este tipo de administración disciplinada, su empresa puede actuar con rapidez en la búsqueda de oportunidades o en la solución de problemas en los proyectos porque tendrá una idea precisa del rendimiento pasado, las necesidades actuales y los pasos que debe tomar para asegurar el éxito futuro.
Autores
Sabine Hoover
Sabine es la líder del equipo de Denver Research Group, de FMI, y está afincada en Denver, Colorado. Tiene más de siete años de experiencia en investigación y es responsable del diseño, la administración y la realización de proyectos de estudio para un amplio abanico de accionistas. Dichos proyectos de estudio suelen oscilar entre pequeñas solicitudes de investigación personalizadas e importantes evaluaciones generales de mercado que ayudan a los clientes en los esfuerzos de planeación estratégica y de desarrollo empresarial.
Nick Schubert
Nick trabaja en Denver Research Group, de FMI, y reside en Denver, Colorado. Actualmente ofrece asistencia a la líder del equipo de Denver Research Group en proyectos de diferentes tipos y tamaños: desde pequeñas solicitudes de investigación personalizadas hasta importantes evaluaciones generales de mercado. Además, Nick terminó recientemente un doctorado en la Universidad de Denver, Facultad de Derecho, y en 2006 fue galardonado con el premio Roberta Steinhardt Ehrlich a la Excelencia por su labor en la mediación.
