De David Caruso, director de David Caruso & Associates, Inc.
La mayoría de fabricantes considera que sus empleados son el secreto de su éxito. En el mundo actual de costos competitivos, las compañías, en lugar de seguir ampliando el equipo, han optado por facilitar los procesos para mejorar la productividad de los empleados. Dotar a los empleados de la información oportuna aumenta la productividad y eso es lo que hace un sistema de información integrado (sistema de planificación de recursos empresariales, ERP).
Los administradores objetivos reconocen en qué momentos se pierde tiempo durante el trabajo: tratar de recopilar información para las reuniones, emplear tiempo en distinguir las cifras más adecuadas o usar procesos manuales que desaceleran la producción. En última instancia, esto puede afectar a la satisfacción del cliente.
La implementación de prácticas empresariales inteligentes, como delegar la toma de decisiones a los empleados que se relacionan con los clientes, puede ayudar a controlar el trabajo en el que se pierde tiempo. Sin embargo, estas prácticas sólo funcionan cuando los administradores proporcionan a su personal la información correcta en el momento adecuado para poder administrar sus responsabilidades. Esto se aplica especialmente a los empleados con roles de cara al cliente.
En las áreas que no forman parte de la fabricación directa o de los costos de producción existen muchas oportunidades de aumento de la productividad de los empleados. Esto puede no parecer lógico, ya que la justificación de muchas implementaciones de ERP es la reducción del inventario y la plantilla. Por ejemplo, si una compañía ha estado funcionando con eficacia (tiene una plantilla eficaz de producción y conlleva inventarios mínimos de materias primas y trabajo en curso) un administrador puede pensar que está limitada la posibilidad de mejora fuera de esas áreas. Pero la verdad es que el uso de un sistema ERP de vanguardia, como Microsoft Dynamics, puede ayudar a crear un entorno que impulse la productividad de la mano de obra indirecta.
Productividad de los empleados en las operaciones de fabricación
Hasta hace poco, un fabricante podría ofrecer productos hechos totalmente de forma interna. La fabricación mundial ha reestructurado el sector al aprovechar las tasas de mano de obra de bajo costo disponibles en los países emergentes y las empresas especializadas. La reducción de ventanas de oportunidad y los nuevos competidores agresivos han obligado a los fabricantes a usar el diseño, la fabricación, el canal y los socios de distribución, para crear cadenas de suministro en red más complejas que los empleados deben administrar con pericia. Los sistemas de ERP, completamente integrados, permiten abordar con éxito estos nuevos retos de administración.
Mejor administración de las fórmulas
Desarrollo y lanzamiento de nuevos productos. Se presentan nuevos productos más rápidamente y de forma más eficaz cuando los empleados tienen buenas herramientas de información y colaboración. Su compañía debe evaluar rápidamente si está trabajando en los proyectos adecuados y coordinar proyectos e ingenieros. En el entorno actual, la organización también debe administrar la propiedad intelectual y la colaboración, la integración de marketing, las ventas y la actividad de la cadena de suministro, tanto interna como externa. La naturaleza integrada de un sistema de ERP permite la distribución y la entrega oportuna de información de manera más sencilla.
Creación del producto adecuado en el momento oportuno. El inventario, por su propia naturaleza, es una inversión inútil. Se consume el tiempo de los empleados, la capacidad de producción y se inmoviliza el valioso capital de trabajo. Las herramientas de ERP para la administración de la demanda, la visibilidad del inventario y la programación integrada son sólo algunas de las formas en que ERP puede ayudarle a minimizar la acumulación de inventario y garantizar las operaciones de fabricación más productivas.
Hacerlo bien a la primera. Los sistemas de ERP de análisis pueden ofrecer una buena visibilidad del rendimiento de fabricación y de la calidad, lo que permite llevar un control de la producción y mantener un resultado de mayor calidad. La identificación temprana de los problemas ayuda a garantizar el uso eficaz de los activos de producción y de empleados.
Interacciones eficaces con el proveedor. La visibilidad de la cadena de suministro reduce el tiempo que el personal dedica a tareas inútiles y el costo de agilizar los materiales. Los Kanban electrónicos automatizan la comunicación y eliminan gran parte de la sobrecarga de papeleo y mensajes. Al tener acceso a los principales datos de demanda y de programación, los socios suelen responder a las preguntas ellos mismos, lo que permitirá que sus empleados se puedan dedicar a otras tareas.
Además de ayudar a mejorar la productividad en las operaciones de producción, los sistemas de ERP pueden ayudar a las compañías de fabricación que mejor funcionan a obtener un mayor potencial de negocios al proporcionarles las herramientas necesarias para administrar los gastos generales y las operaciones de soporte técnico.
Costos VGA: la productividad del trabajo más allá de las operaciones de fabricación
Una compañía de fabricación normal tiene costos de ventas, generales y administrativos (VGA), que suponen entre el 13% y el 14%. Debido a que este gasto general es un gasto puro, los importes que se puedan eliminar pasarán directamente al balance final. Por ejemplo, una compañía de 20 millones de dólares con un 5% de ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización (EBITDA) de los beneficios que reduce sus costos de ventas, generales y administrativos en un punto, al mejorar la productividad mostrará un impresionante aumento del 20% de EBITDA.
Estos son algunos de los objetivos probables para reducir los costos de ventas, generales y administrativos:
Servicio de respuesta de atención al cliente. Con la información de un sistema ERP, los representantes de servicio pueden resolver los problemas rápidamente, a menudo en la primera llamada. Un entorno de trabajo con un alto nivel de colaboración puede abrir partes de sus sistemas para que los clientes las usen directamente. Los sistemas de autoservicio para el cliente pueden conllevar un aumento importante de la productividad, no sólo para sus empleados, sino también para sus clientes.
Administración y presentación de informes financieros eficaz. Incluso algo tan simple como un cierre de libros más rápido al final del mes o del trimestre puede tener unas consecuencias importantes. El intercambio de información integrada, así como la normalización de los informes y los análisis, puede eliminar las redes SneakerNet, lo que significa que sus empleados pasarán menos tiempo tratando de decidir qué conjunto de cifras usar y dedicarán más tiempo al análisis, la toma de decisiones y la planeación.
Productividad del departamento de TI. Por último, pero no menos importante, la productividad en el departamento de tecnologías de la información (TI) probablemente se disparará una vez que se elimine el mantenimiento de los sistemas anticuados. Pasar menos tiempo en la reparación e integración de sistemas incompletos más antiguos proporciona tiempo para que el personal de TI se centre en la ampliación de la adopción, el uso y la mejora del beneficio general del sistema de ERP por parte del usuario.
Satisfacción del cliente: el objetivo de una mayor productividad
Los administradores de las compañías de fabricación de la actualidad reciben miles de datos sobre equipos, productos, pedidos, entregas, condiciones, calidad y clientes. La clave del éxito reside en saber cómo administrar toda esa información que contribuye a la satisfacción del cliente y, en última instancia, a mejorar el rendimiento financiero de los resultados iniciales y finales. Por ese motivo, muchas compañías se están trasladando a plataformas y sistemas que ayudan a integrar los silos de información aislados, proporcionan eficaces herramientas de análisis e incluyen la eficacia del escritorio en todas las tareas de administración.
Estas compañías saben que la creación de una organización de toma de decisiones basada en hechos significa poner en manos de su personal los datos de su empresa. Equipados con los datos disponibles en los sistemas ERP, y con el apoyo de eficaces herramientas de escritorio, los empleados de toda la organización pueden lograr una mayor productividad y ofrecer a los clientes un servicio más rápido y de mayor calidad.
David Caruso
David Caruso es el fundador y director de David Caruso & Associates, Inc, una empresa de consultoría especializada en la fabricación, la cadena de suministro y la estrategia tecnológica. Antes de fundar su propia empresa, David fue vicepresidente senior y director de investigación de AMR Research, y ha ocupado numerosos cargos administrativos de importancia en la comunidad de software de la cadena de suministro y ERP. David cuenta con más de 30 años de experiencia en el sector y centra su investigación actual en el análisis del valor empresarial de los departamentos de TI y el uso eficaz de la tecnología para reforzar el crecimiento rentable de sus clientes.
