Las prácticas de facturación y cobro son más importantes que nunca
Poco tiempo después de que Ricky Reemer pusiera en marcha su compañía de sistemas y consultoría de tecnologías de la información (TI) basada en Londres, ThinHost, la empresa empezó a tener pérdidas de efectivo. ¿El motivo? Un programa de flujo de trabajo de administración de efectivo deficiente: Se contrataban empleados y proveedores nuevos antes de establecer una base de clientes sólida. "Podíamos ver que estábamos yendo a una situación bastante peligrosa", explica Reemer, el director administrativo, "si no aplicábamos controles reales sobre el flujo de efectivo". La situación de Reemer en ThinHost resulta demasiado común.
Según U.S. Small Business Administration, se crearon más de 671.800 nuevas empresas en 2005, aunque 544.800 cerraron ese mismo año. Estudios previos indican que uno de los motivos principales por el que las empresas sobreviven cuatro años o más es porque tienen amplias reservas de capital, incluida la entrada periódica de efectivo procedente de productos y/o servicios. Sin una administración de flujo de efectivo, una empresa se puede ver incapaz de invertir en personal, tecnología y otros activos que necesita para ser competitiva.
Mantener una entrada de efectivo periódica depende de prácticas de facturación y cobro sólidas. Esto resulta especialmente cierto en las organizaciones de servicios profesionales. El Institute of Management and Administration de Nueva York identifica varios pasos que deben seguir esas organizaciones para mejorar estas prácticas.
Esto es lo que puede hacer:
Evalúe los procedimientos de entrevista inicial con sus clientes. Tome precauciones al aceptar clientes nuevos. Cree una lista de comprobación para identificar clientes problemáticos. Prepárese con antelación con los clientes potenciales para descartar cualquier posible dificultad financiera. Sitios web como Hoovers.com y Lexis-Nexis-hosted Dun & Bradstreet son buenas fuentes de información. Formalice también el proceso de aprobación de los clientes, incluida la creación de un comité que supervise esas aprobaciones.
No haga descuentos en las tarifas de su empresa para conseguir trabajo. El valor de sus servicios se transmite con todo lo que se hace, incluido el precio que les pone. Si subestima el valor de sus servicios, es posible que no reúna los fondos suficientes (flujos de entrada) para cubrir los costos de los servicios vendidos (flujos de salida).
Considere alternativas a las tarifas horarias. Ofrecer alternativas puede ayudar a su empresa a comercializar mejor sus servicios y a ganarse la estima de clientes que estarán más predispuestos a pagar puntualmente. Puede establecer tarifas fijas para ciertos trabajos, utilizar una combinación de una tarifa fija y un añadido por horas o establecer tarifas horarias con unos topes máximo y mínimo.
Intente obtener anticipos de clientes nuevo. Las empresas legales y de diseño utilizan esta práctica habitualmente, pero también puede resultar ventajosa para empresas de consultoría. Tres meses de anticipo es una cantidad aceptable que pedir al inicio; después el anticipo puede renovarse para el trabajo en curso.
Proteja el tiempo facturable. El personal administrativo es el más adecuado para tratar de temas de facturación y la empresa debe ofrecerles el soporte adecuado. Para que los socios maximicen las horas facturables, deben estar libres de horas y distracciones no facturables.
Consideres un enfoque centralizado a las cartas de compromiso, programación de tarifas y métodos de facturación. Asignar esas funciones al administrador o al controlador de la empresa puede liberar tiempo para llevar a cabo trabajo facturable. También garantiza la coherencia en el lenguaje usado en las cartas e compromiso y en las prácticas de facturación y cobro. Deje que sea el departamento de contabilidad o de administración el que envíe todas las facturas.
Asegúrese de que todas las facturas sean claras y concisas. Cuando los clientes reciben facturas que muestran el trabajo realizado y quién lo hizo y que no están llenas de actividades facturables dudosas son más proclives a realizar los pagos puntualmente.
Haga que los profesionales se responsabilicen de entregar los partes de horas a tiempo. Idealmente todos los socios de la empresa deberían entregar los partes el primer día laborable del mes. Los borradores de las facturas deberían estar preparados el segundo o tercer día laborable del mes, de manera que el persona pueda tener sus facturas listas el séptimo día del mes. El objetivo debería ser tener el 90% de las facturas enviadas el día 18 de cada mes.
Dé acceso a todos los que traten con facturación y cobros a las hojas de cálculo de los clientes. Las hojas de cálculo de los clientes identificadas con el número de cliente deben estar en la red de la empresa, de manera que el administrador de la empresa y los demás propietarios puedan ver información detallada sobre el cliente. Esto no sólo permitirá a la empresa hacer un seguimiento de las tendencias, sino también a identificar a un cliente que en el pasado pagara sus facturas puntualmente y ahora no lo haga.
El siguiente paso: Elija una solución de administración de flujo de efectivo integrada
Corregir los problemas de flujo de efectivo es el primer paso, el siguiente es elegir un sistema de administración de flujo de efectivo que le ayude a continuar mejorándolo.
Elegir la solución adecuada para su negocio es fácil cuando se tienen en cuenta las consideraciones siguientes. Una solución integrada y automatizada permitirá al departamento de finanzas y administración mejorar la eficacia de la facturación, el cobro y de otras operaciones críticas financieras. Un sistema de administración de flujo de efectivo eficaz optimizará las tareas de administración financiera con aplicaciones integradas y ofrecerá al personal acceso en tiempo real al inventario, trabajo en curso, ventas, compras e información financiera entre varias ubicaciones. También dará soporte a las ubicaciones de oficinas internacionales con varios idiomas y divisas, y optimizará los flujos de datos en la compañía para que todas las funciones utilicen los mismos datos para la toma de decisiones en tiempo real.
También es importante que el sistema que elija sea capaz de probar diversos escenarios empresariales y preparar previsiones. Por último, el formato de facturación debe ser lo bastante flexible como para adaptarse a las preferencias de los distintos clientes.
El problema de flujo de efectivo de Ricky Reemer en ThinHost no era sólo un problema de entrada y salida de dinero. El problema era la falta de informes sofisticados, que hacía que la toma de decisiones no fuera confiable.
Reemer resolvió el problema recurriendo a consultores financieros externos para iniciar controles inmediatos de flujo de efectivo y para integrar la administración del flujo de efectivo en los sistemas de su empresa.
El consultor externo "estableció todos los controles necesarios sobre nuestro flujo de efectivo y nos ofreció una visión clara sobre el negocio con la que no hubiéramos podido soñar", dijo Reemer. "Todo lo que necesito para dirigir este negocio es claridad y control, y ahora ya puedo disfrutar de ello".
