Rationalisez les processus, contrôler les coûts et accélérez la commercialisation
De l'ingénierie à la production en passant par l'assurance qualité et le service client, le rôle des opérations consiste à augmenter les bénéfices avec un produit de qualité prêt à être commercialisé à temps et à fournir un service client d'excellence.
Les opérations englobent différents services parmi lesquels la recherche et le développement, l'ingénierie, les matériaux, la production, la gestion de l'usine, les achats, l'entreposage, la livraison et la réception. Pour faciliter la collaboration entre ces services, l'équipe chargée des opérations doit disposer d'une solution de gestion d'entreprise afin d'offrir une même source de données et une même plate-forme aux processus partagés.
L'utilisation d'un même système pour différents services permet de veiller à ce que toutes les commandes soient passées de manière rapide et précise. En outre, un système intégré permet à votre entreprise de gérer avec fluidité les exceptions. Les responsables ayant accès à la même source d'informations, chacun est tenu informé des demandes des clients, des expéditions de matériaux et des calendriers de production.
Vincent, responsable des opérations
Mon travail consiste à rassembler les employés afin de mener à bien notre stratégie d'entreprise. Je veille à ce que les services dont j'ai la charge disposent de ce qu'il leur faut quand il le leur faut. Je résous les problèmes et ma devise est la suivante : « Pourquoi remettre au lendemain ce qui peut-être fait le jour même ». Jour après jour, je rencontre les responsables de l'entreposage, de la production, des achats, des matériaux, des expéditions et des réceptions afin de vérifier les rapports relatifs aux commandes et de régler tout problème. Il m'incombe de détecter les éventuels problèmes, comme les exceptions et les commandes particulièrement importantes, et de coordonner une réponse cohérente par la discussion, la hiérarchisation et la planification. J'essaie également de passer du temps à l'usine pour y rencontrer les machinistes et le responsable du magasin.
Pour bien faire leur travail, il est primordial que les employés disposent des informations dont ils ont besoin. C'est pour tout cela que j'apprécie la solution de gestion d'entreprise Microsoft Dynamics. Elle fonctionne comme les logiciels Microsoft déjà connus pour permettre aux employés de rapidement trouver les informations qu'ils cherchent ou de prendre les mesures qui s'imposent.
Suzanne, chargée du traitement des commandes
Je m'occupe d'un tas de choses, mais le traitement des commandes reste ma priorité. Je veille à ce que les employés du magasin disposent de suffisamment de temps pour préparer et expédier les commandes. Je participe à l'expédition des commandes urgentes et règle les problèmes liés aux commandes.
En outre, j'aide d'autres services pour les bons de commande et la facturation. Je suis en contact permanent avec le responsable des achats. Tous les jours, j'utilise Microsoft Dynamics pour vérifier les niveaux des stocks et savoir ce qu'il faut commander. Je travaille également avec le service de comptabilité pour veiller à ce que les commandes ne soient pas automatiquement envoyées aux clients présentant des retards de paiement.
Sammy, responsable des expéditions
Mon travail consiste à maintenir la rentabilité de l'entreprise en veillant à ce que les commandes soient expédiées à temps, qu'elles soient exactes et qu'elles arrivent intactes. Parfois, certains produits peuvent manquer. Je mets alors tout en œuvre pour répondre le mieux possible à la demande. J'interviens également dans le processus de réception. Il nous arrive de recevoir des marchandises dont nous avons impérativement besoin pour expédier une commande. Dans ce cas, nous les déballons immédiatement de manière à expédier une commande qui, sans ces marchandises, aurait dû être retardée. Je m'efforce de rendre les expéditions plus économiques. Par exemple, il peut nous arriver de déballer deux lots de marchandises et de les remballer en un seul pour éviter d’expédier deux lots distincts.
À la fin de la journée, je suis satisfait lorsqu'un maximum de marchandises a été expédié, avec exactitude, et que l'entrepôt est en ordre.
Processus
Microsoft Dynamics fait office de source de données et de processus partagés pour l'ingénierie, les matériaux, la production, les expéditions et les réceptions, en aidant les services concernés à collaborer pour atteindre leurs objectifs. Les équipes des opérations sont notamment confrontées aux défis suivants :
Efficacité de la saisie de commandes et de la distribution. Pour répondre efficacement aux besoins des clients, les groupes des opérations doivent bien contrôler le traitement des commandes, transmettre ces commandes rapidement aux services concernés et disposer de stocks suffisants pour honorer ces commandes. Mais de nombreux facteurs peuvent compliquer ces processus. Microsoft Dynamics met à la disposition des personnes chargées du traitement des commandes les outils dont elles ont besoin pour communiquer efficacement avec les services du support client, des ventes, des achats et d'entreposage grâce à un système de saisie des commandes bien conçu et similaire aux logiciels Microsoft Office qu'ils connaissent.
Planification intégrée de la demande. En matière de fabrication et de distribution, la planification de la demande permet de savoir si la production est suffisante et si la livraison peut se faire dans les temps, de manière confortable et économique. Microsoft Dynamics aide les responsables des opérations à prévoir la demande avec exactitude en s'appuyant sur les historiques des ventes et les données clients. Des rapports et un accès à des indicateurs de performance clés contribuent à mieux cerner les tendances émergentes. Les services des matériaux, de la production et de la logistique utilisent ces informations pour effectuer leur propre planification. Et Microsoft Dynamics simplifie la planification de la demande en l'intégrant à Microsoft Office Excel.
Gestion efficace des exceptions. Pour les opérations de fabrication, la satisfaction des clients passe essentiellement par la capacité à produire et à livrer ce qu'ils attendent, au moment qui convient. Les fabricants se doivent donc de gérer efficacement les commandes de produits personnalisés et de produits nécessitant des matériaux spécifiques ou des ajustements en termes de processus. Tout au long de vos opérations, Microsoft Dynamics prend en charge la gestion des exceptions grâce à des options de planification et de production souples et la possibilité d'obtenir des éléments ne figurant pas dans les stocks ou d'y ajouter des éléments. En outre, les fonctionnalités de ventes et de fabrication de Microsoft Dynamics faisant partie intégrante de la gestion financière, les employés peuvent aisément procéder aux ajustements comptables qui s'imposent.
