Young Digital Planet, dostawca systemów i treści edukacyjnych opartych na technologiach informacyjnych jest pierwszą w Polsce firmą, która w ramach programu Microsoft Dynamics MOVE dokonała migracji z używanego od lat systemu klasy ERP (Enterprise Resource Planning) - Dynamics GP na system Dynamics NAV. Migracja odbyła się w zaledwie 9 dni, w trakcie roku finansowego – na tzw. otwartych transakcjach – z minimalnym wymaganym przestojem w operacjach rejestrowanych i przetwarzanych w systemie NAV. Tak szybka migracja możliwa była dzięki narzędziom i procedurom programu Microsoft MOVE oraz doświadczeniu ekspertów Solemis Group SA, którzy tę migrację przygotowali i przeprowadzili. Nowy system otwiera w firmie możliwości wprowadzania dalszych usprawnień w zarządzaniu i codziennym działaniu firmy.
“Do podjęcia decyzji o migracji na Dynamics NAV przekonały zarząd YDP dwie rzeczy: pierwsza - możliwość wdrożenia nowocześniejszego niż posiadany, mającego długoterminowa perspektywę rozwoju systemu klasy ERP z nowymi w pełni zintegrowanymi modułami np. produkcja, lepiej współpracującego w zakresie wymiany danych z aplikacjami typu Back Office i Office oraz druga – gwarancja, że migracji dokonamy w ciągi roku finansowego, bez zakłócania codziennej pracy firmy. Dodatkową korzyścią jest to, że migracja była okazją do uporządkowania liczących ponad 10 lat kartotek systemu i do naprawy niektórych błędów w bazach danych przeznaczonych do migracji do Dynamics NAV. Na takie porządki nigdy nie było czasu” – mówi Jacek Kotarski, Członek Zarządu Young Digital Planet. „Cała operacja trwała zaledwie 9 dni i zakończona została w planowanym terminie.”
YDP – niemal 20 lat doświadczenia
Young Digital Planet SA istnieje od 1990 roku, jest znanym i nagradzanym w Polsce oraz na świecie, dostawcą systemów szkoleniowych i treści edukacyjnych bazujących na technologiach informacyjnych. Są wśród nich multimedialne podręczniki do szkoły podstawowej, gimnazjum i szkoły ponadgimnazjalnej, programy wspomagające rozwój dzieci ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi, portal nauczyciel.pl oraz nowoczesne rozwiązania szkoleniowe (m.in. e-learning, blended learning) nie tylko uczniów i nauczycieli ale i np. dla menedżerów.
W ostatnich latach YDP skupiło wysiłki na zbudowaniu kompletnej architektury edukacyjnej, której elementy są wykorzystywane przez wszystkie podmioty biorące udział w procesie edukacyjnym a więc przez uczniów, nauczycieli, szkoły oraz wydawców edukacyjnych. Wraz z niezwykle bogatym zasobem interaktywnych treści edukacyjnych zwanym Universal Curriculum stanowi trzon oferty firmy.
Dzięki zaawansowanym technologiom i sprawdzonym metodom nauki zastosowanym w interaktywnych kursach językowych z serii EuroPlus+, firma jest światowym liderem produkcji interaktywnych programów do nauki języków obcych. Partnerami YDP są wiodące wydawnictwa europejskie, między innymi: Cambridge University Press, Oxford University Press, Harcourt Education i Malmberg.
ERP w YDP
Śmiało można powiedzieć, że źródłem sukcesów Young Digital Planet - oprócz bezwątpienia doskonałych pomysłów i produktów – jest bardzo dobre zarządzanie firmą. Od początku działalności firma stosowała narzędzia wspomagające zarządzanie. Od wielu lat podstawą był system Microsoft Dynamics GP (wcześniej znany pod nazwą Great Plains). To właśnie dzięki systemowi ERP YDP działając na międzynarodowych rynkach – dużo wcześniej niż Polska dołączyła do Unii Europejskiej – mogła prowadzić i kontrolować transakcje jednocześnie w kilku obszarach funkcjonalnych, takich jak sprzedaż, zakupy (towarów i usług), gospodarka magazynowa (wiele wersji językowych tego samego produktu), F/K czy windykacje. Kierownictwo firmy mogło natomiast, szybko i łatwo otrzymywać bieżące i przekrojowe raporty z tych operacji.
Rosnące potrzeby biznesowe
Innowacyjność i elastyczność to kolejne źródła sukcesu YDP, jednocześnie są one powodem rosnącej liczby produktów i partnerów firmy, a co za tym idzie, zwiększającej się liczby danych w systemie ERP i raportów pozwalających śledzenie działania firmy. YDP jest jednocześnie producentem oprogramowania i rozwiązań edukacyjnych, interaktywnym wydawcą edukacyjnym, dostawcą usług i firmą handlową.
Dla zorientowania się w skali informacji gromadzonych w firmie można podać następujące dane:
• kilkaset produktów w bieżącej ofercie
• ok. 100-200 prowadzonych jednocześnie projektów wydawniczych i badawczo-rozwojowych
• dziesiątki stałych partnerów biznesowych i instytucjonalnych i tysiące pozostałych klientów
• ok. 5.000 faktur VAT wystawianych rocznie w 3 walutach (PLN, USD i €)
• ok. 20 stałych raportów miesięcznie dla zarządu i szefów głównych pionów w firmie
• ok. 20 raportów miesięcznie na konkretne życzenia
Konieczność stałego dostosowywania się do potrzeb rynku a jednocześnie potrzeba optymalizacji kosztów i produkcji spowodowała, że zarząd firmy zainteresował się możliwością rozbudowy systemu o kolejne moduły m.in. dotyczące obsługi procesów produkcyjnych. Sprawa okazała się trudniejsza niż się początkowo wydawało, używany w YDP system nie pozwalał na taką rozbudowę – Microsoft Dynamics GP nie ma modułów produkcyjnych. W takim wypadku rozwój funkcjonalności systemu ERP oznaczał więc konieczność zmiany systemu…
Zmiana systemu – trudna decyzja
Podjęcie decyzji o zmianie systemy ERP to dla zarządu firmy jest zawsze bardzo trudna decyzja, bo wprowadza zwykle spore zamieszanie w codziennym działaniu firmy i najbezpieczniej jeśli jest wykonywana zaraz po zamknięciu roku finansowego. Możliwe jest wówczas uniknięcie jednoczesnej pracy na dwóch systemach.
Przy zmianie systemu w trakcie roku finansowego konieczne jest przeniesienie tzw. otwartych transakcji (np. zamówień w trakcie realizacji, faktur częściowo zapłaconych, itp.) – co jest bardzo skomplikowane i powoduje, trudne do wychwycenia błędy. Nie bez znaczenia jest również konieczność poznawania możliwości i interface nowego systemu – co zwykle dodatkowo przedłużą czas migracji.
Szczęśliwie dla zarządu YDP, Microsoft uruchomił wiosną 2009 roku program MOVE ułatwiający migrację użytkowników systemu Dynamics GP na system Dynamics NAV o znacznie większych możliwościach rozwojowych i mający, istotny dla YDP, moduł Produkcja.
Program MOVE – ułatwiona migracja
Program Microsoft MOVE przygotowano dla firm dokonujących migracji z systemu Dynamics GP na system Dynamics NAV lub Dynamics AX. Jego istotą jest zestaw procedur i narzędzi, opracowanych na potrzeby projektu przez Solemis Group SA – lidera projektu. Wspomniane procedury i narzędzia umożliwiają na skrócenie całego procesu migracyjnego do zaledwie kilku dni. Jednocześnie zachowana jest pełna ciągłość pracy firmy i przeniesienie wszystkich otwartych transakcji. Cały proces migracyjny w ramach programu MOVE bazuje na wieloletnim doświadczeniu Solemis Group zdobytym w ponad 200 wdrożeniach systemu Dynamics GP w Polsce.
Zmiana bez zmian
“Decydując się na migrację, YDP jako podstawowy postawiło nam warunek, że w nowym systemie mają być odzwierciedlone wszystkie funkcjonalności, procedury i raporty jakie są w dotychczasowym systemie” - tłumaczy Dariusz Bieniek, szef projektu MOVE w Solemis Group. „Kolejnym było przeniesienie wszystkich otwartych transakcji – tak by np. w poniedziałek móc zacząć pracę w nowym systemie dokładnie w tym samym miejscu, w którym użytkownicy zakończyli ją w piątek.”
Wszystkie prace wykonane zostały zgodnie z życzeniem YDP, dodatkowo, dla pełnego komfortu i bezpieczeństwa użytkownikom pozostawiono możliwość podglądu danych (bez możliwości ich edycji) w starym systemie. Funkcja jest aktywna bezterminowo – wyłączona zostanie gdy nie będzie już potrzebna.
Do nowego systemu nie przenoszono żadnych danych archiwalnych – przeniesiono tylko bilans otwarcia aktualnego roku finansowego.
„Dzięki prowadzonej przez YDP polityki bieżącej modernizacji zasobów informatycznych – serwerów i komputerów poszczególnych użytkowników - instalacja Dynamics NAV nie wymagała żadnych dodatkowych inwestycji sprzętowych” – mówi Jacek Kotarski.
9 wiosennych dni i gotowe
Migracja w YDP trwała zaledwie 9 dni. Odbyła się bez większych problemów. Największym z nich było zorganizowanie szkolenia dla 15 użytkowników systemu – choć trwało zaledwie 4 godziny – trudne było po prostu zebranie wszystkich razem. Dlatego zdecydowano się zorganizować kilka mniejszych grup szkoleniowych – okazało się to najprostszym i najskuteczniejszym rozwiązaniem. Najwięcej czasu zabrało oczywiście przygotowanie i konfiguracja nowego systemu, ale prace te w całości wykonali eksperci Solemisa, nie absorbując praktycznie uwagi ani czasu pracowników YDP, z wyjątkiem administratora systemu oczywiście.
Efekty i korzyści
Podsumowując migrację YDP na system Dynamics NAV, można stwierdzić, że :
• dostępne są wszystkie dotychczasowe funkcjonalności
• firma zyskała dostęp do nowych, niedostępnych poprzednio, modułów funkcjonalnych, z których YDP będzie stopniowo korzystało
• nowa, bardziej uniwersalna i elastyczna technologia wymiany danych z innymi systemami – daje YDP możliwość automatyzacji wymiany danych z partnerami
• uporządkowano, budowane od ponad 10 lat kartoteki i bazy danych wykorzystywane nie tylko w systemie ERP
• zwiększyła się wydajność systemu
• migracja odbyła się zgodnie z harmonogramem czasowym i kosztowym
• migracja w minimalnym stopniu absorbowała pracowników YDP
Międzynarodowe uznanie dla produktów YDP
Produkty Young Digital Planet SA wielokrotnie zdobywały prestiżowe nagrody oraz wyróżnienia w kraju i za granicą. Do najważniejszych nagród krajowych należą brązowe godła konkursu Forum Jakości Quality International 2009, a także tytuł „Ambasador Polskiej Gospodarki” otrzymany przez YDP w kategorii Kreator rozwiązań XXI w.
Najbardziej prestiżową zagraniczną nagrodą jest - uzyskana dwukrotnie - EuroPrix, przyznawana najlepszym europejskim produktom multimedialnym przez Austriackie Ministerstwo Gospodarki i Komisję Europejską.
Young Digital Planet SA
Young Digital Planet działa na rynku od 1990 roku, jest nagradzanym w Polsce i na świecie dostawcą systemów szkoleniowych i treści edukacyjnych opartych na technologiach informacyjnych. Są wśród nich multimedialne podręczniki do szkoły podstawowej, gimnazjum i szkoły ponadgimnazjalnej, programy wspomagające rozwój dzieci ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi, portal nauczyciel.pl oraz nowoczesne rozwiązania szkoleniowe (m.in. e-learning, blended learning) nie tylko uczniów i nauczycieli ale i np. dla menedżerów.
Dzięki zaawansowanym technologiom i sprawdzonym metodom nauki zastosowanym w kursach językowych z serii EuroPlus+, YDP ma uznaną pozycję światowego lidera w produkcji interaktywnych programów do nauki języków obcych. Partnerami YDP są wiodące wydawnictwa europejskie, między innymi: Cambridge University Press, Oxford University Press, Harcourt Education i Malmberg.
W Young Digital Planet SA pracuje blisko czterystu młodych i niezwykle kreatywnych specjalistów z różnych dziedzin. Unikalne technologie informatyczne i zdolność tworzenia wydawnictw trafiających w gusta klientów, zarówno z krajów Starego Kontynentu (m.in. Holandia, Anglia, Francja), jak i Dalekiego Wschodu (Chiny, Malezja) lokują produkty firmy na półkach sklepów w wielu krajach całego świata.
Przychody firmy ze sprzedaży wydawnictw interaktywnych w 2008 roku przekroczyły 128 mln PLN.
