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Microsoft Dynamics para Profissionais de Operações

Dinamize processos, controle custos e acelere a entrega ao mercado

Da engenharia e da produção até o controle de qualidade e o atendimento ao cliente — a função do departamento de Operações é aumentar os lucros preparando produtos de qualidade para o mercado dentro do prazo, além de fornecer o melhor atendimento possível ao cliente.

As Operações abrangem vários departamentos, incluindo os de pesquisa e desenvolvimento, engenharia, materiais, produção, gerenciamento de fábrica, compra, depósito, remessa e recebimento. Para facilitar a colaboração entre os departamentos, a equipe de Operações precisa de uma solução de gerenciamento que ofereça uma fonte de dados central e uma plataforma para processos compartilhados.

O uso de um único sistema para departamentos diferentes ajuda a garantir a conclusão de todos os pedidos de forma precisa e pontual. E o sistema integrado permite que a empresa gerencie exceções com a máxima tranquilidade possível. Os gerentes têm acesso à mesma fonte de informação, portanto todos se mantêm atualizados com respeito à demanda dos clientes, às remessas de material e ao cronograma de produção.

Pessoas

Vince, an Operations Manager

Vince, Gerente de Operações

Meu trabalho é reunir as pessoas para executar nossa estratégia de negócios. Eu forneço aos departamentos que estão sob minha supervisão tudo o que precisam sempre que necessário. Sou um "solucionador de problemas", e meu lema é "Não há tempo melhor que o presente para resolver os problemas". Todos os dias, encontro os gerentes de depósito, produção, compra, materiais, remessa e recebimento para analisar os relatórios de ordem de vendas e cuidar dos problemas. Cabe a mim descobrir os possíveis problemas — tais como exceções e pedidos excepcionalmente grandes — e coordenar uma resposta coerente através de discussões, priorizações e planejamentos. Eu também tento passar algum tempo no chão de fábrica, conversando com os operadores de máquinas e o gerente.

É extremamente importante que as pessoas tenham as informações que precisam para fazer seu trabalho. É por isso que gosto da solução de gerenciamento do Microsoft Dynamics usada em nossa empresa — ela funciona como outros softwares familiares da Microsoft, portanto as pessoas podem fazer buscas detalhadas rapidamente em informações contextuais e tomar providências imediatas.

Susan, Order Processor

Susan, Processadora de Pedidos

Eu tenho várias funções, mas o processamento de pedidos é minha prioridade. Eu devo garantir que os trabalhadores da fábrica tenham o tempo necessário para preparar e enviar os pedidos. Eu ajudo a acelerar os pedidos que têm mais "pressa" e a cuidar de problemas relacionados aos pedidos.

Além disso, dou assistência a outros departamentos com ordens de compra e faturamento. Converso com o Gerente de Compra o tempo todo. Verifico os níveis de estoque diariamente usando o Microsoft Dynamics para ver o que precisamos encomendar. Também trabalho junto à Contabilidade para garantir que os pedidos não sejam enviados automaticamente aos clientes que têm pagamentos atrasados.

Sammy: Shipping Manager

Sammy, a Gerente de Entrega

Minha responsabilidade e manter a empresa lucrativa garantindo que os pedidos sejam entregues dentro do prazo, estejam corretos e cheguem intactos. Às vezes, não ter produtos suficientes é um problema, portanto eu trabalho para garantir que possamos atender a demanda com a máxima frequência possível. O processo de Recebimento também é importante para minha função. Uma remessa que chega em nossa empresa pode incluir algo que precisamos para completar um processo de entrega que está em andamento. Abrimos o pacote imediatamente se soubermos que ele nos permitirá enviar uma remessa que, de outra forma, sofreria um atraso. Eu fico atenta às oportunidades para que as remessas tenham uma boa relação custo-benefício — podemos, por exemplo, abrir dois pacotes que chegaram e embalá-los novamente em um só pacote para entrega, em vez de enviar duas remessas separadas.

Ao final do dia, eu gosto de saber que enviamos o número máximo de pedidos possível — com a máxima precisão possível — e que o depósito está em ordem.

Processos

O Microsoft Dynamics serve como uma fonte compartilhada de dados e processos para engenharia, materiais, produção, remessa e recebimento, ajudando esses departamentos a trabalhar em conjunto para que a empresa tenha sucesso. Alguns dos desafios enfrentados pelas equipes de Operações incluem:

  • Entrada e distribuição de pedidos com eficiência. Para satisfazer as necessidades dos clientes, os grupos de Operações precisam manter um controle rígido sobre o processamento de pedidos, transmiti-los rapidamente aos departamentos adequados e manter um estoque suficiente à disposição para atender os pedidos. Mas muitas variáveis podem complicar essas tarefas. O Microsoft Dynamics oferece aos processadores de pedidos as ferramentas que eles precisam para se comunicar com os departamentos de atendimento ao cliente, vendas, compras e depósito em um sistema de entrada de pedidos bem projetado, que tem a mesma aparência dos softwares familiares do Microsoft Office System.

  • Planejamento de demanda integrado. Para a fabricação e a distribuição, o planejamento de demanda determina se a produção é eficiente e se a entrega está confortável e economicamente dentro do prazo. O Microsoft Dynamics ajuda os gerentes de Operações a criar previsões de demanda precisas com base no histórico de vendas e nos dados dos clientes. Os relatórios e o acesso aos indicadores chave de desempenho geram uma visão mais clara das tendências emergentes. Os departamentos de materiais, produção e logística usam essas informações como base para seu próprio planejamento. E o Microsoft Dynamics simplifica o planejamento de demanda integrando-se ao Microsoft Office Excel.

  • Gerenciamento de exceções. Para as operações de fabricação, a chave para a satisfação do cliente é a capacidade de produzir e entregar o que o cliente quer, quando ele quer. Portanto, os fabricantes precisam ser eficientes no gerenciamento de pedidos que requerem produtos personalizados e materiais especiais ou ajustes no processo. Em todas as operações, o Microsoft Dynamics dá suporte ao gerenciamento de exceções com opções flexíveis de planejamento e produção e a capacidade de responsabilizar-se por peças que não estão no estoque ou de adicionar itens ao estoque. E como a funcionalidade de vendas e fabricação do Microsoft Dynamics está integrada ao gerenciamento financeiro, os funcionários podem fazer os ajustes necessários na contabilidade.