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Colegio Menor San Francisco de Quito

El Colegio Menor San Francisco de Quito encontró en Microsoft, un aliado para mejorar los niveles de servicio y apalancar sus estrategias educativas.

Los beneficios obtenidos con esta implementación se vieron reflejados en el incremento de la productividad no sólo en el área de TI sino en el cuerpo administrativo, docente y estudiantil.


Fundado en 1995, el Colegio Menor San Francisco de Quito es uno de los más importantes en su rama. Para la institución educativa son prioridades el aprendizaje y el crecimiento personal de sus estudiantes a fin de que alcancen la excelencia a través de un dinámico modelo académico y un fuerte sentido de comunidad y diversidad de recursos.

Con estudiantes graduados y aceptados en prestigiosas universidades de Norteamérica, Sudamérica y Europa, la institución bilingüe, está basada en el concepto de las artes liberales.

En la Escuela Secundaria, todos los cursos son impartidos como parte del currículo de preparación universitaria. El Colegio Menor ofrece además los cursos de ubicación avanzada, Advanced Placement (AP), en cálculo, estadística, inglés, literatura inglesa, literatura española, taller de arte, historia universal y biología.

El Colegio además del programa académico, ofrece a más de 1300 alumnos la oportunidad de desarrollar conocimiento y destrezas en arte, música y una variedad de materias electivas.

Verdad, Bondad y Belleza son los principios básicos que inspiraron a sus fundadores para crear un colegio de tipo renacentista, inspirado en los mejores modelos educativos norteamericanos e internacionales, y que enseña además a los estudiantes a comprender, respetar y celebrar la diversidad de la cultura ecuatoriana.

Con el propósito de apoyar dichos procesos, el Colegio Menor San Francisco de Quito decidió implementar una renovación tecnológica que le diera a sus esfuerzos una mayor efectividad.

Situación

El Colegio Menor San Francisco de Quito contaba con una plataforma de 300 computadoras y 10 servidores en una red tipo ethernet que se distribuía a través del campus, que tiene una extensión aproximada de seis hectáreas.

Para la institución era fundamental tener una infraestructura tecnológica que apalancara los procesos internos y sus estrategias educativas con el fin de ofrecer programas y servicios de alta calidad para sus usuarios.

El colegio necesitaba implementar una herramienta que le permitiera administrar de manera eficaz sus operaciones y que le diera al departamento de sistemas la posibilidad respaldar el desarrollo de las estrategias trazadas por el plantel educativo.

“Lo que pasaba era que éste departamento se dedicaba más al soporte, entonces necesitaba ser más eficiente en su parte operativa y dedicarle más tiempo a la parte estratégica y de planeación”, comenta Xavier Villafuerte, Gerente del Departamento de Sistemas de la institución.

Para la institución también era prioritario tener la información centralizada en los servidores, para que los diferentes usuarios pudieran acceder de manera rápida y segura a ella.

Adicionalmente, era preciso automatizar todos los procesos pues muchos de ellos se hacían manualmente y eso le quitaba eficiencia al área de sistemas.

El ingeniero Villafuerte también explica que “muchas tareas eran repetitivas y esto hacía que se duplicara el trabajo tratando de hacer lo mismo en varios equipos. Además, no se hacía un seguimiento de las causas que requerían soporte técnico y eso no permitía que el mismo se focalizara de forma eficiente”.

De otro lado, el acceso a Internet estaba controlado por un servidor que era difícil de administrar y que no protegía la publicación de servicios claves como el correo electrónico.

Además la infraestructura de software interna hacía imposible montar soluciones de colaboración entre los diferentes miembros de la comunidad debido a que eso involucraba poner servicios e información claves en un ambiente que no ofrecía seguridad.

Otra dificultad era que la infraestructura de hardware era muy variada y esto hacía que los procesos de soporte fueran largos al tener que depender de diferentes fabricantes para solicitar servicios y reemplazar piezas.


Solución

El Colegio Menor San Francisco de Quito encontró en Microsoft un aliado estratégico para el crecimiento tecnológico de la institución por esta razón decidieron implementar una variedad de herramientas que se adaptaban a los requerimientos del colegio.

Para resolver el problema de seguridad en el acceso a la red fue implementado Microsoft Active Directory y Microsoft Windows Server 2003 R2. Estas herramientas le ofrecen al plantel educativo seguridad en una red distribuida de PCs y protección de datos a nivel de usuario. Para el correo electrónico interno y externo se usó Exchange Server 2003 junto con la protección de Microsoft Antigen 9.

También fue instalado todo el paquete de Microsoft Office 2003 con Service Pack 2, esta solución además de mejorar la productividad empresarial y ofrecer opciones de colaboración entre personas incluye mejoras importantes en cuanto a seguridad, estabilidad y rendimiento, haciendo de la institución una entidad más moderna, eficiente y competitiva en el mercado.

La Intranet se basó en Microsoft SharePoint Services v3, que además de mejorar la eficacia en los procesos, les permite a los usuarios del Colegio Menor San Francisco de Quito tener acceso a los documentos y a la información que necesitan. Esta tercera versión incluye mejoras en las áreas de trabajo de colaboración, en el almacenamiento de contenidos y una base más sólida para las aplicaciones Web.

Otra de las herramientas que se adicionaron a esta renovación tecnológica fueron Microsoft SQL Server 2005 y Microsoft Infopath 2003. El primer software analiza, administra datos y provee mayor escalabilidad, disponibilidad y seguridad a las aplicaciones de análisis y datos de la institución. La segunda herramienta hace posible una rápida recopilación de información de forma estructurada y consistente a través de formularios electrónicos de faoacute;cil creación y administración.

Con SMS 2003, el colegio puede modificar o administrar su plataforma además de brindar simplicidad en el manejo de la herramienta, junto con flexibilidad y automatización a las operaciones de TI durante todo su ciclo vital.

Adicionalmente fueron diseñadas diferentes aplicaciones para padres de familia, estudiantes, profesores y el cuerpo administrativo de la institución, basadas en tecnología ASP.NET y visual Studio .NET 2003, proporcionando mayor rendimiento, mejores tiempos de respuesta y ejecución y optimizando el desempeño y el soporte de las aplicaciones online.

El desarrollo de este proyecto se llevo a cabo en tres fases. En la primera de ellas se capacitó al personal de soporte, en la segunda fase se llevó a cabo la construcción de la infraestructura y la implementación de las soluciones y finalmente se realizó un despliegue de las aplicaciones básicas con lo que lograron tener control sobre el sistema mientras lo robustecían con soluciones más complejas.


Beneficios

Los beneficios que obtuvo el Colegio Menor San Francisco de Quito, con los productos de Microsoft, fueron múltiples. La implementación de mejores procesos de control del soporte, centralización de la administración y estandarización de la configuración han doblado el tiempo disponible de los ingenieros de soporte para destinarlo a actividades no operativas como entrenamiento, planificación e implementación de nuevos proyectos.

Los tiempos de preparación de equipos nuevos mejoraron en un 70% con el uso de configuraciones estándares de Active Directory.

El tráfico de correo interno con temas personales descendió en un 90% creando grupos de discusión en SharePoint Services v3.

También se redujo en un 99% el tiempo necesario para emitir solicitudes, pedidos de materiales de escritorio y los reportes de problemas de transporte y de disciplina.

“Mejoró el nivel de productividad pues el personal ya no necesita estar imprimiendo documentos, llevándolos para aprobación y luego haciendo efectivas las órdenes. Todos los procesos son automáticos y ahora la gente dedica mucho más tiempo a realizar sus labores” explica el ingeniero Xavier Villafuerte.

La rapidez en la implementación de la solución de pagos en línea permitió que para el año lectivo 2006-2007 disminuyera la cartera vencida del colegio en un 34%.

Se logró el acceso universal para estudiantes de las secciones de Escuela Elemental, Escuela Media y High School a la red del colegio usando los equipos ubicados en laboratorios, biblioteca o equipos personales conectados a la red inalámbrica. Así mismo se les proporcionó correo electrónico a todos los estudiantes de secundaria con una protección contra virus y spam de muy alto nivel.

“La imagen del colegio también se vio beneficiada pues a los padres de familia también se les han facilitado los procesos, en el caso de los pagos, ellos pueden cancelar sus cuentas a través de la Web sin tener que venir al colegio”, puntualiza Villafuerte.

Los usuarios tanto internos como externos han encontrado en la implementación un sin fin de opciones y recursos que han simplificado su trabajo y han resultado un apoyo eficaz.


Acerca de Microsoft® Windows Server 2003 R2

Windows Server 2003 R2 extiende el sistema operativo Windows Server 2003 proporcionando una forma más eficiente de administrar y controlar el acceso a recursos locales y remotos, e integrándose, a la vez, en su entorno Windows Server 2003 existente con suma facilidad. Windows Server 2003 R2 proporciona una plataforma Web escalable y más segura, y permite nuevos escenarios, entre los que se incluyen una administración más sencilla de servidores de sucursales, una administración mejorada de acceso e identidad, y una gestión de almacenamiento más eficiente.


Acerca de Microsoft® Office System

El sistema Microsoft Office System es un conjunto completo de software de servidor y escritorio que ayuda a optimizar el modo en que usted y su equipo hacen negocios. Esta última versión ofrece nuevas capacidades para aumentar la productividad personal, simplificar el trabajo en equipo, optimizar los procesos y la administración del contenido empresarial y mejorar el conocimiento de la actividad en la organización.


Con Microsoft Office System puede:

  • Aumentar la productividad individual y maximizar el impacto personal en los resultados empresariales.
  • Simplificar el trabajo en equipo con independencia del tiempo y del lugar.
  • Optimizar los procesos diarios y la administración de contenido empresarial.
  • Generalizar y mejorar el conocimiento de la actividad empresarial en toda la organización.

  • Descripción general de la solución
    Perfil de la empresa

    El Colegio Menor San Francisco de Quito forma individuos íntegros, con una sólida formación de valores, bajo un modelo educativo basado en las artes liberales.

    Situación del negocio

    La institución identificó la necesidad de tener una plataforma que apalancara las estrategias del colegio y le permitiera al departamento de sistemas apoyar proyectos y no dedicar todo su tiempo a procesos de soporte.

    Beneficios

    - Extiende la conectividad y el control a recursos locales y remotos.
    - Aumento en el nivel de productividad..
    - Mejora el desempeño de los sistemas de TI.
    - Proporciona herramientas para una administración más centralizada
    - Optimiza el tiempo del departamento de TI enfocando el trabajo de soporte.

     

    “Muchas tareas eran repetitivas y esto hacía que se duplicara el trabajo tratando de hacer lo mismo en varios equipos. Además, no se hacía un seguimiento de las causas que requerían soporte técnico y eso no permitía que el mismo se focalizara de forma eficiente”.

    Xavier Villafuerte, Gerente del Departamento de Sistemas del Colegio Menor San Francisco de Quito.

     

    “Mejoró el nivel de productividad pues el personal ya no necesita estar imprimiendo documentos, llevándolos para aprobación y luego haciendo efectivas las órdenes. Todos los procesos son automáticos y ahora la gente dedica mucho más tiempo a realizar sus labores”.

    Xavier Villafuerte, Gerente del Departamento de Sistemas del Colegio Menor San Francisco de Quito

     

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