Ärihaldustarkvara aitab teil laienemisel asju kontrolli all hoida
Uue tarkvara kasutuselevõtt võib teid hirmutada. Uue rakendusega töötama õppimine nõuab aega ja raha. Ning positiivsed tulemused ei pruugi olla garanteeritud.
Ent kui teie ettevõte kasvab ja te üritate samal ajal ka oma põhitegevust kontrolli all hoida, oleks närvide rahustamiseks kasulik hankida ärihaldustarkvara pakett.
Ärihaldustarkvara (mõnikord nimetatakse seda ka ettevõtteressursside planeerimise (ERP) tarkvaraks) pole enam mõeldud ainult suurettevõtetele. Üha enam tarkvaratootjaid töötab välja väikeettevõtete vajadustele vastavaid tooteid. Turu-uuringud näitavad, et väikeettevõtted ning keskmise suurusega ettevõtted kõikjal maailmas juurutavad tarkvara isegi kiiremini kui nende suuremad kolleegid.
Mis on ärihaldustarkvara?
Tänapäevane ärihaldustarkvara on tavaliselt moodulite pakett, mis aitab teil oma äritegevust kontrolli all hoida. Need moodulid sisaldavad finantsteabe, palgaarvestuse, tarnekettide, tööjõuressursside, laomajanduse, tootmisprotsesside, turustustöö ja kliendisuhete haldamise komponente. Erinevad tarkvaratootjad pakuvad spetsiaalseid mooduleid erinevatele ärivajadustele.
Väikeettevõtted leiavad, et seda tüüpi tarkvara aitab neil laienemisel ning töötajate lisandumisel ja organisatsioonistruktuuri keerukamaks muutumisel äritegevust stabiliseerida, hallata ja sellest ülevaadet saada. Moodsad finantsjuhtimise ja kliendisuhete halduse (CRM) tööriistad on osutunud eriti tähtsaks väikeettevõtetele, kes püüavad säilitada oma konkurentsivõimet ning väheste töötajatega palju korda saata.
Piiratud IT-eelarvega väikeettevõtetel võib olla raske otsustada, kas nad vajavad ärihaldustarkvara või mitte. Kontoriarvutisse süsteemi installimine on tavaliselt palju kallim kui serveri- või töölauatarkvara installimine. Kui teil puudub andmebaasitarkvara, tuleb sageli installida ka see.
Järgnevalt kirjeldame mõningaid märke, mis näitavad, et teie ettevõttel oleks aeg investeerida ärihaldustarkvarasse.
•
Vajate ühtsetele standarditele vastavaid finantsandmeid. Kui müügi-, finants- ja muud äriüksused näivad töötavat erinevate käibenäitajatega, võib ärihaldusprogramm aidata neid näitajaid ühtlustada, kuna kõik kasutavad sama süsteemi. Müügireskontro, ostureskontro, pearaamat ja palgaarvestusfunktsioonid on integreeritud ühte tootesse, mida kasutab kogu ettevõte. Juhtkond saab parema ülevaate ettevõtte üldisest käekäigust.
•
Vajate standardseid äriprotsesse. Kui teie organisatsiooni tekib juurde üha rohkem osakondi, võib mõni neist täita küll samu ülesandeid, kuid kasutada teistsuguseid meetodeid ja arvutisüsteeme. Nende protsesside standardiseerimine ja ühtse integreeritud arvutisüsteemi kasutamine hoiab kokku aega, tõstab tööviljakust ja lihtsustab personalitööd.
•
Vajate automatiseeritud äritoiminguid. Toimingud, mille peale kulus varem päevas kümme minutit, võivad kasvavale ja üha keerukamaks muutuvale ettevõttele palju aeganõudvamaks muutuda. Korduvate toimingute automatiseerimine võib nende tegemisele kuluvat aega märkimisväärselt vähendada ning samal ajal suurendada kogu protsessi tõhusust. Näiteks Microsoft Dynamics NAV ja Microsoft Dynamics GP on soodsad tarkvarapaketid, mis sisaldavad tööriistu finantsjuhtimise, panganduse, müügi- ja ostutegevuse, personalitöö ja laomajanduse ühtlustamiseks. Need mõlemad on saadaval väikeettevõtetele mõeldud standardväljaannetena.
Ärihaldustarkvara soetama minnes juhendab IT-konsultant või lahendusepakkuja teid tavaliselt kogu valiku- ja rakendamisprotsessi käigus. Kuid on mõni asi, mida asjatundjaga koostööd tehes võiks teada, et leida oma ettevõtte jaoks sobivaim lahendus.
•
Otsige tugevat finantsjuhtimiskomponenti. See on enamiku väikeettevõtete jaoks esmatähtis. Yankee Group viis 600 väikeettevõtte ja keskmise suurusega ettevõtte seas läbi uuringu, kus üle kolmandiku ettevõtetest leidis, et rahavoogude tõhus juhtimine on nende üks tähtsamaid ärialaseid väljakutseid. Üle 70% nendest ettevõtetest kasutas juba finantsjuhtimise ja palgaarvestuse rakendusi.
•
Veenduge, et rakendus on võimeline kasvama koos teie ettevõttega. Uurige välja, kas süsteemi on töötajate lisandumisel lihtne kasutajaid lisada ning – kui teie tarkvara kasutuslitsents põhineb kasutajate arvul – kui palju see maksma läheb. Peaksite mõistma ka tarkvara uute kasutajate ja tehingute lisamise piiranguid ja seda, millal lisavõimsus hakkab jõudlust mõjutama.
•
Hinnake lahenduse paindlikkust. Kas lahendus kammitseb teid protsessidesse, mis teile tulevikus enam võib-olla ei sobi? Eeldage, et protsessid muutuvad aja jooksul, seetõttu peaks lahendus pakkuma ekraanesitluse, töövoo, andmeväljade suuruse ja muuga seotud võimalusi.
•
Uurige, kui hästi moodulid üksteise ja muu tavapärase tarkvaraga integreeruvad. Teie ettevõttes toodetavad andmed peaksid olema muude kasutatavate ärihaldusmoodulitega lihtsalt juurdepääsetavad. Peaksite saama sujuvalt vahetada personali, raamatupidamist või tööprotsesse haldavaid rakendusi ning mitte samasid andmeid korduvalt uuesti sisestama, kuna see raiskab aega ning võib põhjustada vigade tekkimist. Ideaalselt peaksite saama neid mooduleid kasutada tavalise töölauatarkvaraga (nt Microsoft Word ja Excel).
•
Hankige teavet siirde- ja kohandamiskulude kohta. Kui teie olemasolevad süsteemid sisaldavad äriandmeid, peaks teie lahendusepakkuja teavitama teid andmete uude ärihaldustarkvarasse siirdamise kuludest. Samuti peaksite uurima, kas olemasoleva süsteemi sobitamiseks uue süsteemiga on vaja kohaldada koodi.
•
Küsige aruandlustööriistade olemasolu kohta. Lahendus peaks pakkuma lihtsalt kasutatavaid ja konfigureeritavaid aruandlustööriistu, mis muudavad andmed tähenduslikuks ja praktikas kasutatavaks.
Nagu muudegi kaupade ja teenuste ostmise puhul, kontrollige lahendusepakkuja usaldusväärsust ning veenduge, et ta on valmis tuge pakkuma ka pärast juurutamis- ja koolitusetapi lõpuleviimist. Teil oleks kasulik teada ka seda, kui kaua tarkvaratootja plaanib lahendusepakkuja soovitatavaid tooteid toetada.
Üks tänapäeva ärihaldusrakenduste eeliseid on see, et suurem osa neist on moodulite komplektid ning neid mooduleid saate osta ja rakendada vastavalt vajadusele – kas või ühekaupa. Otsige tarkvaratootja, kes lisab regulaarselt juurde olemasoleva süsteemiga lihtsalt integreeritavaid uusi mooduleid, et kaasas käia muutuvate ärivajadustega.
Kiirnäpunäited