Η Rainbow Group δραστηριοποιείται στον τομέα διάθεσης ψυκτικών μηχανημάτων (watercoolers) και στη διανομή φυσικού μεταλλικού νερού. Σε αποκλειστική συνεργασία με την ΧΗΤΟΣ Α.Β.Ε.Ε., ιδιοκτήτρια εταιρεία του Φυσικού Μεταλλικού Νερού ΖΑΓΟΡΙ, δημιούργησε την ZAGORI - RAINBOW GROUP Α.Ε., με έδρα τα Ιωάννινα.
Η Rainbow Group απευθύνθηκε στην Real Consulting, για την εγκατάσταση της λύσης, βασιζόμενη στην ευρεία εμπειρία και τις γνώσεις των στελεχών της στο συγκεκριμένο αντικείμενο. Το ERP το οποίο επιλέχθηκε ως καταλληλότερο για την κάλυψη των αναγκών ήταν το Microsoft Dynamics NAV. Το νέο ERP κλήθηκε να διαχειριστεί το αυξανόμενο πελατολόγιο της Rainbow Group και της Zagori-Rainbow Group, την οργάνωση και την εξυπηρέτηση που αφορούσαν την τεχνική υποστήριξη των ψυκτικών μηχανημάτων, καθώς και την καταχώρηση και επεξεργασία των επιχειρηματικών πληροφοριών. Σήμερα, το ERP διαχειρίζεται, επιτυχώς, 30 χιλιάδες πελάτες και 45 χιλιάδες ψυκτικά μηχανήματα σε 6 πόλεις στην Ελλάδα, εκτυπώνοντας 3 χιλιάδες παραστατικά ημερησίως.«Δεν ψάχναμε ένα απλό λογιστικό πρόγραμμα. Το Microsoft Dynamics NAV κάλυψε πλήρως τις επιχειρηματικές ανάγκες μας, επιτρέποντάς μας να λειτουργούμε πιο στρατηγικά και παραγωγικά» Dr. Δ. Μπράχος IT Manager, Rainbow Group
Επιχειρηματική Ανάγκη
Η εταιρεία επιθυμούσε να αποκτήσει ένα σύστημα ERP το οποίο θα της προσέφερε ολοκληρωμένη και έγκυρη πληροφόρηση αναφορικά με τις λειτουργίες της, τη σχέση της με τους πελάτες και την οικονομική διαχείριση. Ο απώτερος στόχος, ήταν να λαμβάνονται αποτελεσματικότερες επιχειρηματικές αποφάσεις και να προσφέρονται βελτιωμένες υπηρεσίες προς την αγορά.
Λύση
Αναλυτικά το Microsoft Dynamics NAV αντιμετώπισε τις ακόλουθες προκλήσεις:
Λογιστήριο
Μέσω της λειτουργικότητας των διαστάσεων που παρέχει το Microsoft Dynamics NAV, η εταιρεία είναι σε θέση να παρακολουθεί αποτελεσματικότερα τις οικονομικές δραστηριότητές της. Για παράδειγμα με την καταχώρηση των εξόδων από το υποσύστημα που αφορά στις αγορές, παρουσιάζονται ολοκληρωμένα τα σχετικά οικονομικά στοιχεία ανά κέντρο κόστους. Έτσι η εταιρεία γνωρίζει σε πραγματικό χρόνο το μέγεθος και το σκοπό των εξόδων που έχουν πραγματοποιηθεί. Τα δεδομένα αυτά παρουσιάζονται, ανάλογα με τις ανάγκες επεξεργασίας που προκύπτουν, σε μια φόρμα excel η οποία είναι άμεσα διαθέσιμη στην διοίκηση. Επίσης, μέσω των καταστάσεων, η εταιρεία είναι σε θέση να εξάγει δεδομένα που αφορούν το EBIDA. Μέσω του Microsoft Dynamics NAV δίνεται η δυνατότητα παρουσίασης του τζίρου, των εξόδων και του ισολογισμού αναλυτικά ανά ημέρα, εβδομάδα, μήνα, έτος κτλ. Στο παρελθόν, αυτές οι υπηρεσίες παρέχονταν από εξωτερικούς συνεργάτες, κάτι το οποίο απαιτούσε αυξημένο χρόνο και κόστος. Ένα ακόμη χρήσιμο εργαλείο που παρέχει το Microsoft Dynamics NAV είναι η δυνατότητα επεξεργασίας των προϋπολογισμών. Έτσι, η διοίκηση μπορεί να συγκρίνει ανά πάσα στιγμή τα οικονομικά αποτελέσματα σε σχέση με τους αρχικούς στόχους και να προχωρά στις κατάλληλες κινήσεις.
Τεχνική Υποστήριξη
Πριν την εγκατάσταση του Microsoft Dynamics NAV δεν υπήρχε ολοκληρωμένη διαχείριση των σειριακών αριθμών και της τεχνικής υποστήριξης των ψυκτικών μηχανημάτων. Σήμερα, με την κατάλληλη παραμετροποίηση του σχετικού υποσυστήματος, η Rainbow Group παρακολουθεί τα μηχανήματα που διαθέτει στους πελάτες της ανά σειριακό αριθμό. Καταγράφει, παρακολουθεί και προγραμματίζει την υγειονομική συντήρηση που απαιτείται σε τετραμηνιαία βάση ανά ψυκτικό μηχάνημα, έγκαιρα και έγκυρα. Προσφέρει ταχύτατη ανταπόκριση στα τυχόν τεχνικά προβλήματα που προκύπτουν, αναβαθμίζοντας την ποιότητα των προσφερόμενων υπηρεσιών της.
Μάρκετινγκ & Πωλήσεις
Μέσω του νέου ERP πραγματοποιείται ολοκληρωμένη εξυπηρέτηση των υποψηφίων πελατών από το στάδιο της προσφοράς έως και του follow-up. Η διαχείριση των πελατών γίνεται πιο γρήγορα και ευέλικτα. Επίσης, αξιοποιούνται, τυχόν, παράπονα των πελατών, προσφέροντας στους πελάτες καλύτερες και ευέλικτες υπηρεσίες. Η δυνατότητα αποστολής ερωτηματολογίων, συλλογής και επεξεργασίας δεδομένων σε πελάτες σχετικά με πιθανά παράπονα, ανάγκες, άλλες λύσεις που χρησιμοποιούσαν στο παρελθόν κλπ., βοηθάει τη κατόπιν επεξεργασίας διοίκηση, στη λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων βασισμένες στις νέες εξελίξεις της αγοράς.
Εμπορικό Τμήμα
Το Microsoft Dynamics NAV προσφέρει άμεση και ολοκληρωμένη πληροφόρηση και διαχείριση για κάθε πελάτη. Για παράδειγμα, καταγράφονται και παρουσιάζονται με άμεσο και δομημένο τρόπο δεδομένα που αφορούν πελατειακές οφειλές, εγγραφές, συμβόλαια, στατιστικά στοιχεία, το ιστορικό των τιμολογίων κάθε συνεργασίας κτλ.
Οφέλη
Σύμφωνα με τα στελέχη της Rainbow Group, η συλλογή και επεξεργασία στοιχείων που αφορούν στην οικονομική διαχείριση μέσω της λειτουργικότητα των διαστάσεων προσέφερε το σημαντικότερο όφελος στην εταιρεία. Επιπλέον η άμεση και ολοκληρωμένη διάθεση των πληροφοριών σε όλα τα αρμόδια τμήματα, ενίσχυσε την εσωτερική πληροφόρηση και οργάνωση, και βελτιστοποίησε την απόδοση των ομάδων εργασίας. Ένα ακόμη σημαντικό όφελος αφορά στην ευκολία χρήσης του συστήματος από τους εργαζόμενους, οι οποίοι εξοικειώθηκαν γρήγορα με τις ανάγκες του. Συνολικά, με την εγκατάσταση του Microsoft Dynamics NAV, άλλαξαν τα δεδομένα που αφορούσαν τόσο στη σχέση με τους πελάτες, όσο και στον σχεδιασμό της διοίκησης για την καλύτερη εξέλιξη της εταιρείας. «Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα του Microsoft Dynamics NAV είναι το ότι αποτελεί ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη λήψη αποφάσεων» Dr Δ. Μπράχος IT Manager, Rainbow Group
