Affärssystem gör säkerhetsföretag effektivare



Säkerhetsföretaget Cubsec har automatiserat dataflödet från väktarens rapport till kundens faktura. Med Microsoft Dynamics NAV som bas hanterar systemet mängder av utförda åtgärder och debiterar dem omgående enligt kund-unika avtal.

Cubsec Bevakning AB startades 2003 med den uttalade ambitionen att förändra och utveckla de traditionella arbetssätten inom säkerhetsbranschen.

– Vi kände instinktivt att vissa saker borde gå att göra på andra sätt, men det krävdes teknik för att göra det möjligt. Cubsec var det första bevakningsföretaget i Sverige som införde handdatorer för väktarna i stället för block och penna, säger vd Andreas Gyllestrand.

Rapportering med handdatorer
I dag sker all rapportering med hjälp av handdatorer där väktarna registrerar sina åtgärder, när de har utförts och hur lång tid det har tagit. Det handlar framför allt om utryckningarna som Cubsec gör till olika bevakningsobjekt.

Antalet uttryckningar ligger mellan 15 000 och 20 000 per år, vilket skapar mängder av rapporter. Handdatorerna har gjort flödet effektivare, men de har inte löst ett annat centralt problem: debiteringen till kunderna.

Varje utryckning unik
Varje uttryckning måste nämligen bedömas för sig och jämföras med avtalet som kunden har. Till exempel kan utryckningar under vissa tider på dygnet ingå i kundens avtal, medan andra tider debiteras. Ett annat exempel är att debitering sker vid falsklarm, men ingår vid ett skarpt inbrott.

– Det blir väldigt komplext för personerna som ska fakturera det. Och även om de är specialister så blir det monotont att granska 20 000 rapporter, konstaterar Andreas Gyllestrand.

Automatisera hela flödet
Därför bestämde sig Cubsec 2011 för att automatisera hela dataflödet från väktare till kund. Första steget var att skaffa ett nytt affärssystem.

– Vi valde Microsoft Dynamics NAV för att vi kände att det är ett system som man kan bygga vidare på och anpassa till uppgifterna, säger Andreas Gyllestrand.

Utvecklingen och implementeringen skedde i samarbete med konsultföretaget Vinton som är specialiserade på att kombinera it och affärsutveckling.

– Lösningen inkluderar avtalshantering, faktureringsrutiner och integration med det externa rapporteringssystemet GuardTools. Hela det paketet är en ganska stor anpassning som är byggd inne i Microsoft Dynamics NAV, säger Thorvald Apelkrans som är vd på Vinton.

En branschlösning
Resultatet av detta har blivit en branschlösning som passar även för andra säkerhetsföretag. Det ser Thorvald Apelkrans som ett viktigt steg framåt i ett större perspektiv:

– Utmaningen som Cubsec stod inför är inte unik utan gäller hela branschen. Den ligger långt efter många andra när det gäller it-stöd.

Själva strukturen skulle också kunna användas inom andra områden med komplexa kundavtal, till exempel service och bemanning.

För Cubsec är resultatet av investeringen redan synligt. Tiden för att handlägga en fakturera har minskat från tre minuter till trettio sekunder. Det ger personalen mellan 600 och 800 timmar per år för andra arbetsuppgifter. Dessutom förbättras företagets likviditet när fakturorna når kunderna snabbare.

Ger konkurrensfördelar
I dag har Cubsec 150 anställda och omsättningen 2010 var drygt 28 miljoner kronor. Ambitionen är att siffrorna ska öka framöver, och då spelar det nya affärssystemet också en viktig roll.

– Vi kan paketera våra tjänster på ett annat sätt och skapa speciallösningar utan att det drar någon administrativ tid. Det ger oss en konkurrensfördel, säger Andreas Gyllestrand.

På sikt kan det betyda användning av branschlösningen i andra länder. Då kommer systemets i princip obegränsade skalbarhet väl till pass, liksom dess språk- och valutastöd.

Produktion: Appelberg
Journalist: Åke R Malm

FÖRETAGSPROFIL: Cubsec Bevakning är ett heltäckande säkerhetsföretag med cirka 150 medarbetare. Företaget erbjuder kvalificerade bevakningstjänster för företag och offentlig sektor. Ända sedan starten 2003 har Cubsec jobbat med att utveckla it-stödet i verksamheten.

UPPGIFT: Automatisera dataflödet från väktarnas handdatorer till kundens faktura.

LÖSNING: En branschlösning byggd i Microsoft Dynamics NAV.

RESULTAT: Kortare handläggningstid av fakturor och tack vare detta en bättre likviditet.

Kontaktpersoner:

Andreas Gyllestrand, vd, Cubsec Bevakning AB
Tel: 0771-761 900
andreas@cubsec.se

Thorvald Apelkrans, vd, Vinton AB
Tel: 031-712 67 04
thorvald.apelkrans@vinton.se

Den här fallstudien är endast till för informationssyften. MICROSOFT GER INGA GARANTIER, UTTRYCKLIGA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA, FÖR DEN HÄR SAMMANFATTNINGEN.
Customer Size: NA
Industry: Professional Services; Other Services
Country or Region: Sweden
Solutions:
  • Microsoft Dynamics NAV
Downloadable ResourcesWord Document