«Л'Этуаль» контролирует продажи с помощью продуктов Microsoft

Ранее в компании «Л'Этуаль» данные по продажам выгружались из ERP-системы и анализировались при помощи Excel. Созданное на платформе Microsoft аналитическое решение консолидирует поступающую непосредственно из магазинов информацию и позволяет в наглядном виде, с помощью диаграмм и визуальных информационных панелей, представить данные о текущем состоянии продаж и складских запасов, анализировать их в необходимых разрезах, выявлять «узкие» места и предотвращать потенциальные угрозы для бизнеса. Благодаря возможности получения оперативной, точной и разносторонней информации, в компании смогли разработать принципиально новую систему показателей эффективности. Централизованная система обмена данными позволила упростить управление ИТ-инфраструктурой и сократить число ИТ-специалистов.

О компании

Розничная сеть «Л'Этуаль» — крупнейшая в России сеть магазинов парфюмерии и косметики. Первый магазин «Л'Этуаль» открылся в Москве в сентябре 1997 года, с 1998 года торговая сеть начала развиваться в регионах. На сегодняшний день в Москве насчитывается более 150 магазинов различного формата. На территории России открыто порядка 600 магазинов более чем в 160 городах.

Ассортимент предлагаемой продукции огромен — он насчитывает более десятка тысяч наименований и более 150 марок производителей. Количество постоянных покупателей на сегодняшний день превысило 4 миллиона. Оператором сети выступает холдинг «Алькор», входящий в группу «Курс».

Ситуация

В 2004 году в компании была внедрена ERP-система Microsoft Dynamics AX. Одновременно были задействованы технологии OLAP, позволившие получать самые необходимые аналитические отчеты. В 2006 году была создана комплексная система типовых отчетов в стандартной табличной форме. Для просмотра получаемых отчетов использовался Microsoft Excel.

Расширение числа пользователей потребовало привлечения новых инструментов, позволяющих создавать панели индикаторов с публикацией через web-интерфейс.

Поэтому в 2007 году в компании было решено разработать новую систему для анализа текущих и исторических данных с использованием современных технологий визуализации для получения объективной информации в нужное время и в нужном месте. При этом особое внимание уделялось вопросам разграничения доступа пользователей к информации, увеличению количества пользователей системы и снижению нагрузки на ERP-систему.

Решение

*
*Ежедневно наши сотрудники управляют движением десятков тысяч SKU в сотнях магазинов. В табличном виде этот колоссальный объем данных проанализировать очень сложно. Новая система дает пользователям возможность с одного взгляда оценить обобщенные, самые важные показатели*
Николай Зайцев,
руководитель департамента ИТ компании «Л'Этуаль»
*
Основой для нового решения стали приложения Microsoft SharePoint Server, позволяющее организовать портальную систему для публикации отчетности и хранения индивидуальных настроек для каждого пользователя, и Microsoft PerformancePoint Server, предоставляющее развитые средства для визуального представления данных, в том числе информационных панелей, на которых данные отображаются посредством наглядных графиков, диаграмм, индикаторов, позволяющих с одного взгляда оценить текущее состояние процессов.

Пилотный проект был выполнен с привлечением партнера Microsoft, компании «Текора». На этом этапе в компании поставили задачу изучить новые инструменты и предоставляемые ими богатые возможности, поэтому пилотные проекты были реализованы на неких условных показателях.

Николай Зайцев, руководитель департамента ИТ компании «Л'Этуаль»: «У нас было большое желание не только получить готовый результат, но и глубоко освоить эту технологию с тем, чтобы иметь возможность самостоятельно создавать и корректировать нашу корпоративную систему отчетности и варианты ее наглядного отображения».

После завершения пилотных проектов в компании смогли приступить к разработке собственной системы аналитических показателей, которые наиболее точно и полно отображали бы текущее состояние бизнеса и позволяли отслеживать динамику развития. Появление новых возможностей позволило компании во многом пересмотреть свою прежнюю систему отчетности и разработать принципиально новый набор показателей. Так, помимо мониторинга таких традиционных показателей, как оборот и коэффициент маржинального дохода, было решено контролировать также процент выполнения плана по продажам, что, как оказалось, гораздо более наглядно отражает текущее состояние дел.

Основной задачей новой системы было предоставить возможность и топ-менеджменту, и рядовым пользователям с одного взгляда оценить текущее состояние процесса, выявить потенциальные проблемы и затем углубленно проанализировать именно эти критические места. Для этого применялись различные визуальные средства — столбчатые диаграммы, разноцветные графики, шкалы и индикаторы, с возможностью дальнейшего перехода к анализу выборочных таблиц.

Кроме того, единая система отчетности, применяемая в масштабах всей компании, призвана сформировать «единую версию правды», то есть предоставить всем сотрудникам доступ к максимально полной, достоверной, непротиворечивой и унифицированной информации, что позволит различным службам и департаментам использовать единую терминологию и обеспечить большее взаимопонимание, а значит и повысить эффективность работы.

Созданная система отчетности носит иерархический характер. Самые оперативные отчеты, отражающие информацию «в реальном времени», можxно получить из Microsoft Dynamics AX.

Однако сведения о продажах из POS-систем, о складских остатках, о заказах и перемещениях товара попадают в ERP-систему не сразу, а после получения и обработки пакетов данных, поступающих из магазинов, складов, центрального распределительного центра один раз в сутки, после закрытия смены. С учетом большой географической распределенности сети (магазины компании расположены по всей территории России, в различных часовых поясах), все эти процессы обмена информацией происходят асинхронно. Весь цикл сбора, очистки и обработки информации занимает 12 часов.

Один раз в сутки информация выгружается из ERP-системы в хранилище данных, реализованное на основе Microsoft SQL Server. Попутно выполняются операции очистки и преобразования данных, замены кодов текстовой информацией, создания витрин данных. Все виды отчетности — таблицы, аналитические кубы, графики — формируются при помощи Microsoft SQL Server Reporting Services уже на основании данных, содержащихся в хранилище. Информация актуальна на конец предыдущего дня, что является вполне достаточным для всестороннего анализа и принятия решений. Таким образом обеспечивается полнота, достоверность и непротиворечивость данных, а процессы формирования отчетности становятся более производительными. Кроме того, такой подход позволяет разгрузить ERP-систему, уменьшить количество пользователей и использовать для обработки и анализа данных дополнительные ресурсы.

В реляционное хранилище данных на базе SQL Server 2008 поступает информация о товародвижении, закупках и продажах. Около 700 ГБ данных содержат историю за 5 лет. Доступ пользователей обеспечивается через две витрины данных. Первая витрина построена на базе OLAP куба, размером около 30 ГБ.

Большинство пользователей обращаются к ней через Excel Pivot Tables. Вторая реляционная витрина в денормализованной форме хранит около 300 ГБ. К ней обращение ведется через отчеты SQL Server Reporting Services. Отчеты публикуются на внутрикорпоративном портале на базе SharePoint Server 2007.

Рис._1
Рис. 1

Всего у аналитической системы около 100 активных пользователей.

Типовые преднастроенные отчеты и информационные панели доступны сотрудникам на корпоративном портале, созданном на основе Microsoft SharePoint Server. Дерево отчетов содержит более 70 готовых отчетных форм по market share, ключевым показателям, динамике продаж, топ-листам, ИТ-мониторингу и другим областям. Пользователи могут не только просматривать их из любой точки благодаря web-интерфейсу, но и сохранять собственные настройки для более эффективной работы. Для наглядного отображения данных применяются технологии визуализации Microsoft PerformancePoint Server.

Николай Зайцев, руководитель департамента ИТ компании «Л'Этуаль»: «Первоначально наши менеджеры, инженеры и операторы, привыкшие работать „по старинке“, довольно скептически отнеслись к новым, визуальным инструментам. Однако уже очень скоро оказалось, что работать без них просто невозможно».

Кроме основного хранилища, основанного на данных ERP-системы, в компании создано также хранилище чеков, связанное с CRM-системой. На основе этих данных формируется статистика продаж, а также выполняются специальные алгоритмы проверки соблюдения технологий продаж и выявления случаев мошенничества. Результаты такой обработки позволяют реализовать «обратную связь» с магазинами и уже на следующий день рассылать в магазины уведомления о выявленных нарушениях.

Рис._2
Рис. 2

Николай Зайцев, руководитель департамента ИТ компании «Л'Этуаль»: «Ежедневно наши сотрудники управляют движением десятков тысяч SKU в сотнях магазинов. В табличном виде этот колоссальный объем данных проанализировать очень сложно, трудозатратно. Невозможно избежать ошибок, вызванных «человеческим фактором». Новая система дает пользователям возможность с одного взгляда оценить обобщенные, самые важные показатели, а уже затем, при необходимости, детально изучать данные в таблицах».

Отдельной большой задачей является создание системы для анализа работы самой ИТ-инфраструктуры. В компании существует жесткий график выполнения операций — сводное планирование, формирование заказов на склад, сборка этих заказов, доставка их в магазины. Нарушение этого графика привело бы к серьезным потерям и простоям транспорта. Поэтому очень важно обеспечить своевременную и бесперебойную обработку всей поступающей информации. Поступающие из магазинов и складов пакеты данных (сведения о продажах, заявки на пополнение запасов, отклики о готовности и т.п.) ставятся в соответствующие очереди на обработку. Эти очереди необходимо координировать, обеспечивать их непрерывную обработку и оперативно разрешать возникающие критические ситуации. Для этого ИТ-службе необходим наглядный и удобный инструмент, который позволяет осуществлять мониторинг состояние ИТ-инфраструктуры.

При помощи средств визуализации Microsoft PerformancePoint Server специалисты могут контролировать текущее состояние системы (данные о нем обновляются каждые 15 минут) и даже прогнозировать развитие ситуации на ближайшие несколько часов, что позволяет своевременно вмешаться, устранить возникающие проблемы,

Рис._3
Рис. 3
перераспределить ресурсы и «выровнять» ситуацию. Доступ к такой системе осуществляется через портал, созданный средствами Microsoft SharePoint Server, что позволяет контролировать ситуацию на удаленных точках. Таким образом, с внедрением этой системы в компании смогли отказаться от дублирующей бригады сменных инженеров и вдвое сократить число постоянного обслуживающего ИТ-персонала. Поскольку в каждый момент времени в очередях находятся сотни и даже тысячи файлов, удобный и наглядный инструмент, позволяющий оценить динамику их обработки, позволил в разы сократить время, необходимое на поиск и устранение проблемы.

Идея разделения ERP и системы отчетности позволила «разгрузить» ERP-систему и предоставила новые функциональные и аналитические возможности. Сейчас в ней работают порядка 100 пользователей в центральном офисе и 16 региональных дирекциях (не так уж много в масштабах такого бизнеса). Централизованная структура избавляет компанию от необходимости держать в филиалах и магазинах специалистов и технические средства, частично функции поддержки в регионах могут быть переданы на аутсорсинг.

Сам ИТ-департамент за последние 4,5 года претерпел значительные изменения. Раньше его состав преимущественно формировался из числа системных администраторов, сейчас же в нем стало гораздо больше аналитиков — ИТ-специалистов, которые применяют и поддерживают средства для бизнес-анализа. Сейчас ИТ-служба насчитывает порядка 55 человек в центральном офисе и распределительном центре.

Собственно обслуживание системы осуществляют около 30 человек (инженеры, системные администраторы, администраторы баз данных), а примерно 30—40% ИТ-департамента составляют «непрофильные» специалисты — люди, которые обеспечивают доставку информации (своевременное получение данных из магазинов и поступление ее в систему), проведение инвентаризаций (формируют заявки и организуют процесс), операторы (ввод и обработка документов, работа с мастерданными).

Перспективы

В перспективе в компании рассчитывают на дальнейшее развитие решения с применением всех средств, которые может предложить Microsoft. В части анализа состояния ИТ-инфраструктуры, необходимо освоить новые специализированные инструменты, которые в графическом виде отображают состояние Microsoft SQL Server, текущие показатели производительности. Данные о статусе конкретного задания (постановка в очередь на обработку, планируемый срок обработки, завершение обработки, ошибки) предполагается публиковать на корпоративном портале, чтобы заинтересованные пользователи могли отслеживать состояние определенных операций.

Рис._4
Рис. 4

В части оптимизации товарооборота планируется автоматизировать контроль состояния запасов в магазинах на соответствие товарной матрице (нормативам запасов). Анализ позволит контролировать, насколько плановые и фактические значения отклоняются друг от друга по отдельным магазинам, брендам, позициям. Нисходящий анализ позволит делать предположения относительно причин таких отклонений, тем самым повышая скорость реагирования на различные изменения и колебания рынка.

Николай Зайцев, руководитель департамента ИТ компании «Л'Этуаль»: «В нашей компании уверены, что стратегия развития ИТ должна быть обязательно бизнес-ориентированной. Мы надеемся не только на то, что новые формы представления данных будут восприняты бизнес-пользователями, но и на то, что со стороны бизнеса скоро появятся новые интересные задачи и предложения. ИТ в современной розничной торговле — это не поддерживающий процесс, а действующий. Можно сказать, что успех нашей компании на 50% зависит от коммерческого департамента, и на 50% от реализованных возможностей информационных технологий. Не имея ИТ-поддержки, бизнесу, особенно в масштабе „Л’Этуаль“, невозможно функционировать. Мы стараемся упреждать потребности».

Customer Size: Large Organization
Industry: Retail and Consumer Goods
Country or Region: Russia
Solutions:
Organization Profile:

Крупнейшая в России розничная сеть магазинов парфюмерии и косметики «Л'Этуаль» развивается с 1997 года. Сейчас около 600 магазинов сети более чем в 160 городах России обслуживают порядка 4 млн. постоянных покупателей, предлагая им десятки тысяч наименований продукции.