Mehr Produktivität mit IT-Technologie

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*Mit Dynamics CRM, SharePoint und proRM arbeitet unsere Organisation lösungsorientiert und innovativ, bleibt aber gleichzeitig steuerbar.*

Stefan Truthän
geschäftsführender Gesellschafter
hhpberlin Ingenieure für Brandschutz GmbH

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Unternehmen

Schön bauen kann jeder – doch ob die Ideen auch mit den deutschen Brandschutzvorschriften in Einklang stehen, ist eine ganz andere Frage. Größere Bau- und Verkehrsprojekte werden deshalb von unabhängigen Brandschutzdienstleistern begleitet. Sie helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation zu erstellen und Bauabnahmen vorzubereiten. Einer der weltweit größten Brandschutzdienstleister sitzt in Berlin. Die hhpberlin Ingenieure für Brandschutz GmbH betreut Projekte in der ganzen Welt und beschäftigt an fünf deutschen Standorten rund 140 Mitarbeiter. Geschäftlich befindet sich das Ingenieurbüro in einer beneidenswerten Position. „Wir haben weder einen klassischen Vertrieb, noch betreiben wir Verkaufsmarketing. Zu unseren Aufträgen kommen wir ausschließlich durch gute Leistung und unsere Reputation. Trotzdem wachsen wir jährlich um rund 30 Prozent“, unterstreicht Stefan Truthän, geschäftsführender Gesellschafter von hhpberlin. Derzeit betreut das Unternehmen rund 1.000 Projekte gleichzeitig.

Steckenpferd IT

Gemessen an der durchschnittlichen Produktivität deutscher Unternehmen müsste hhpberlin eigentlich ein paar „Köpfe“ mehr an Bord haben. Doch das Unternehmen setzt seit Jahren konsequent auf Standardtechnologien von Microsoft, um seine Mitarbeiter von Routinetätigkeiten und aufwendigen Kommunikationsprozessen zu entlasten. „Um einen guten Job zu machen, benötigen unsere Mitarbeiter Bewegungsfreiheit. Da kann es nicht sinnvoll sein, wenn sie ihre Zeit in aufwendigen Dokumentations- und Abstimmungsprozessen verschwenden“, stellt Stefan Truthän klar. Für ihn ist Informationstechnologie kein Gegenentwurf zur Belegschaft. Es geht nicht darum, Arbeitsplätze einzusparen. Ziel ist es vielmehr, Aufgaben effizienter, komfortabler und in besserer Qualität zu erledigen. „IT ist ein Werkzeug. Es versorgt Menschen mit Informationen. Doch die Entscheidungen müssen sie immer noch selbst treffen“, bringt es der hhpberlin-Chef auf den Punkt. Frühzeitig zu investieren sei sinnvoll, weil neue Ideen Zeit benötigen, bis sie ausgereift und in den Köpfen angekommen sind.

Produktionsfaktor „Wissen“

Bestes Beispiel hierfür ist die CRM-Software Microsoft Dynamics CRM, die hhpberlin als einer der ersten deutschen Anwender seit 2005 einsetzt. „Kontaktmanagement war bereits mit der Version 1.2 möglich, doch erst heute nutzen wir den Spielraum voll aus“, erklärt Stefan Truthän. Das liege nicht nur daran, dass die aktuelle Version 2011 mehr Funktionen aufweist, sondern auch daran, dass man für Change Management einen langen Atem benötige. Bei hhpberlin ist Wissen der zentrale Faktor der betrieblichen Leistungserstellung und gleichzeitig das wertvollste Gut im Unternehmen. Um es optimal einzusetzen, sollten alle Mitarbeiter darauf zugreifen. Doch das ist leichter gesagt als getan, gibt hhpberlin-Chef Truthän zu bedenken: „Menschen teilen ihr Wissen nicht automatisch. Vor allem erfahrene Kräfte, auf die es besonders ankommt, profitieren vom Erfahrungsaustausch kaum.“

Informationsplattform „CRM“

Heute ist Dynamics CRM die zentrale Informationsplattform bei hhpberlin. Ohne klassischen Vertrieb nutzt das Ingenieurbüro die Software als erweitertes CRM-System (xRM), um die komplexen Projektbeziehungen zu Bauherren, Architekten und Behörden zu dokumentieren. Über die Anbindung an das Portalsystem Microsoft SharePoint Server 2010 können Mitarbeiter auf unstrukturierte Dokumente zu Kontakten oder Projekten zugreifen. zentrale Informationspool umgibt die Mitarbeiter, wo immer sie sich gerade aufhalten. „Egal, ob mit Smartphone, Tablet oder Webbrowser gearbeitet wird: An Dynamics CRM führt kein Weg vorbei. Selbst wenn ich zu Hause auf dem Sofa sitze, kann ich mir bei einem Anruf mit wenigen Handgriffen einen Überblick verschaffen“, unterstreicht Stefan Truthän.

Die CRM-Software wurde laufend ausgebaut. Erst kürzlich kam die Branchenlösung „proRM“ vom Microsoft-Partner proMX GmbH hinzu, die Dynamics CRM um Projektverwaltung, Projektabrechnung und Skillmanagement erweitert. Seitdem führt das Unternehmen zentrale Aufgaben wie die innerbetriebliche Leistungsverrechnung in Dynamics CRM durch. Ebenso wichtig ist für die Brandschützer der Überblick über die eigenen Talente. „Heute genügt ein Klick, um herauszufinden, welcher Experte für ein bestimmtes Szenario am besten qualifiziert ist“, betont Stefan Truthän.

Fazit

Den Mitarbeitern steht heute ein breiteres Fach- und Projektwissen zur Verfügung, als am Anfang der Entwicklung. Gleichzeitig fördert die IT Teamwork und den schnellen Austausch. Damit konnte hhpberlin seine Wettbewerbsfähigkeit deutlich ausbauen. „Mit Dynamics CRM, SharePoint und proRM arbeitet unsere Organisation lösungsorientiert und innovativ, bleibt aber gleichzeitig steuerbar“, betont hhpberlin-Chef Truthän. Seine Mitarbeiter profitieren von der geringeren Belastung durch Routinetätigkeiten: So ist der Aufwand für die Projektdokumentation um bis zu 25 Prozent gesunken. Gleichzeitig stieg die Projektauslastung um rund 50 Prozent. Pro Kopf erwirtschaftet hhpberlin mehr als doppelt so viel Umsatz wie noch vor fünf Jahren – ohne dass die Mitarbeiter hierfür mehr arbeiten müssen. Da hhpberlin bei Standardtechnologien wie Dynamics CRM oder Microsoft Office auf Cloud Computing setzt, sanken die IT-Kosten um mehr als 30 Prozent. Entlastet von Wartung und Pflege, blieb die Größe des IT-Teams trotz stetig steigender Mitarbeiterzahl konstant. Mehr noch, heute findet die IT die nötige Zeit, um strategische Projekte voranzubringen.


Diese Fallstudie dient ausschließlich Informationszwecken. MICROSOFT GIBT IN DIESER ZUSAMMENFASSUNG KEINE AUSDRÜCKLICHEN ODER STILLSCHWEIGENDEN GARANTIEN AB.
Customer Size: Medium Organization
Industry: Architecture, Engineering & Construction
Country or Region: Germany
Solutions:
  • Microsoft Dynamics CRM 2011
  • Microsoft SharePoint Server 2010
Organization Profile: Die hhpberlin Ingenieure für Brandschutz GmbH wurde im Jahr 2000 gegründet und konzentrierte sich mit 15 Mitarbeitern zunächst auf Projekte im Großraum Berlin. Heute beschäftigt das Unternehmen mehr als 140 Mitarbeiter an fünf deutschen Standorten. Die Brandschutzexperten betreuten in den vergangenen Jahren renommierte Großprojekte wie Bundeskanzleramt oder das Berliner Olympiastadion und gehören weltweit zu den renommiertesten Ingenieurbüros dieser Art.
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