Effizientes Rechnungswesen stärkt Radiounternehmen

Auch Radiounternehmen stehen heute vor den Herausforderungen der wachsenden Digitalisierung. Für Medien allgemein und für Radio speziell heißt das: mehr Wettbewerb durch zusätzliche Angebote, neue Akteure im Ringen um Werbegelder und ein geändertes Nutzungsverhalten des Publikums. Der Strukturwandel im Medienmarkt führt bereits in vielen Bereichen zu deutlichen Umsatzverschiebungen: Zeitungen und Zeitschriften verlieren an Einnahmen, neue Onlinemedien legen zu. Auch wenn die Entwicklung beim Radio noch nicht ganz so dramatisch verläuft, steht die Branche vor der Aufgabe, für den Fall vorzusorgen, dass künftig mit einer rückläufigen Finanzierungsbasis zu planen ist.

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*Unser Reporting ist für Management und Mitarbeiter. Dynamics NAV liefert keine Zahlenfriedhöfe, sondern aussagekräftige, belastbare Informationen in Echtzeit.*

Folke Strobel
kaufmännische Leiterin
REGIOCAST GmbH & Co. KG

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Um derartigen Entwicklungen gegensteuern zu können, sind innovative Angebote und exzellente Produkte entscheidend. Mindestens ebenso wichtig ist, die Kosten nachhaltig zu senken: Eine erfolgreiche Strategie könnte sein, Ressourcen zu bündeln, um Aufwand zu senken und mehr Kosteneffizienz zu bewirken.

Wie so etwas funktioniert, demonstriert das Radiounternehmen REGIOCAST: Neben eigenen Stationen wie etwa Radio PSR in Sachsen oder R.SH in Schleswig-Holstein ist das Medienhaus an 18 nationalen und internationalen Radiosendern beteiligt. Zudem gehören Vermarktungsunternehmen und das digitale Fußballradio „90elf“ zum Portfolio. „Angesichts der Herausforderungen der Digitalisierung und des absehbar steigenden Drucks auf unsere Finanzierungsgrundlage ist es unser Ziel, hinter den Kulissen so effizient wie möglich zu arbeiten, um unseren Hörern und Kunden künftig gleiche oder bessere Leistungen anzubieten – mit deutlich geringerem Aufwand“, unterstreicht Folke Strobel, kaufmännische Leiterin der REGIOCAST GmbH & Co. KG.

Ausgangssituation
Durch die überregionale Expansion ist REGIOCAST heute an drei Standorten in Berlin, Kiel und Leipzig präsent. Die einzelnen Gesellschaften sind rechtlich voneinander getrennt. Während die REGIOCAST Holding bereits seit einiger Zeit Microsoft Dynamics NAV einsetzt, arbeiten die verschiedenen Sender mit unterschiedlichen Systemen. Ein internes Effizienzprogramm sah unter anderem vor, die Finanzbuchhaltung für die unternehmenseigenen Radiosender am Standort Leipzig zusammenzuführen. Bei den Beteiligungen blieb es bei der dezentralen Buchhaltung, wobei die Buchungsdaten jedoch komfortabler übermittelt werden sollten. Eine weitere Anforderung betraf den Aufbau von Profitcentern, von denen man sich einen besseren Einblick in den wirtschaftlichen Erfolg der einzelnen Sender versprach. „Mit der bestehenden heterogenen IT-Struktur ließ sich das Konzept nicht umsetzen. Wir mussten zunächst die Grundlagen vereinheitlichen, damit alle mit einer Sprache sprechen“, blickt Folke Strobel zurück.

Flexibilität war entscheidend
Unterstützt von einem externen Unternehmensberater ging es im Sommer 2009 auf die Suche nach einer schlanken, schlagkräftigen kaufmännischen Software für alle drei Standorte. Die Wahl fiel auf Dynamics NAV. „Entscheidend war für uns die Option, mehrere Dimensionen, zum Beispiel für Profitcenter oder Kostenträger, abzubilden. Zudem ließen sich angrenzende Anwendungen, wie etwa unsere Vertriebssoftware relativ einfach integrieren“, betont die kaufmännische Leiterin. Weitere wichtige Aspekte waren die vergleichsweise geringen Einführungskosten und die Tatsache, dass man auf vorhandene Erfahrungen aufbauen konnte. Auf Empfehlung des Consultants übernahm der Microsoft-Partner COSMO CONSULT die Implementierung.

Lösung
Der Startschuss für das Projekt fiel im September 2009. Um die Sender in puncto Rechnungslegung auf einen Nenner zu bringen, harmonisierte eine Projektgruppe im Vorfeld Kontenrahmen, Kostenstellen, Kostenträger und Mandanten. „Die eigentliche Herausforderung war der Faktor Zeit. Wir haben uns das ambitionierte Ziel gesetzt, in wenig mehr als drei Monaten Schnittstellen und Abrechnungsstrukturen aufzubauen, Altdaten zu übernehmen und Mitarbeiter zu schulen“, erklärt Folke Strobel. Gleichzeitig galt es, Dynamics NAV auf die Strukturen des Medienkonzerns zuzuschneiden. Hierzu baute das Projektteam unterschiedliche Dimensionen auf, passte Schnittstellen an oder ergänzte Eingabemasken um zusätzliche Felder. Eine Besonderheit ist der eigens eingerichtete „Replikationsmandant“, der die Buchungsdaten aus den 25 operativen Mandanten übernimmt, aufbereitet und der REGIOCAST-Holding übergibt. Das erleichtert dem Radiounternehmen die Konsolidierung der Geschäftszahlen und die Mandantenpflege.

Integriert läuft’s effizienter
Besonders wichtig war es dem Projektteam, die Abrechnungsprozesse zu optimieren und zusätzliche Berichte für das Konzernreporting aufzubauen. Für die meisten Auswertungen nutzt REGIOCAST das Business Intelligence (BI)-System von Cognos, das fest mit Dynamics NAV verknüpft ist. Der große Vorteil: Die Daten aus der Unternehmenssoftware lassen sich gemeinsam mit den Zahlen aus „Meridian“ – einem Vertriebs- und Dispositionssystem für Medienunternehmen – analysieren. Eine weitere Anbindung besteht zum Dokumentenmanagementsystem „Saperion“, das die Mitarbeiter von REGIOCAST in die Lage versetzt, eingehende Rechnungen dezentral zu scannen und zu kontieren. Die Buchungssätze werden automatisch an Dynamics NAV übergeben.

Nutzen
Mit Dynamics NAV ist es dem Projektteam gelungen, die am Buchhaltungsprozess beteiligten budgetverantwortlichen Führungskräfte aus den verschiedenen Unternehmensbereichen von den Vorteilen eines modernen Rechnungswesens zu überzeugen. „Unser Reporting ist für Management und Mitarbeiter gedacht. Dynamics NAV liefert keine Zahlenfriedhöfe, sondern aussagekräftige, belastbare Informationen in Echtzeit. Das kommt gut an, denn es ersetzt die Exceltabellen, mit deren Hilfe Budgetverantwortliche bislang die Performance ihrer Bereiche gemessen haben“, bilanziert Folke Strobel. Die Transparenz im Unternehmen ist damit deutlich gestiegen. „Früher waren wir durch Konsolidierung und Schnittstellenpflege oft stark belastet, heute können wir uns mit Inhalten befassen. Entsprechend aktuell ist nun die Buchhaltung. Der Prüfer könnte jetzt praktisch jeden Tag kommen“, freut sich Folke Strobel.

Kurze Amortisationszeit
Dank effizienter Prozesse ist der Arbeits- und Zeitaufwand für Buchungen und Rechnungsläufe erheblich gesunken. REGIOCAST stehen relevante Informationen schneller zur Verfügung – und das zu deutlich geringeren Kosten. „Die Investition hat sich mittlerweile amortisiert“, unterstreicht Folke Strobel. Kein Wunder, dass es mit dem Systemausbau munter weitergeht. Anfang 2013 kommt das Personalwesen hinzu.

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