Unwire sparede 3-4 dage månedligt ved at strømline processerne i økonomiafdelingen med Dynamics NAV 2013

Unwire sparede 3-4 dage månedligt ved at strømline processerne i økonomiafdelingen

Unwire er administrativt udfordret af, at deres kunder også er deres leverandører. De ønskede at samle, strømline og integrere komplekse processer i forbindelse med fakturering og rapportering – og forenkle håndteringen af anlæg, løn m.v.

Når ens kunder også er ens leverandører, kompliceres faktureringen i sagens natur. Men det kompliceres ekstra meget, hvis ens system ikke kan løfte opgaven. Sådan var det for producenten af mobile betalingsløsninger, Unwire. De sparede tre-fire dage månedligt på at strømline deres kreditor og debitorfakturering og anlægsafskrivning.

Når kunderne også er distributører

Når titusindvis af seere og lyttere sms-stemmer i XFactor eller Mads og Monopolet, eller når vi køber billetter til tog eller bus via mobilen, er det applikationer fra danske Unwire, der holder styr på de enorme mængder månedlig data.

Unwire´s løsninger sørger for at sms´erne bliver analyseret: Hvem får hvor mange stemmer i en tv- eller radioudsendelse? Hvilke teleoperatører skal have hvor meget i sms-gebyr? Hvor mange billetpenge skal DSB eller busselskabet have?

Det specielle er, at hvor virksomheder normalt kun modtager penge fra kunder, udbetaler Unwire også penge til deres. ”Vores kunder er også vores leverandører”, som bogholder Mette Ahlqvist siger. Dét komplicerer faktureringsprocessen.

Eksempelvis er Unwire bindeled mellem DR og TDC – og forskellige andre teleoperatører. Det er således Unwire, der modtager og fordeler pengene ved en sms-afstemning – en proces, der voldte en del besvær med et tidligere ERP-system.

Manglende styr på data

”Dengang måtte vi have fat i en kreditorfaktura op til 8 gange, fordi al databehandling foregik manuelt. Det gamle system kunne desuden ikke håndtere flere dimensioner, hvilket vanskeliggjorde rapporteringen. Så rapportering foregik også manuelt. Det samme gjorde registrering af fakturaer, bankafstemning, etc. ”Det gamle system var dels tungt og dels meget mangelfuldt i forhold til vores behov”, fastslår Mette Ahlqvist. ”Ja, vi var ganske enkelt vokset ud af det”, tilføjer Lotte Reith Hoffmann, Financial Controller og NAV 2013 projektleder. Derfor – fortælle de to – var det alfa og omega for Unwire at få strømlinet og effektiviseret deres faktureringsprocesser.

Løsningen: Microsoft Dynamics NAV 2013 med integrerede værktøjer

Unwire gik live med en Microsoft Dynamics NAV 2009 i efteråret 2010, og opgraderede efteråret 2012 til 2013-versionen. Løsningen er leveret af NAV-partneren Abakion og indeholder følgende værktøjer: Kreditor- og debitor-styring, anlægskartotek, e-fakturaværktøjet MailIT, Løn-administration, Payment Management samt Collection Management, som Abakion har tilpasset specielt til Unwire´s særlige behov omkring tilbagebetalinger til deres kunder via kreditnotaer. Løsningen afvikles fra en central server i Danmark.

Fordele: Valide data til tiden uden manuel bearbejdning!

Unwire´s løsning samler, strømliner og integrerer virksomhedens komplekse debitor- og kreditorfakturering – og automatiserer både fakturering, rapportering, anlæg og løn. Det giver adgang til alt fra ét sted, i stedet for at vigtige tal og data ligger som Excel-ark.


”Det er et markant løft, at vi pludselig – uden manuel bearbejdning – kan hente og analysere valid data fra Microsoft Dynamics NAV, og se data fra flere vinkler og dimensioner. Det gør det muligt at levere retvisende rapporter til ledelsen om vores forskellige forretningsområder – nemt og hurtigt” siger Lotte Reith Hoffmann, Financial controller og projektleder for implementering af Microsoft Dynamics NAV 2013.

”At vi i dag kan trække oplysninger om salget fordelt på vores tre mobile løsningsplatforme, er et kæmpeløft i forhold til det gamle system”, fastslår Lotte Reith Hoffmann. ”Økonomiafdelingen skal dermed ikke stå så meget til rådighed som tidligere i forbindelse med rapporter. De kan hurtigt, og når som helst, levere dén ledelsesinformation, der er brug for”.

Sparer tre dages arbejde om måneden

Unwire har desuden fået mulighed for at håndtere deres kunder/leverandører således, at de i stedet for at modtage en faktura fra dem, sender en kreditnota.

”Det er lidt teknisk, men det korte af det lange er, at vi sparer tre dage om måneden på fakturahåndtering. Samtidig kan vi tjekke, hvad kunden skylder os, og hvad vi skylder dem ét sted”, forklarer Lotte Reith Hoffmann.

Den markante ressourcebesparelse i forbindelse med modtagne og afsendte fakturaer skyldes, at de skal igennem langt færre hænder.

”Hvad angår kreditorfakturaer, har vi kun fat i dem to gange mod otte gange før”, understreger Mette Ahlqvist. ”I dag kan vi nemlig bogføre fakturaer, så snart vi modtager dem. Derefter sættes fakturaerne på hold mht. betaling, indtil de er blevet godkendt”.

Bedre processer øger arbejdsglæden

Ifølge Mette Ahlqvist har det lettet månedsafslutningen markant. ”Forhåndsregistreringen sikrer, at vi altid kan se tallene og hvor fakturaen befinder sig i huset. Tidligere brugte vi lang tid på at identificere omkostningstyperne – fordi alle indkomne fakturaer kun blev registreret i Excel-ark, indtil de blev godkendt.

”Og på debitorsiden sikrer e-faktureringen, at vi kan få fakturaerne af sted i en håndevending. Et tryk på knappen, så emailes fakturaerne ud. Tidligere krævede det print, pakke og porto, før de var klar. Det giver tilfredshed og arbejdsglæde i medarbejderstaben i økonomiafdelingen. Der er jo masser af andet vigtigt at se til”, er begge enige om.

Lotte Reith Hoffmann peger desuden på fordelene ved automatisk periodisering, som fordeler indtægter fra abonnementer, hosting, licenser m.v. på de rigtige måneder i aftalens løbetid. ”Vi slipper for hensættelseskonti, og vi skal ikke fordele indtægterne selv”. Hun peger også på, at lønafstemning – der tidligere blev håndteret i Excel – er en integreret del af NAV-løsningen. ”Det gør det nemt at bogføre og afregne løn på afdelinger”. Endelig afskrives Unwire´s anlæg i dag helt automatisk – hvilket sparer en halv dags afstemningsarbejde hver måned i forhold til tidligere, hvor det foregik manuelt.

Anvender stadig Excel – men det er blevet langt lettere

I dag bruges Excel stadig til data, men i mindre omfang end tidligere – men også dét er blevet lettere ved skiftet til NAV-platformen. ”Det kræver kun et par klik at importere og bogføre Excel-tal i NAV 2013. Systemet sørger for, at indtægterne automatisk posteres i forhold til de dimensioner, vi har sat op”, siger Lotte Reith Hoffmann. Hun og Mette Ahlqvist er enige om, at Microsoft Dynamics NAV-løsning er et langt mere stabilt og brugervenligt system end det gamle. ”Det gamle system var ret tit nede, og der var ingen genveje. Dem er der masser af i NAV 2013.”

”Det gav os en masse fordele at skifte til NAV-platformen. Og for at være med på det helt nye, har vi netop opgraderet vores 2009-version til NAV 2013”, siger Lotte Reith Hoffmann.

Bedre overblik og mobil adgang

Ud over endnu mere overskuelige menuer, kontoplan og rapporter har opgraderingen bl.a. givet mobil adgang til NAV 2013 via en webklient. Tidligere loggede vi direkte på serveren via en VPN-klient. ”Webklienten giver mulighed for at koble forskellige interne og internationale afdelinger op på NAV 2013 – uden at de behøver have NAV 2013 eller servere installeret fysisk. Performance skulle være helt i top – hvilket vi dog ikke har testet endnu. Men overordnet giver opgraderingen til 2013-versionen os nogle muligheder for at være på det nyeste i Microsoft Dynamics NAV-verdenen”, slutter Lotte Reith Hoffmann og Mette Ahlqvist.

Customer Size: Medium Organization
Industry: Communications and Network Service Providers
Country or Region: Denmark
Solutions:
  • Microsoft Dynamics NAV 2013
  • Microsoft Dynamics NAV modules
Organization Profile: Unwire udvikler mobile betalingsløsninger til mobilbilletter, sms-afstemninger m.v. 90 medarbejdere i Danmark. Repræsenteret i USA, Tyskland, Norge og Sverige.
Business Situation: Unwire er administrativt udfordret af, at deres kunder også er deres leverandører. De ønskede at samle, strømline og integrere komplekse processer i forbindelse med fakturering og rapportering – og forenkle håndteringen af anlæg, løn m.v.
Benefits: Sparer tre dages arbejde om måneden, større arbejdsglæde, bedre overblik og mulighed for mobil adgang.
Downloadable ResourcesWord Document